Деловая переписка: учебное пособие

Составляя текст делового письма, необходимо соблюдать определенные требования. Прежде всего, изложение должно быть объективным. Кроме того, оно должно быть нейтральным по стилю. В официальных письмах не допускаются иронизирование, грубость. Не следует впадать и в другую крайность – использовать вычурные слова, выражать чрезмерную вежливость. Неуместны в деловых письмах обороты типа «Не откажите в любезности…». Стиль деловой переписки должен быть достаточно сухим.

Часто встречаемые ошибки в текстах деловых писем

Наиболее часто встречаются структурные ошибки, возникающие из-за отсутствия разработанных типовых писем.

Письмо не должно дублировать другой, уже стандартизированный документ. Нет необходимости в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом и устной информацией.

В связи с тем что на бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего псиьма. Излишне указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в левом верхнем углу письма.

Синтаксические ошибки

1. Ошибки, связанные с несоответствием контекста и порядка слов

Рассмотрим три примера: 1) К 20 декабря завод «Прогресс» выполнил план; 2) Завод «Прогресс» выполнил план к 20 декабря; 3) К 20 декабря выполнил план завод «Прогресс».

В первом предложении констатируется, что завод план выполнил; во втором содержится указание, к какому сроку завод выполнил план; в третьем указывается, какой завод выполнил план.

2. Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных

Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Например:

Неправильно:

Выводы комиссии обоснованные и справедливые

Правильно:

Выводы комиссии обоснованны и справедливы

3. Неправильное использование предлогов

Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о создании. Например: В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты (правильно: На наше предприятие).

В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом «о» и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: вопрос о доверии; решение о кадрахи т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога «о». Например:

Управляющий банком отметил о важности поставленного вопроса.Правильно: Управляющий банком отметил важность поставленного вопроса.

4. Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения

В деловых письмах сложноподчиненные предложения, как правило, используются для выражения причинно-следственных связей. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами «что», «который», «если», «чтобы», «где», «вследствие того что», «как». Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, оно обычно следует за этим СЛОВОМ. Например: В работе совещания, на котором присутствовало более 100 человек, приняли участие…

Если придаточное предложение относится к группе сказуемого в главном предложении или ко всему главному предложению, различаются два случая: придаточное ставится перед главным, когда акцент делается на обстоятельствах свершения действия, и после главного, когда оно поясняет основную мысль сложного предложения. Например: Ввиду того, что литье проводилось ускоренным методом, отжиг длился два часа. Отжиг длился два часа, ввиду того, что…

Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами.

Но допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.

Лексические ошибки

1. Неправильное использование слов и терминов

Основная масса ошибок в деловых письмах относится к лексическим. Недостаточная грамотность приводит не только к курьезной бессмыслице, но и абсурду.

Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова знакомы узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение.

2. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов

Часто в деловой язык попадают слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например: срок выполнения может быть пролонгирован(вместо продлен).Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

3. Плеоназмы

Одной из причин Плеоназмов (от греч. pleonasmos – излишество) является неправильное употребление иностранных слов, например: промышленная индустрия(в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»); форсировать строительство ускоренными темпами(«форсировать» означает «вести ускоренными темпами»). Плеоназмы засоряют язык.

4. Тавтология

Это смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Например: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы.

5. Неразличение слов-паронимов

Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся по смыслу: гарантийный – гарантированный; поместить – разместитьи т. д. Часто составители деловых писем вместо слова «командированный» употребляют слово «командировочный». Слово «командированный» образовано от глагола «командировать» и имеет значение «лицо, посланное в командировку». Слово «командировочный» образовано от имени существительного «командировка» и означает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием.