Access 2002. Самоучитель

Начальная форма при открытии базы данных или приложения

Чтобы база данных открывалась из начальной формы, нужна небольшая настройка. В меню Сервис (строка меню Access) следует активизировать опцию Параметры запуска. В появившемся диалоговом окне (см. рис. 4.28) щелкните по стрелке прокрутки в ячейке Вывод формы/страницы – откроется список. Выберите в нем имя начальной формы.

Рис. 4.28

Затем, чтобы при открытии базы данных на экран не выводилось ее окно, снимите флажок Окно базы данных. Это не лишает вас возможности открыть окно базы данных; достаточно воспользоваться кнопкой

на панели инструментов (см., например, рис. 4.27) или клавишей F11. Еще одна существенная деталь: внесенные изменения, показанные на рис. 4.28, вступают в силу только при следующем открытии базы данных.

Построение запросов для отбора нужных данных

Одна из разновидностей запроса на выборку – фильтр на основе формы. Базой для него может служить любая заранее подготовленная форма. В качестве примера рассмотрим форму Приборы, которая показана на рис. 4.29. Она взята из реальной рабочей практики и содержит 173 записи, как видно из окна номера записи (пример такого окна показан в нижней части рис. 4.37).

Рис. 4.29

Чтобы произвести фильтрацию по полю Приборы, щелкните по кнопке

с помощью которой можно изменить фильтр, и все окна формы очистятся. Форма готова к работе в режиме фильтра (см. рис. 4.30).

Рис. 4.30

Выберите поле, где вы зададите условия отбора, которому должны удовлетворять записи, включаемые в итоговый набор записей. Установите два критерия: Назначение (в данном случае приборы для контроля кислотности) и Фирмы (нас интересуют лишь те приборы, которые выпускаются фирмой ORION).

Сначала задайте условие для поля Назначение. Справа от него находится стрелка прокрутки. Щелкните по ней, и на фоне формы появится список назначений (см. рис. 4.31). Выберите опцию Измерение кислотности, и этот критерий будет зафиксирован в поле.

Рис. 4.31

Точно так же задайте в поле Фирмы позицию ORION. В результате в двух полях формы появятся установленные вами условия, или критерии отбора (см. рис. 4.32). Это будет соответствовать логической схеме «И».

Рис. 4.32

Если вы хотите сохранить записи, отобранные в результате запроса, щелкните по кнопке

(Сохранить в виде запроса) на панели инструментов. На экране появится окно Сохранить в виде запроса, в котором предлагается имя сохраняемого запроса. Либо согласитесь с предлагаемым названием, либо введите новое. Во втором случае программа может сообщить, что запрос с таким названием уже существует. Тогда замените предыдущий запрос. Кнопка возникает на панели инструментов только на данном этапе работы, поэтому щелкнуть по ней надо именно здесь.

Теперь можно выполнить подготовленный запрос. Для этого щелкните по кнопке

(Применение фильтра). В полях формы появятся значения полей одной из отобранных записей (см. рис. 4.33). Это будет та же самая форма Записи, но содержащая все данные (см. поле номера записи), которые были отобраны на основе заданного фильтра. В поле номера появившейся записи вы увидите ее номер и общее количество отобранных (отфильтрованных) записей.

Рис. 4.33

Переходя от одной записи к другой, вы «листаете» их так же, как делали это в начальной форме. Запрос, который вы только что сохранили, заносится в виде таблицы под заданным вами именем в окне базы данных во вкладку Запросы. При необходимости вы можете ввести на данном этапе работы новые условия отбора, уменьшая количество итоговых записей. Это делается с помощью описанных выше кнопок, расположенных на панели инструментов.

Предположим, вы хотите отфильтровывать записи последовательно, постепенно задавая дополнительные условия в новых полях и уменьшая число отобранных записей. В таком случае повторяйте описанные выше действия, начиная с щелчка по кнопке

(Изменить фильтр).

Чтобы вернуться к исходному состоянию формы и подготовить ее к обработке нового запроса на выборку, щелкните по кнопке

(Удалить фильтр) на панели инструментов.

Итак, повторим основные правила отбора (фильтрации) записей с помощью формы:

• отбор может осуществляться по нескольким условиям, как задаваемым одновременно (схема «И»), так и взаимоисключающим (схема «ИЛИ»);

• если одновременно задать различные критерии отбора в нескольких полях (схема «И»), фильтр будет возвращать только те записи, в которых каждое из полей отвечает всем указанным условиям;

• предположим, вы хотите указать несколько значений, которые запись, включаемая в результирующий набор, может содержать в одном поле (схема «ИЛИ»). Выберите вкладку ИЛИ (ее ярлычок находится в левом нижнем углу окна на рис. 4.32). Фильтр будет возвращать записи, которые содержат в полях:

– все значения, указанные во вкладке Найти;

– все значения, указанные в первой вкладке ИЛИ; – все значения, указанные во второй вкладке ИЛИ, и т. д.

