Автодилер. Торговля техникой: Практическое пособие

♦ эффективная защита информации за счет использования системы авторизации и распределения доступа к ресурсам портала;

♦ возможность ведения единого корпоративного классификатора ресурсов;

♦ упорядочивание данных для осуществления удобной навигации по информационным ресурсам, формирование справочников и каталогов;

♦ ускорение поиска необходимой информации – предоставление эффективных поисковых механизмов по всем возможным источникам данных (структурированные, неструктурированные, метаданные) и всем ресурсам, которые могут включать необходимые данные, обеспечение полноты и релевантности поиска, а также оценки достоверности полученной информации;

♦ широкие возможности доставки нужной информации целевым аудиториям;

♦ вовлечение сотрудников в создание и публикацию информации;

♦ ускорение внутреннего информационного обмена.

Оптимизация обработки информации

Информационные потоки – это нервная система бизнеса. Без коммуникации не может быть налажен материальный поток. Потоки материалов информации не обязательно должны быть идентичными по содержанию, по времени. Различают опережающую и сопутствующую информацию и их системы. Опережающий поток данных инициируется заказчиком в направлении поставщика, а поддерживающий поток идет в обратном направлении. С помощью опережающей информации стремятся избежать скопления материалов в непредусмотренных местах либо нерентабельных запасов. Применение единого информационного стандарта в цепи логистики позволяет сокращать расходы на сбор информации и на последующие рекламации. При ускорении информационного потока участвующие в нем лица получают возможность уделять больше внимания самому потоку, прибегая к его индивидуальной обработке. На коротких дистанциях это преимущество во времени не так заметно, зато оно особенно чувствуется при международных грузовых перевозках, когда отклонения имеют серьезные последствия и не всегда могут быть быстро исправлены. Поэтому реализация мероприятий по ускорению и совершенствованию информационного потока дает выигрыш не только поставщику и клиенту, но и логистическому предприятию.

Заметное увеличение скорости движения товаров в каналах сбыта достигается за счет применения электронного обмена данными в режиме реального времени. Подобный обмен предполагает компьютерные связи (прямые или через Интернет) между членами канала – изготовителями, дистрибьюторами, дилерами и обслуживающими предприятиями – банками, перевозчиками, экспедиторскими фирмами, страховыми компаниями. Участники электронного обмена размещают или подтверждают заказы, оплачивают поставки, заказывают транспортные средства, обмениваются информацией относительно клиентов, товаров в пути, финансирования, платежей, страхования и т. д. Обмен информацией позволяет партнерам действовать быстро и скоординированно, информация используется для снижения издержек и улучшения обслуживания клиентов.

Информационные потоки при движении товаров включают:

♦ заказы, подтверждения заказов, контракты, претензии, переписку;

♦ складские и экспедиторские документы;

♦ товаросопроводительные документы (отгрузочные спецификации, упаковочные листы, сертификаты соответствия, сертификаты происхождения товаров и др.);

♦ транспортные документы;

♦ страховые документы;

♦ таможенные документы;

♦ транзитные документы;

♦ санитарные и др. разрешительные документы;

♦ портовые документы, коносаменты, чартеры, бортовые документы;

♦ расчетные, платежные, кредитные документы, гарантии;

♦ извещения об отгрузках, о перевалках, о прибытии груза, об оплате и т. д.

При оптимизации обработки информации должны выдвигаться следующие основные требования к обработке информационных потоков:

♦ достоверность и точность информации, как основа верности принимаемых решений;

♦ гарантированность доставки информации соответствующим исполнителям в желаемое время и место;

♦ техническая доступность получения информации (обеспеченность оргтехникой и обучение персонала);

♦ обязательная возможность работы через Интернет со всеми партнерами;

♦ обеспечение возможности работы в системе EDI, если это практикуется партнерами.

Сегодня все понимают, что только с помощью налаженной информации можно добиться преимуществ в конкурентной борьбе. Без современного аппаратного и программного обеспечения нельзя добиться соблюдения таких требований к информации, как ее актуальность, скорость, охват достаточно широкого массива данных и их надежность, а также сокращение затрат. Затраты на сбор и обработку информации должны находиться в определенном соотношении с получаемой от нее выгодой. Требуется стандартизация информации и составляющих этапов процесса. В мире информации это означает в первую очередь установление единых понятий и организационных структур. Требуется синхронизация материальных и информационных потоков с помощью стандартизированных соответствующих интерфейсов.

