Бюджетирование на компьютере

Знакомство с интерфейсом программы

Главное окно программы, которое открывается по умолчанию после ее запуска и авторизации пользователя, показано на рис. 1.1.

Рис. 1.1. Главное окно программы «Красный директор»

Как видно на рисунке, программа обладает стандартным интерфейсом типичного Windows-приложения. В верхней части окна, сразу под его заголовком, находится главное меню, команды которого предназначены для выбора требуемого режима работы и активизации соответствующих функций программы. Главное меню является основным рабочим инструментом.

Под главным меню расположена инструментальная панель, кнопки которой используются для быстрого доступа к наиболее востребованным функциям. Названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши – это позволяет быстро определить назначение каждой кнопки.

Нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню – еще один важнейший инструмент программы. Содержимое контекстного меню (попросту говоря – перечень входящих в его состав команд) может зависеть от текущего режима работы.

Далее, по мере работы с программой, мы подробнее познакомимся с ее наиболее востребованными инструментами.

Подготовка программы к работе

Перед тем как приступить к эксплуатации программы, рекомендуется просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры ее настройки. Для перехода в соответствующие режим предназначены команды, находящиеся в подменю Сервис→Настройка.

С помощью команды главного меню Сервис→Настройка→Пути к базам данных осуществляется переход в режим настройки путей к используемым базам данных. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 1.2.

Рис. 1.2. Настройка путей к базам данных

В программе реализована возможность использования нескольких баз данных. Например, одна база данных может включать в себя информацию по розничной торговле, другая – по оптовой торговле, третья – по услугам, оказанным на сторону, и т. д. В случае необходимости всегда можно легко переключиться на базу данных, путь к которой указан в поле Путь к базе данных. Для указания пути следует нажать кнопку, расположенную справа от данного поля, и в открывшемся окне Задайте каталог базы данных по обычным правилам Windows указать путь к требуемому каталогу.

Чтобы переключиться на требуемую базу данных, нужно установить переключатель Использовать в соответствующее положение и нажать кнопку Сохранить изменения, которая расположена в правом нижнем углу окна (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши).

После указания путей к базам данных следует определиться с валютами учета. Возможности программы предусматривают использование одновременно двух валют – базовой валюты и второй валюты. Для перехода в режим настройки валют предназначена команда главного меню Сервис→Настройка→Выбор базовой валюты. При активизации данной команды на экране открывается окно, которое показано на рис. 1.3.

Рис. 1.3. Настройка валют

По умолчанию в программе предлагается в качестве базовой валюты использовать российский рубль, а в качестве второй валюты – американский доллар. Чтобы изменить эти валюты, нужно в данном окне установить флажок Изменить базовую и вторую валюты – в результате станут доступными параметры выделенной области Задание новых валют. Для изменения базовой или второй валюты нужно в этой выделенной области установить переключатель в соответствующее положение и в расположенном правее поле из раскрывающегося списка выбрать требуемое значение. После выполнения указанных действий следует нажать кнопку Сохранить изменения, которая расположена в правом нижнем углу окна (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши).

Ввод исходных данных

Перед началом работы рекомендуется ввести необходимый минимум данных в справочники и каталоги программы. Эти сведения впоследствии потребуются для оформления документов, построения бюджетов и в иных режимах работы. Несмотря на то, что пополнять и редактировать содержимое справочников можно и в процессе работы, основные исходные данные желательно ввести заранее, чтобы не отвлекаться на это впоследствии. Далее приводится обзор наиболее важных справочников программы «Красный директор».

Каталог плательщиков и получателей

В каталоге плательщиков и получателей осуществляется ввод, редактирование и хранение информации о клиентах и деловых партнерах предприятия. Для перехода в режим работы с этим справочником выполните команду главного меню Сервис→Справочник плательщиков/получателей – в результате отобразится окно каталога, которое показано на рис. 1.4.

Рис. 1.4. Справочник плательщиков и получателей

В данном окне на вкладке Все, содержимое которой представлено на рис. 1.4, находится полный список плательщиков/получателей, введенных ранее в справочник. Вкладка Плательщики содержит список плательщиков, а вкладка Получатели – список получателей. На вкладке По коду также показан полный список плательщиков/получателей, но уже отсортированных в порядке возрастания кода.

