Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы 13 кеглем. Приказ (распоряжение) имеет 7 основных реквизитов. Первым является наименование предприятия, далее следуют наименование вида документа (приказ, распоряжение), его дата и номер. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, а номер состоит из знака № и порядкового номера приказа, например: 5 августа 2001 г. № 400. Заголовок документа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через межстрочный интервал, например «Об откомандировании

работников предприятия в…».

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Пятым реквизитом является текст. Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается 13 кеглем через полтора интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей или только из распорядительной части.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она, как правило, начинается словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т. д. Если приказ издается на основании другого документа (к примеру, во исполнение распоряжения вышестоящего органа управления), то в констатирующей части указываются также наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок, например, «В соответствии с Распоряжением Правительства Чеченской Республики от 23 августа 2003 г. №Р-987 “О дополнительных мерах по противодействию терроризму и экстремизму”…»

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте проекта.

В качестве исполнителей в документе указываются структурные подразделения (должностные лица) предприятия. Последний пункт распорядительной части документа может также содержать сведения о подразделении (должностном лице) предприятия, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если документ изменяет (отменяет, дополняет) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен в обязательном порядке содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст данного пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

Следующий реквизит – виза – включает должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Реквизит подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Образец оформления приказа в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству[28] представлен в Приложении 8, а распоряжения – в Приложении 9 к настоящему пособию.

2.2.7. Протокол

Протокол – это документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной, переговорной и иной деятельности (например, испытаний) (далее по тексту – протокольное мероприятие), включая принятые по их итогам решения.

Общий порядок и правила оформления протоколов определены параграфом 4.3 Типовой инструкции по делопроизводству. В соответствии с инструкцией протокол составляется на основании:

а) записей, произведенных во время совещания (заседания);[29]

б) представленных тезисов докладов и выступлений;

в) справок;

г) проектов решений;

д) других документов и материалов протокольного мероприятия.

Указанные материалы представляются ответственными структурными подразделениями (должностными лицами), на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты проведения протокольного мероприятия. Справки подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей (иными должностными лицами, несущими ответственность за подготовку). Ведение записей во время протокольного мероприятия, сбор материалов и подготовка текста, как правило, возлагается на секретаря, службу ДОУ или на сотрудников структурных подразделений, готовивших материалы к обсуждению.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня после проведения протокольного мероприятия. Проекты соответствующих пунктов протокола в необходимых случаях визируются структурным подразделением (должностным лицом), ответственным за подготовку. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется соответствующая пометка, например, «Для служебного пользования».

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:

1) председатель или председательствующий;

2) секретарь;

3) присутствовали (список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших);

4) повестка дня;

5) докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «слушали – выступили – постановили – решили». Содержание докладов и выступлений излагается непосредственно в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается»). Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного участниками протокольного мероприятия во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).[30]

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам. Протокол подписывается председательствующим и секретарем. Датой протокола является дата протокольного мероприятия.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Нумерация ведется отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на протокольных мероприятиях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой на предприятии.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.