Делопроизводство. Подготовка служебных документов

106

Определяется в зависимости от функционального назначения служебной записки.

107

Ответственными структурными подразделениями (должностными лицами), на которые возложена подготовка мероприятия (соответствующих материалов), не позднее чем за пять рабочих дней до даты проведения протокольного мероприятия. Материалы подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей либо должностными лицами, несущими ответственность за подготовку.

108

Проекты соответствующих пунктов протокола в необходимых случаях визируются руководителем структурного подразделения (должностным лицом), ответственным за подготовку.

109

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

110

Принятые на протокольных мероприятиях постановления (решения) доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью компании.

111

Помимо реквизитов бланка.

112

В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участвующих в подготовке акта.

113

Помимо реквизитов бланка.

114

Для заверения подписи лица, утвердившего акт (на актах, подлежащих утверждению).

115

В деятельности компании применяются по меньшей мере три вида документов, объединенных названием «справка», но отличающихся по своему функциональному назначению. См. в этой связи также гл. 22 и 23 настоящего пособия.

116

В форме трафаретного текста.

117

Например, переданы на хранение в объединенный (ведомственный) архив.

118

Справка может быть получена лично заявителем, уполномоченным им лицом (по доверенности) или выслана письмом по указанному им адресу.

119

Помимо реквизитов бланка.

120

Электронный вариант выписки – отсканированный в соответствии с определенными требованиями фрагмент содержания документа. Хранится на машинном носителе, при необходимости распечатывается на бумажной основе.

121

При необходимости вместе с номером страницы указываются начальная и конечная фразы документа, ограничивающие фрагмент, подлежащий включению в выписку, а также реквизиты за пределами фрагмента.

122

Фрагмент содержания оригинального документа. 

123

См. приложение 3 к Административному регламенту Федерального агентства по управлению особыми экономическими зонами предоставления государственной услуги «Выдача выписки из реестра резидентов особой экономической зоны по требованию резидента особой экономической зоны или по запросам заинтересованных лиц», утвержденному приказом Минэкономразвития РФ от 26 апреля 2007 г. № 142.

124

Электронный вариант копии – отсканированное в соответствии с определенными требованиями содержание документа. Хранится на машинном носителе, при необходимости распечатывается на бумажной основе.

125

См. например, Инструкцию по делопроизводству в аппарате Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, утвержденную приказом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 24 мая 2005 г. № 408, и иные аналогичные акты.

126

В части, не противоречащей законодательству Российской Федерации.

127

От 4 августа 1983 г. № 9779-Х.

128

В случаях, когда оригинальные документы были исполнены на бланках, при изготовлении их копий воспроизводятся реквизиты бланков.

129

Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами на эти предприятия, в учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке, при этом не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

130

Содержание оригинального документа.

131

См. в этой связи, например, Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденную приказом Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 г. № 536, и иные аналогичные документы.

132

При оформлении документа на листах писчей бумаги (в том числе копий документа).

133

О приказах по персоналу (кадрам, личному составу) см. раздел 5 настоящего пособия.

134

Например, проекты приказов по вопросам управления персоналом готовит служба персонала, по финансовым вопросам – бухгалтерия, по вопросам планирования – плановый (планово-экономический) отдел и т. д.

135

Основа содержания документа.

136

См. главу 22 настоящего пособия.

137

Проект приказа во исполнение указания директора компании должен быть подготовлен в течение 10 рабочих дней, если не установлен другой срок.

138

В тексте приказа может содержаться пункт, определяющий срок вступления документа в действие.

139

При этом приказы по основной деятельности нумеруются отдельно от распоряжений по основной деятельности и приказов по персоналу.

140

Помимо реквизитов бланка.

141

О распоряжениях по персоналу (кадрам, личному составу) см. раздел 5 настоящего пособия.

142

Например, проекты распоряжений по вопросам управления персоналом готовит служба персонала, по финансовым вопросам – бухгалтерия, по вопросам планирования – плановый (планово-экономический) отдел и т. д.

143

Констатирующая часть распоряжения может формулироваться следующим образом: «В связи с тем-то и тем-то директор компании распорядился о следующем:..».

144

Реквизит применяется дважды – после предписывающей и после исполнительной частей.

145

Иным уполномоченным должностным лицом компании.

146

В заголовочной части документа.

147

Если в резолюции указаны два и более исполнителей, то основным (ответственным) исполнителем считается тот, кто указан первым, либо тот, напротив фамилии (должности) которого имеется соответствующая отметка («Отв.» и т. п.).

148

См. в этой связи Методические рекомендации ВНИИДАД (2007 г.).