Систематическое обновление и корректировка информации о материальных потоках – обязательное требование логистики. На пути от поставщика до получателя ответственность за грузы, образующие материальный поток, и за риски переходит от одного участника логистического процесса к другому (поставщик – экспедитор – перевозчик – экспедитор – получатель). В “точках перехода” участники сверяют физические параметры материальных потоков с информацией о них – данными товаросопроводительных документов. Управление потоками осуществляется на основе информации о них и своевременное получение сведений об изменении параметров потоков (потери грузовых мест при перевалках, засылка контейнеров не в тот адрес и т. п.) позволяет принять срочные меры для розыска грузов. Для обеспечения точного соответствия физического состава материального потока данным сопроводительных документов при заключении контрактов необходимо обеспечить сохранность грузов правовыми средствами.Точки соприкосновения информационных и материальных потоков возникают постоянно, ведь при движении материальных потоков приходится собирать данные с различных накладных, считывать их с помощью штрихкода или же передавать с помощью электронных средств телекоммуникации. Но информация может плохо считываться, теряться или неправильно интерпретироваться. Возможность такого рода ошибок может быть устранена или уменьшена за счет достижения договоренностей относительно подлежащих передаче данных и их проверки до передачи на предмет реализуемости. Передаваемая информация должна быть полной и корректной, а все документы сохраняться неповрежденными. В любом случае следует избегать многократного введения информации в компьютер и избыточности данных, так как при этом увеличиваются расходы и появляется опасность несовпадения информации, что потребует дополнительных расходов на ее уточнение. При сборе и приеме данных необходимо проверять их на достаточность. Самые лучшие информационные системы не принесут пользы, если качество данных будет оставлять желать лучшего, например вследствие экономии на персонале, когда его либо недостаточно, либо привлекаются специалисты низкой квалификации. При обработке информации, связанной с перемещениями материалов, решающее значение имеет их идентификация. Не допускается введение данных в компьютер при отсутствии каталога идентификации материалов. Минимальный стандарт информации на каждое перемещение должен предусматривать номер детали, дату, количество, адресные данные поставщика и клиента, а также при определенных условиях и указания на экспедитора или внешнее сервисное учреждение.

Требования к компьютерной системе

Сначала немного о системах [167] .

ERP-система (Enterprise Resource Planning System – система планирования ресурсов предприятия) – корпоративная информационная система, предназначенная для автоматизации учета и управления.

WMS (Warehouse Management System – система управления складом) – обеспечивает комплексную автоматизацию управления складскими процессами.

MRP (Material Requirement Planning – планирование материальных потребностей) – методология, используемая для планирования производственных циклов и запасов:

– потребности в компонентах и материалах для планирования производства и доставки потребителям;

– поддержка низких уровней запасов;

– планирование закупочных операций, производственных операций, расписаний доставки.

SCM (Supply Chain Management – управление цепочками поставок) – система управления всеми этапами снабжения предприятия и контроля товародвижения на предприятии, охватывающая весь цикл закупки сырья, производства и распространения товара: производство, поставки, месторасположение, запасы, транспортировка и информация.

В составе SCM-системы две подсистемы:

SCP (Supply Chain Planning – планирование цепочек поставок) – для расширенного планирования и формирования календарных графиков, для разработки прогнозов и стратегического планирования структуры цепочки поставок: разработки планов сетей поставок, моделирования ситуаций, оценки уровня выполнения операций, сравнения плановых и текущих показателей.

SCE (Supply Chain Execution) – исполнение цепочек поставок в режиме реального времени.

Системы класса ERP служат для планирования и автоматизации бизнес процессов предприятия, а WMS-системы – автоматизируют технологические процессы склада. Это совершенно разные классы систем.

WMS разработана для управления движением и хранением материалов внутри склада и ориентирована на главные складские операции: приемку (Receiving), размещение (Putaway), пополнение (Replenishment), отбор (Picking), отгрузку (Shipping).

В ERP все запасы в той или иной мере выступают в виде товаров, в отношении которых производится учет в стоимостном выражении.

В WMS упоминаются не товары, а лишь запасы и грузы. Причем учет запасов осуществляется в материальном измерении – в штуках, тоннах, кубометрах, в виде грузового учета.

Отличия методик учета в этих системах видны при выявлении бракованного товара. Если в процессе приемки обнаружена одна коробка продукции, поврежденная по вине перевозчика, и еще одна коробка, испорченная штабелером склада, учет двух поврежденных коробок в ERP-системе будет вестись на разных счетах – это реализация бизнес-процесса товарного. Однако с точки зрения приемки данные коробки идентичны: обе содержат одинаковую бракованную продукцию. При отправке в мусор незачем вести раздельный учет брака в зависимости от причины его возникновения: отправят обе коробки. В ERP учтут одну коробку брака за поставщиком, вторую – за персоналом, а в WMS укажут лишь один вид груза с количеством бракованной продукции. В ERP важно иметь информацию о виновниках повреждения товара и взыскать с них штраф. В WMS главное – провести раздельный учет запасов по качеству и не допустить отправления брака заказчику. При этом причина брака вторична.

WMS предназначены для реализации оперативного управления складом “здесь и сейчас”.