Ввод и корректировка данных

Как уже говорилось, для ввода новых данных иногда используются таблицы, но удобнее применять для этой цели формы.

Рассмотрим такую возможность на примере формы Приборы, с которой вы работали в предыдущем разделе.

Выведите ее на экран. Теперь с помощью кнопки в поле номера записи задайте его максимально возможное значение (см. рис. 4.34). Всего в форме имеется 173 записи; значит, установите указатель на цифре 174. Как правило, перед вводом новых записей в основную форму необходимо предварительно пополнить или обновить словари (формы Страны, Фирмы, Типы приборов, Назначение). Открыть перечисленные формы можно как по отдельности, из их собственных окон, так и из формы Приборы. Рассмотрим последний вариант.

Рис. 4.34

Для подобных случаев в форме Приборы есть кнопки Новый тип прибора, Новая фирма, Новое назначение прибора. Механизм их создания подробно обсужден выше.

Предположим, что перед вводом новой записи по приборам необходимо ввести новые записи в словарные формы Страны и Фирмы. Начнем с последней.

Щелкните по кнопке Новая фирма. На экране появится форма Фирмы, готовая для ввода новой записи: все поля пусты, а в поле номера записи установлено значение 27, тогда как всего в словаре Фирмы 26 значений (см. рис. 4.35).

Рис. 4.35

Если вам не требуется заносить новое значение в словарь Страны, вводите новую фирму, которая зарегистрирована в одной из стран, уже включенных в этот словарь. Если надо ввести также и новое значение страны, то в окне формы Фирмы (см. рис. 4.35) следует щелкнуть по кнопке Новая страна. В результате откроется форма Страны, готовая к вводу информации.

Внесите в поле Страна название страны, например Португалия (см. рис. 4.36). Порядковый номер, выполняющий здесь функцию кода, вводится автоматически. Затем воспользуйтесь клавишей Enter на клавиатуре. Теперь можно набирать текст в следующем поле – Примечания. После повторного нажатия клавиши Enter форма Страны закрывается. Далее введите название фирмы в соответствующее поле формы Фирмы (см. рис. 4.35). Новой фирме должна соответствовать страна, поэтому щелкните по стрелке прокрутки в этом поле и выберите любую страну из раскрывшегося списка. Обратите внимание, что в нем уже содержится Португалия (см. рис. 4.37). Выбрав страну, введите в одноименное поле название фирмы (в нашем примере – TAAG ).

Рис. 4.36

Рис. 4.37

Точно так же вы должны действовать, вводя запись о новом приборе в форме Приборы (см. рис. 4.38). Во все поля, содержащие стрелки прокрутки, данные можно включать двумя способами. Первый: вы выбираете нужную позицию из списка. (Так, в контекстном списке фирм, показанном на рис. 4.38, уже содержится новая фирма TAAG .) Второй вариант: вы вводите данные с помощью клавиатуры.

Рис. 4.38

При необходимости вы таким же образом вводите новые позиции в словарные формы Типы приборов и Назначение. В поля, не имеющие стрелок прокрутки, данные вводятся с клавиатуры. Так, в поле Вес, кг указано числовое значение 14. После ввода всех необходимых сведений нажмите клавишу Enter, чтобы запомнить все сделанные изменения.

Форму можно использовать не только для ввода, но и для удаления информации. Обратите внимание, что каждая из форм, показанных на рис. 4.3 – 4.38, включает кнопки Изменить запись и Удалить запись. Для корректировки данных откройте нужную запись, произведите необходимые изменения, а затем с помощью клавиши Enter дайте программе команду запомнить их. При удалении записи сначала откройте ее, а потом просто щелкните по кнопке Удалить запись.

Итак, в этом разделе мы стремились показать, что формы – очень мощный и гибкий инструмент работы с данными. Однако в ряде случаев (например, при подготовке формы для ввода, корректировки и удаления данных) штатного программного обеспечения Access 2002 может быть недостаточно для выполнения необходимых операций. Это легко объяснить: проблемы, которые возникают в подобных ситуациях, часто оказываются специфическими, и для их решения стандартных программных средств будет недостаточно.Чтобы выполнить ряд функций, необходимо использовать не только язык запросов (SQL), но и макросы, а также средства языка Visual Basic for Application (VBA). Подробнее об этом пойдет речь в главах 10 и 11.