Для ввода в справочник новой позиции следует нажать кнопку Добавить, для редактирования текущей предназначена кнопка Изменить. Удаление позиции из списка осуществляется нажатием кнопки Удалить; при этом программа выдает дополнительный запрос на подтверждение данной операции.

Ввод новой и редактирование имеющейся позиции осуществляется в окне редактирования, которое показано на рис. 1.5.

Рис. 1.5. Ввод и редактирование позиции справочника

Данное окно состоит из четырех вкладок. Рассмотрим порядок работы на каждой из них.

На вкладке Общие сведения (содержимое данной вкладки показано на рис. 1.5) осуществляется ввод и редактирования общих сведений о контрагенте. В частности, здесь указывается его числовой код, название, юридический статус (организационно-правовая форма), индивидуальный номер налогоплательщика, и т. д. В нижней части окна находится выделенная область Тип контрагента; с помощью расположенных в ней флажков можно отнести данного контрагента как к плательщикам, так и к получателям (возможна установка одновременно двух флажков). Эти флажки доступны также и на других вкладках данного окна.

Вкладка Контакты предназначена для ввода контактной информации. В частности, здесь указывается ФИО руководителя и главного бухгалтера, их телефоны, номер факса, а также при необходимости формируется список иных контактных лиц.

На вкладке Банк вводится информация об обслуживающем данного контрагента банке, а также о его расчетном счете и корреспондентском счете.

На вкладке Примечание при необходимости можно ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному контрагенту.

Завершается процесс ввода и редактирования информации о контрагенте нажатием в данном окне кнопки Сохранить изменения, которая находится в правом нижнем углу окна (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши).

Ввод данных для многовалютного учета

Как уже отмечалось ранее, в программе реализована возможность ведения многовалютного учета. Для этого предварительно необходимо сформировать список валют и ввести сведения о котировках (курсах) валют по отношению друг к другу. Эта задача решается путем заполнения соответствующих справочников, о которых и будет рассказано в данном разделе.

Чтобы сформировать список валют, выполните команду Сервис→Справочники валют→Валюты – в результате на экране отобразится окно справочника валют, изображенное на рис. 1.6.

Рис. 1.6. Справочник валют

В данном окне приводится список введенных ранее валют (при первом открытии окна в нем не будет ни одной позиции). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается числовой код, а также полное и краткое наименование.

Переход в режим ввода новой валюты осуществляется нажатием кнопки Добавить; для редактирования имеющейся валюты следует нажать кнопку Изменить (для перехода в данные режимы можно также воспользоваться соответствующими командами контекстного меню). Окно ввода и редактирования валюты показано на рис. 1.7.

Рис. 1.7. Ввод и редактирование валюты

Все поля данного окна, за исключением поля Код валюты, заполняются с клавиатуры. Значение поля Код валюты формируется программой автоматически и впоследствии не редактируется, в поле Наименование указывается название валюты, а в поле Сокращенное наименование – ее краткое название либо аббревиатура.

СОВЕТ

Требуемое значение в поле Сокращенное наименование рекомендуется вводить в соответствии с Общероссийским классификатором валют (например, USD) – это позволит в дальнейшем избежать путаницы, что особенно актуально при большом количестве используемых в программе валют.

Завершается ввод либо редактирование валюты нажатием кнопки Сохранить изменения, которая расположена в правом нижнем углу окна.

Для ввода и редактирования информации о курсах используемых в программе валют предназначен справочник курсов валют. Доступ к данному справочнику осуществляется с помощью команды главного меню Сервис→Справочники валют→Курсы валют – при активизации данной команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 1.8.

Рис. 1.8. Сведения о валютных котировках

На рисунке видно, что данное окно состоит из трех вкладок. На вкладке Все представлена информация обо всех имеющихся в программе курсах валют. На вкладке На дату можно просмотреть информацию о курсах всех валют на указанную дату. Вкладка Для пары валют предназначена для просмотра информации о соотношении курсов любой пары валют (например, все имеющиеся в базе данных курсы рубля по отношению к доллару).

Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается дата курса, названия двух валют и курс первой валюты по отношению ко второй валюте.

Чтобы добавить в список информацию о курсах валют, нужно нажать кнопку Добавить, которая расположена в нижней части окна – в результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 1.9.

Рис. 1.9. Ввод и редактирование курсов валют