ERP облегчают планирование деятельности и решение стратегических задач управления фирмой.

WMS-система позволяет управлять складом как физическим и технологическим объектом, а не виртуальной бизнес-единицей, как в ERP.

WMS предназначены для обработки физических грузов, а не условных товаров.

В ERP-системах товары – виртуальные объекты учета, с ними можно производить любые операции без физического воздействия на реальный запас, например “перемещать” между “логическими складами” без влияния на запасы.

WMS оперируют грузами, которые не могут быть виртуальными.

WMS-системы используют грузовой учет в отличие от товарного учета в

ERP.

WMS не могут содержать информацию о ценах, стоимости и себестоимости продукции в бухгалтерском смысле.

Складской товарный учет в ERP регулируется бизнес-процессами и законодательством, а грузовой учет в WMS – технологическими ограничениями и физическим состоянием материальных запасов (количественными и качественными параметрами).

WMS предназначены для автоматизации только технологических процессов и нужно интегрировать их с ERP, чтобы полностью автоматизировать цикл “планирование – исполнение – контроль”.

Необходимо совместное использование WMS и ERP. Важно распределить сферы ответственности между системами, построить модель обмена информационными потоками и реализовать межсистемный интерфейс взаимодействия. Важно определить сферы ответственности ERP и WMS и не пытаться “заставить” каждую такую систему решать несвойственные ей задачи, поскольку обе они включаются на разных этапах производственного цикла и таким образом взаимодействуют друг с другом. Внедрение WMS сопровождается изменением бизнес-процессов, что требует изменений в ERP.

Организационным и технологическим основанием для автоматизации должны быть корпоративные или отраслевые, национальные, международные стандарты, т. е. единые правила организации, технологии и управления. Для компаний, работающих в международных логистических системах, стандарты определяют управленческие и технологические законы, по которым живут все предприятия, задействованные в мировом логистическом процессе: и поставщики, и посредники, и потребители продукции. Используя их, предприятие применяет критерии качества управления, требуемые стандартами, и получает конкурентные преимущества.

Эффективная складская логистика становится определяющим фактором, от которого во многом зависит конкурентоспособность компаний. Это обусловлено не только постоянно растущим ценовым давлением, но и такими явлениями, как глобализация и электронный бизнес. Надежная и эффективная логистическая система современного склада – гарантия успеха при работе с большим потоком разнообразных грузов. Логистическая исполнительная система сочетает в себе стандартные решения и высокую степень оптимизации логистических процессов. Наиболее эффективны автоматизированные системы, позволяющие оптимизировать методы и сроки исполнения складских процессов.

Многие логистические решения, разработанные для таких систем, могут и должны быть использованы и в неавтоматизированных складах для повышения эффективности труда и для подготовки процессов к оптимизации и автоматизации.

Базовые требования. При помощи компьютерной системы необходимо:

♦ автоматизировать все бизнес-процессы предприятия на базе единой системы, избежав при этом необходимости установки разрозненных программ;

♦ построить систему комплексного управления предприятием, начиная от управления продажами, обработкой заказов клиентов, складскими операциями, грузовыми операциями и заканчивая планированием и анализом финансовых результатов деятельности всех подразделений предприятия;

♦ объединить территориально-распределенные подразделения предприятия в единую информационную структуру;

♦ повысить эффективность работы сотрудников за счет обработки большего объема информации в сжатые сроки;

♦ улучшить качество обслуживания клиентов, предоставляя возможности для хранения истории работы с клиентами, а также для оперативного получения актуальной информации по состоянию обработки заказов клиентов, местонахождению грузов и транспортных средств;

♦ создать запас роста предприятия, обеспечив возможность быстрого расширения и донастройки корпоративной информационной системы по мере развития бизнеса;

♦ гибкость системы в настройке должна легко интегрировать систему с другими программами, используемыми подразделениями, такими, как GPS-системы, системы управления складами и т. д.

Важны следующие возможности системы:

♦ идентификация товаров по внутреннему коду, штрихкоду, артикулу поставщика, матч-коду;

♦ поддержка серийных номеров;

♦ поддержка кодировки и наименований товаров поставщиков;

♦ поддержка торгового оборудования (принтеры/сканеры штрихкода, терминалы сбора данных);

♦ многообразие схем ценообразования, доставки, оплаты заказов и закупок;

♦ мониторинг товарных потоков от момента формирования заказа товара поставщику до отгрузки товара клиенту и выставления счета;

♦ мониторинг оплаты;

♦ поддержка полного цикла взаимоотношений с клиентами и поставщиками;

♦ автоматическое формирование закупок под заказы, на базе прогноза продаж, по нормам остатков;

♦ резервирование складских запасов и предстоящих закупок под заказы клиентов;

♦ автоматическое формирование рекламаций;

♦ автоматический импорт данных из прайс-листов поставщиков в различных форматах;

♦ поддержка неограниченного количества единиц складского учета с правилами пересчета;

♦ инвентаризация с использованием терминалов сбора данных с автоматическим разнесением излишков и недостач;

♦ контроль сроков хранения до признания товара неликвидом;

♦ поддержка регулярных (повторяющихся) заявок и заказов;

♦ учет накладных расходов сборов, акцизов, транспортных расходов, амортизации тары;

♦ контроль и анализ оборачиваемости денежных средств в различных разрезах;

♦ планирование платежей;

♦ сквозной просмотр данных.

Управленческая подсистема должна включать:

♦ внешние инструменты построения отчетности;

♦ возможность получения и обработки финансовой информации с помощью любого иного инструмента формирования отчетов;

♦ табличные и моделирующие программные продукты;

♦ графические системы создания отчетности;

♦ интегрированный инструментарий для получения и обработки финансовой информации на высоком уровне обобщения или, напротив, для детального анализа процессов;

♦ графический пользовательский интерфейс для обеспечения графических построений по выбранным данным из модуля “финансовые отчеты”.

Система должна управлять потоком снабжение – сбыт путем интеграции в единый центр управления всех операций с поставщиками, подрядчиками и заказчиками предприятия:

♦ формирование процесса снабжения-сбыта в единый информационный поток на основе методологии MRP, обеспечивая динамическое балансирование производства, продаж и закупок;

♦ управление сквозным планированием снабжения-сбыта, бартерными операциями, множественными взаимозачетами (включая расчеты с комиссионерами);

♦ автоматическое формирование входящих и исходящих платежей в графики оплаты и получение данных об оплате счетов и накладных;

♦ автоматические проводки по приходу материалов, отклонениям, возвратам, браку и рассогласованиям;

♦ поддержка различных товарных операций: приход со стороны, из производства, на комиссию, расход на сторону, в производство, на комиссию, возвраты, оформление порчи и брака, перевод в собственность и списание комиссии, составление актов рассогласования, комплектация/разукомплектация, инвентаризация и внутреннее перемещение;

♦ автоматический перевод количества материалов из одной единицы измерения в другую для каждого материала указываются основная единица измерения и сколько угодно дополнительных единиц, снабженных формулами перевода;

♦ поддержка формирования технологических карт и работы с ними для складов; технологические карты содержат компоненты, которые, в свою очередь, включают в себя элементы замены (взаимозаменяемые товарные позиции) с указанием приоритета использования;

♦ поддержка учета с автоматическим отслеживанием сроков хранения;

♦ возможности применения при расчете себестоимости товара методов “среднее”, “скользящее среднее”, LIFO, FIFO, MinCost и MaxCost;

♦ распределение товара по партиям вручную;

♦ учет неотфактурованных поставок;

♦ возможность адаптации для торговли и для предоставления услуг.

Предупреждение о наступлении контролируемых событий:

♦ истощение товарных запасов ниже минимального уровня;

♦ наступление точки заказа;

♦ истечение срока хранения без реализации – неликвиды;

♦ отсутствие товара на складе;

♦ продажа отсутствующего товара;

♦ изменение статуса заказа.

Эффективному менеджменту способствует быстрая подготовка ключевых параметров, тенденции изменения которых показывают необходимость принятия управленческих решений, причем на экране тревожные тенденции выделяют ярким цветом, удовлетворительные показывают блеклым цветом.

Некоторые параметры контроля для управленческих решений высшего руководства, которые должны появляться на экране монитора через минуту:

По операциям:

♦ тенденции изменения степени удовлетворения спроса – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения доли авиапоставок (срочных поставок) в количестве заказов на пополнение склада – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения объема запаса на складе по сумме – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения объема неликвидов на складе по сумме – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения доли регионального склада в прибыли и убытках всей компании – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения объема продаж товаров на условную потребительскую единицу (например, на 1000 жителей обслуживаемого района) – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения объема продаж по себестоимости – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;♦ тенденции изменения объема валового дохода или прибыли – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом.

Реинжиниринг

Предприниматели часто говорят, что предпринимательство дело очень интересное, но к освоению техники менеджмента относятся как к скучному занятию.

Стратегия управления фирмой должна формировать привлекательный образ будущего, в котором есть место для каждого сотрудника. Руководство, которое этого не делает, консервирует иждивенчество персонала. Наряду с хорошими личными взаимоотношениями внутри фирмы, грамотно выстроенные процедуры и правила должны делать максимально комфортным существование сотрудников. Каждая фирма, в зависимости от интеллектуального уровня персонала, строит собственную модель управления. А стратегия позволяет упростить любую управленческую задачу, сделать ее нормально решаемой. Главным фактором успеха является раннее обнаружение симптомов неблагополучия и своевременное устранение его причин.