Ассистент руководителя. Лайфхаки профессии. Книга-тренинг
Шрифт:
Человек, который налаживает бизнес-процессы и взаимодействует с другими подразделениями.
Тот, кто фиксирует ход совещания, а потом контролирует исполнение поручений, данных руководителем.
Сотрудник, охраняющий «святая святых» – кабинет руководителя – от нежелательных звонков и гостей.
Подводя итог – это тот, кто обеспечивает руководителю КОМФОРТ. Или, если хотите, гарантирует ему спокойствие.
Помощник должен сделать рабочий процесс максимально комфортным для шефа.
А знаете, в чем трудность? В том, что перечень должностных обязанностей такого сотрудника
Рассмотрим три вида современных ассистентов. Итак, какими они бывают?
Сразу оговорюсь, что поскольку понятие «ассистент» у нас только приживается, не все руководители имеют представление, чем один вид отличается от другого.
1. Персональный ассистент (англ. PA).
Это тот, в чьи обязанности, кроме решения административных вопросов (прием посетителей, звонков и т. п.), входит выполнение большого пула личных поручений, касающихся обычной жизни шефа и его семьи. Отсюда и название «персональный».
Обязанности личного помощника (персонального ассистента) могут включать в себя:
• контроль за работой домашнего персонала (нянь, преподавателей), а также их подбор;
• организацию отдыха шефа и его семьи: от выбора страны и организации досуга до выстраивания логистики;
• компетентность и осведомленность в сфере luxury-обслуживания, брендов и марок (отели, рестораны, бутики);
• организацию медицинского обслуживания: своевременное прохождение профилактических обследований (чекапы), запись к специалистам и пр.;
• обеспечение спортивных хобби руководителя: выбор спортивных залов, персональных тренеров, гольф-клубов и т. п.;
• сопровождение по аналогичным задачам родственников, друзей и партнеров шефа;
• осуществление покупок и интернет-заказов от лица руководителя (от поиска до доставки).
Перечисленные задачи связаны с частной жизнью шефа, могут касаться его хобби и увлечений. Главная трудность – такие поручения не спрогнозировать: вы не можете знать заранее, что именно поручит шеф.
Примеры личных поручений:
• записать руководителя в салон красоты на стрижку и укладку;
• подобрать спортзал и оформить абонемент;
• найти туфли Dolce Gabbana 40-го размера сегодня к 17:00;
• оформить гражданство сыну шефа, рожденному в Италии;
• подобрать няню не старше 40 лет, с педагогическим образованием и владением английским языком на уровне носителя для дочки руководителя;
• организовать шефу с четырьмя друзьями сафари-поездку в ЮАР;
• устранить последствия потопа в квартире шефа, вызвать соответствующие службы и др.
Многие задачи уникальны. Решить их вам помогут опыт, самообладание, стрессоустойчивость, находчивость и связи.
2. Бизнес-ассистент (англ. BA).
Это тот, в чьи обязанности входит решение задач, связанных непосредственно с бизнесом.
В обязанности бизнес-ассистента может входить:
• описание бизнес-процессов компании, их упаковка в регламенты, чек-листы, стандарты;
• поиск подрядчиков и поставщиков
для выполнения бизнес-задач компании и курирование их работы;• поиск и внедрение автоматизированных технологий для оптимизации внутренних бизнес-процессов (CRM-систем, систем ЭДО и т. п.);
• поиск партнеров и спонсоров для популяризации услуг/ товаров компании, работа с ними;
• сопровождение руководителя на бизнес-встречах, переговорах и в бизнес-поездках;
• поиск и работа с информацией, создание бизнес-презентаций;
• курирование команд, контроль за исполнительской дисциплиной отделов и департаментов;
• создание контента для сайтов, ведение соцсетей;
• управление проектами и др.
Бизнес-ассистент, как правило, отошел от решения личных задач и ориентирован облегчить работу шефа по бизнесу. Он не только организует командировки, но и часто сопровождает руководителя. Всегда погружен в дела компании, знает, с кем какая сделка заключается, какой завод где открывается и т. д. Как правило, английский у бизнес-ассистентов на высоком уровне (upper-intermediate и выше), ведь они могут участвовать в переводе на англоязычных встречах. Такой сотрудник всегда присутствует на совещаниях, и не только в качестве протоколиста. Он может их начинать и даже проводить вместо шефа.
Примеры бизнес-поручений:
• выбрать и внедрить CRM-систему с помощью внешнего специалиста и организовать обучение сотрудников работе с ней.
Это, кстати, один из моих кейсов. Я безумно им горжусь!
Потому что весь процесс, от сравнительного анализа систем и выбора одной из них до обучения, лежал на моих плечах.
Да, систему настраивал сертифицированный специалист.
Однако о нашей компании он ничего не знал. Объяснять устно – нереально, долго и вряд ли запомнится. Поэтому я описала все бизнес-процессы, которые потом легли в интерфейс системы: тут нажимается такая-то кнопка, здесь появляется выпадающий список и т. д. Внедрение системы облегчило жизнь компании в целом. Это до сих пор один из прорывных шагов в ее жизни;
• проанализировать бизнес-процесс и подумать, как его оптимизировать;
• подобрать подрядчика для маркетингового продвижения компании и провести тендер. Это тоже один из моих кейсов. И задача не ограничивалась выбором агентства – мне поручили его курировать: контролировать работу, вести коммуникацию, собирать и анализировать отчеты, планировать дальнейшую работу и пр.;
• организовать конференцию для торговых представителей нашей компании из регионов;
• выбрать event-агентство и организовать корпоратив;
• оптимизировать бизнес-процесс подготовки руководителя к выступлениям на профильных форумах, подобрать ему бизнес-тренера по ораторскому искусству и оптимизировать подготовку.
Таким образом, бизнес-ассистент погружен в дела бизнеса (компании). Он в курсе всех проектов, запусков новых продуктов, открытий новых представительств. Руководитель делегирует ему часть бизнес-задач. Например, маркетинг (допустим, курирование маркетингового агентства). Поэтому такой специалист должен обладать стратегическим и бизнес-мышлением, понимать цели развития компании.