Делопроизводство. Подготовка служебных документов

8

От лат. structura – строение, расположение, порядок.

9

Части, разделы и главы имеют названия и нумерацию, остальные структурные фрагменты текста – только нумерацию.

10

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 г. № 536.

11

От лат. stylus – палочка для письма.

12

С учетом характера деятельности компании.

13

Применение терминов (термин – слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное значение. – Прим. авт.) в содержании управленческих документов должно быть по возможности ограничено, причем применять их следует исключительно в однообразном, общепринятом толковании.

14

Использование в содержании управленческих документов сокращений позволяет обеспечить необходимую компрессию (сжатие) письменной речи, при этом следует помнить, что неумеренное использование сокращений может привести к перегрузке ими содержания управленческого документа.

15

Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. – М.: ВНИИДАД, 1998.

16

От лат. requisitum – требуемое. Обязательный элемент оформления документа, включающий постоянную и переменную информацию и обеспечивающий возможность надлежащего исполнения документа, его автоматизированной обработки, а также юридическую силу документа.

17

УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов. – М.: Росстандарт, 2003.

18

Нумерация по ГОСТ Р6.30-2003.

19

Бланк документа – лист писчей бумаги с предварительно нанесенными на его лицевую поверхность постоянными частями реквизитов, применяемых для оформления соответствующих документов.

20

Для оформления вторых и последующих экземпляров документов, документов, не включенных в Альбом форм документов компании, а также приложений к ним применяются листы писчей бумаги.

21

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора (ст. 52 Гражданского кодекса РФ).

22

От 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ.

23

От 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ.

24

Если общество учреждается одним лицом, учредительным документом общества является устав, утвержденный этим лицом. В случае увеличения числа участников общества до двух и более между ними должен быть заключен учредительный договор.

25

От 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ.

26

Разработан на основе примерного устава ОАО (приложение 5 к распоряжению КУГИ Правительства Санкт-Петербурга от 19 апреля 2004 г. № 254-р).

27

Для компаний, осуществляющих внешнеэкономическую деятельность или (и) созданных с привлечением иностранного капитала, здесь же указывается наименование на иностранном (в общем случае – английском) языке.

28

От греч. schema – наружный вид, форма. Графический документ, на котором условными обозначениями показаны составляющие компоненты системного объекта (в данном случае – компании) и организационно-коммуникационные связи между ними.

29

Пояснение к используемым в графических документах (схемах, картах и т. п.) условным обозначениям (знакам).

30

О документах, используемых в качестве обоснования при расчетах численности сотрудников, см. гл. 12 настоящего пособия.

31

Фрагмент документа.

32

От 5 января 2004 г. № 1.

33

Утверждена вышеуказанным постановлением.

34

При недостижении согласия между сторонами по отдельным положениям проекта коллективного договора в течение трех месяцев со дня начала коллективных переговоров стороны должны подписать коллективный договор на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий (ст. 40 Трудового кодекса РФ).

35

Конкретное содержание, а также структура коллективного договора определяются его сторонами (ст. 41 Трудового кодекса РФ).

36

В частности, в коллективном договоре с учетом финансово-экономического положения работодателя могут устанавливаться льготы и преимущества для соответствующих категорий персонала компании, а также условия труда, более благоприятные по сравнению с установленными законодательными, иными нормативными правовыми актами, соглашениями.

37

От 6 ноября 2003 г.

38

Ст. 43 Трудового кодекса РФ.

39

Разработан на основе типового коллективного договора. См.: Варламова Я. Е, Кошелева Е. А. Кадровое делопроизводство с нуля. – М.: Профессиональное издательство, 2008.

40

Опубликовано в «Российской газете» 28 декабря 2007 г.

41

Приложения не приводятся.

42

Если они принимаются в составе коллективного договора.

43

Ст. 189 Трудового кодекса РФ. ПВТР обычно являются приложением к коллективному договору (см. ранее). В отсутствие коллективного договора ПВТР применяются как самостоятельный локальный нормативный акт.

44

Утверждены постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам от 20 июля 1984 г. № 213.

45

В порядке, установленном ст. 372 Трудового кодекса РФ для принятия локальных нормативных актов.

46

Разработаны на основе типовых правил внутреннего трудового распорядка. См.: Варламова Я. Е, Кошелева Е. А. Кадровое делопроизводство с нуля. – М.: Профессиональное издательство, 2008.

47

При заключении трудового договора впервые, а также в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине Работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

48

При поступлении на работу, требующую специальных знаний.

49

Подписать трудовой договор от имени Работодателя может уполномоченный им работник – менеджер по персоналу и т. п.

50

Если согласно федеральным законам с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление работнику компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей, а также квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

51

Если дата начала работы не указана, то в соответствии со ст. 61 Трудового кодекса РФ работник обязан приступить к работе на следующий день после вступления трудового договора в силу.

52

В необходимых случаях предварительно оформляется трудовая книжка.

53

Кроме того, производится дооформление трудовой книжки и ознакомление работника под роспись с внесенными в нее в период работы у Работодателя записями.

54

При необходимости. Непредоставление работником письменных объяснений не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.