Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Глава 30 Предписание

Предписание – это документированное управленческое решение нормативного характера, издаваемое в пределах предоставленной компетенции соответствующим органом управления (власти) с целью обязать юридическое (физическое) лицо к выполнению определенных действий в течение определенного срока или (и) частично прекратить (приостановить) (до выполнения соответствующих действий) свою деятельность. Особенностью структуры предписания является разделение документа на предписывающую и исполнительную части.

В предписывающей части документа, помимо прочего (см. выше), может содержаться предупреждение об ответственности, предусмотренной за неисполнение (ненадлежащее исполнение) предписания. Исполнительная часть документа заполняется после проверки исполнения юридическим (физическим) лицом предписанных действий.

Оформление документа производится на бланках установленного образца. Рекомендуемая гарнитура шрифта – Times New Roman, рекомендуемый кегль – 14.

Состав реквизитов решения включает:

♦ наименование вида документа;

♦ дату документа;

♦ регистрационный номер документа;

♦ указание на место издания документа;

♦ заголовок к тексту документа;

♦ текст;

♦ подпись [144] ;

♦ оттиск печати.

Датой документа является дата его подписания. Правом подписи наделяется руководитель органа управления (власти) или уполномоченные им должностные лица соответствующего органа.

Пример документа представлен ниже.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ

Государственная

инспекция труда в ________________________

(наименование субъекта РФ)

__________________________________________________

(реквизиты организации)

ПРЕДПИСАНИЕ № _____ о приостановке проведения работ

«__» ____________ 0000 года _________________________________

(место предъявления предписания)

Кому _____________________________________________________

(должность, фамилия, инициалы работодателя (его представителя)) __________________________________________________________

(полное наименование организации)

До устранения выявленных в ходе проверки нарушений государственных нормативных требований охраны труда, создающих угрозу жизни и здоровью работников, отмеченных в протоколе (акте) проверки от 00 месяца 0000 года № __, и в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Положением о Федеральной службе по труду и занятости, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 № 324,

обязываю приостановить

с «____» _____________ 200_ г. проведение работ в _________________________________________________________

(наименование места (территории) проведения работ или структурного подразделения)

____________________________________________________________.

Об устранении выявленных нарушений сообщить по адресу: _______________________________________________________________________.

Наименование должности составившего предписание И. О. Фамилия

Подпись Дата

Оттиск личного штампа или печати

Предписание получил ______________________________________________________________________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество работодателя (его представителя), подпись, дата)

Отметка о выполнении предписания и принятых мерах _______________

_____________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________________

(сведения о проверке выполнения предписания, об устранении выявленных нарушений, мерах административного и иного наказания в случае невыполнения предписания и другие сведения)

Разрешаю возобновить работу с 00 месяца 0000 года.

Наименование должности

принявшего решение о возобновлении работыИ. О. Фамилия

Подпись Дата

Оттиск личного штампа или печати

С решением ознакомлен ____________________________________________________________________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество работодателя (его представителя), подпись, дата)

Глава 31 Резолюция. Поручение

Резолюция – это документированное управленческое решение, оформляемое от руки директором компании [145] по результатам рассмотрения документа с целью определения порядка его исполнения и доведения соответствующей информации до сведения исполнителей. Оформление резолюции производится на свободном от реквизитов участке лицевой поверхности первого листа рассматриваемого документа в пределах зоны, отведенной для этой цели ГОСТ Р6.30–20 03 [146] .

При оформлении резолюции указываются:

♦ фамилия и инициалы или (и) наименование должности исполнителя документа [147] ;

♦ текст с описанием порядка исполнения документа, включая срок исполнения;

♦ подпись (личная подпись автора резолюции, дополненная датой).

Текст резолюции формулируется предельно кратко и конкретно. В наиболее простых случаях допускается использование формулировок «К исполнению», «На контроль» и т. п. Более распространенный тип формулировок – глагол в повелительном наклонении, дополненный существительным: «Подготовить предложения», «Направить ответ» и т. д.

В тех случаях, когда места для оформления резолюции недостаточно или (и) количество ранее оформленных на документе резолюций более трех [148] , порядок его исполнения определяется в письменном поручении.

По сути, письменное поручение представляет собой развернутый вариант резолюции. Такое поручение оформляется на отдельном листке писчей бумаги формата А6 (А5) либо специальном бланке, прикрепляемом к документу, подлежащему исполнению, скрепкой [149] . Пример документа представлен ниже.