Деловое общение. Деловой этикет: Учеб. пособие для студентов вузов

В зависимости от служебных обязанностей того сотрудника или сотрудницы, которым это поручено, он или она может либо помочь доставить закуски и напитки собравшимся и обслужить их, либо сообщить организатору встречи, что все готово к тому, чтобы объявить перерыв и предложить присутствующим приступить к трапезе.

По завершении ленча каждый участник совещания должен вынести из конференц-зала свой поднос с одноразовой посудой и остатками еды и выбросить все в контейнер для мусора.

Организация рабочих встреч в ресторане. Часто два человека, работающих в одной или разных компаниях, решают, что им удобнее обсудить служебные проблемы в ресторане, где не раздаются постоянные телефонные звонки и никто не прерывает их разговор бесконечными вопросами. Тот, кто приглашает, обязан зарезервировать столик вне зависимости от того, будет ли оплачивать визит приглашенный или же расходы будут поделены поровну. Предварительно следует убедиться в том, что ресторан, в котором намечена встреча, достаточно тихий и там ничто не помешает деловой беседе.

Поскольку во время ленча рестораны, как правило, бывают перегружены, многие ответственные сотрудники все чаще предпочитают проводить встречи с партнерами или клиентами во время завтрака. Кроме того, совещания в ресторане, организованные в обеденный перерыв, нередко нарушают распорядок рабочего дня, а если они проводятся до прихода на службу или после ее окончания, такие нарушения исключаются.

Вместо того чтобы заканчивать рабочий день приглашением на поздний обед, некоторые предпочитают встречаться с коллегами вечером в ресторане за чашкой кофе. Такие переговоры в ресторанах позволяют рядовым сотрудникам или ответственным работникам завершить дела на службе немного пораньше, спокойно продолжить их в ресторане и вернуться домой не так поздно, как после деловой беседы за ужином.

ПРОВЕДЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ВСТРЕЧ В ДОМАШНЕЙ ОБСТАНОВКЕ. Если совещание проводится в утренние часы, можно подать собравшимся кофе, а в дневное время — чай, кофе или прохладительные напитки. Хозяин дома, где проходит встреча, может приготовить закуски, а некоторые из присутствующих обычно помогают ему подать еду на стол.

Атмосфера такого рода совещаний, как правило, бывает менее официальной, чем в конференц-зале или одном из кабинетов учреждения, где работают собравшиеся, однако проводится оно в соответствии с таким же регламентом, как любое другое. Председательствующий призывает участников встречи к порядку, и один за другим обсуждаются все пункты повестки дня.

Нередко неформальная обстановка побуждает людей задерживаться после окончания официальной части, чтобы пообщаться в свободное от работы время. Тем не менее, если хозяин дома, где проводилось совещание, не склонен задерживать присутствующих после завершения встречи, он может подняться со стула и сказать: «Спасибо вам за то, что зашли. Думаю, наша встреча прошла успешно» или нечто подобное. Такая фраза должна быть воспринята присутствующими как руководство к действию — им следует, не мешкая, поблагодарить хозяина за прием и откланяться.

ЗАВЕРШЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ ИЛИ СОБРАНИЯ. В отличие от описанной выше ситуации, когда на совещании присутствуют и хозяин, и председательствующий, встречу, как правило, завершает тот, кто ее созывал. Если он или она сочтет, что прения по обсуждаемому вопросу завершены и достигнуто устраивающее всех соглашение о том, какие шаги следует предпринять в будущем, нужно подвести итоги и закрыть встречу: «Итак, мы обсудили следующие вопросы…» или: «В результате, мы пришли к выводу о том, что действовать надо так…»

После этого стоит повторить решение, которое было принято, и, если для его осуществления необходима дополнительная информация, напомнить об этом тем, кто отвечает за ее предоставление. Встреча заканчивается выражением благодарности тем сотрудникам, которые на ней присутствовали и помогали в ее организации.

Письменные заметки или диктофонные записи, сделанные во время встречи, используются для составления доклада о проведенном совещании, копии которого его организатор позднее передает каждому из участников. В докладе обычно содержится детальное изложение заключительных выступлений. Он вручается участникам не только для того, чтобы напомнить о содержании дискуссий, но и с целью выработки единого подхода к проблеме.

УХОД С РАБОТЫ

Перемены места работы происходят как в рамках организации — в результате повышения по службе или перевода из одного отдела в другой, так и в связи с переходом из одной организации в другую. Независимо от того, уволили вас или вы оставили работу по собственному желанию, ваше поведение должно соответствовать общепринятым нормам вежливости, а также подчиняться продуманной стратегии.

УХОД С РАБОТЫ ПО СОБСТВЕННОМУ ЖЕЛАНИЮ. Уйти с работы вы можете в силу самых разных причин. Некоторые из них могут быть обусловлены характером самой службы: нагрузки слишком велики, работа до скуки однообразна, жалованье вам платят невысокое и нет никакой перспективы получить повышение. Другие причины бывают вызваны личными обстоятельствами: желание продолжить образование, рождение ребенка и необходимость ухода за ним, переезд, заманчивое предложение, полученное вами от руководителей другой организации. Уход с работы может сказаться на всей дальнейшей карьере, определив ваше будущее.

Сообщите вашему работодателю о намерении уволиться с работы, как только вы определите дату ухода со службы. Можете уведомить его лично или в письменной форме, объяснив причины ухода, указав его примерную дату и выразив признательность руководителю и всей организации за помощь и те возможности, которые вам были предоставлены.

Прочитав заявление, ваш начальник, возможно, захочет с вами переговорить, и во время встречи вы сможете устно повторить ему то, о чем написали в письме. Если вы письменно не сообщили руководству о вашем намерении уволиться, в некоторых организациях вас могут попросить написать такое заявление после беседы с руководством.

• Выясните заранее существующие в организации правила относительно сроков уведомления руководства о вашем уходе с работы. В любом случае, подайте заявление об уходе не менее чем за две недели до того, как вы собираетесь оставить службу. Если вы занимаете один из руководящих постов, лучше вам сделать это за месяц, чтобы дать начальству достаточно времени для поисков вашего преемника.

• В некоторых организациях к вам могут обратиться с просьбой провести собеседование с человеком, которого решат назначить на вашу должность. В беседе с ним будьте доброжелательны, независимо от той причины, которая побудила вас принять решение об увольнении.

• Если, решив уйти с работы, вы еще не подыскали себе новое место службы, лучше пока о своем решении никому не сообщать. Лишь в тех случаях, когда вы сходитесь с начальником во мнении о том, что в этой компании у вас нет будущего, или тогда, когда вы собираетесь переехать в другой город, где будете искать себе работу, можете сообщить о своих намерениях руководству.

В остальных случаях стремитесь организовывать встречи с новыми потенциальными нанимателями в обеденный перерыв либо до или после службы, чтобы собеседования не отвлекали вас в рабочее время, поскольку иначе вам придется сообщать о причине ваших отлучек своему нынешнему руководству.

• Перед тем как оставить службу, распрощайтесь со всеми сотрудниками, с которыми вы работали, не забыв сказать, что хотели бы поддерживать с ними отношения в дальнейшем.

• Перед тем как вы покинете организацию, кто-либо из представителей ее руководства может пригласить вас на беседу или же у вас возникнет желание направить ему письменное изъявление благодарности. В любом случае будьте кратки и проявите твердость в принятом решении.

При увольнении не следует: