Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010

^{4. В окне «Создание файла данных Outlook» задайте пароль для доступа к информации создаваемого файла данных. Вы можете оставить пароль пустым и сразу нажать «ОК».}

^{Теперь в списке папок слева вы увидите эту папку. В ней можно создавать подпапки любого типа – почты, встреч, задач и т. п. Все содержимое этих подпапок будет храниться в вашем файле «Мои личные письма и календари. pst», который можно хранить на карте памяти, переносить на другие компьютеры, подключать там к Outlook и т. п.}

^{В Outlook 2007} действия незначительно отличаются:

^{1. В меню «Файл» выберите пункт «Управление файлами данных».}

^{2. Нажмите в открывшемся окне на вкладке «Файлы данных» кнопку «Добавить».}

^{3. В появившемся меню «Создание файла данных Outlook» нажмите «ОК».}

^{4. В открывшемся меню файловой системы выберите папку, в которую хотите поместить файл данных, впишите имя этого файла и нажмите «ОК».}

^{5. В появившемся меню введите название группы личных папок, соответствующих этому файлу. Под этим названием он будет виден из списка папок Outlook. Нажмите «OK».}

Кроме папок, в которые мы раскладываем письма физически, бывает полезно завести виртуальные папки, которые в Outlook называются «Папками поиска». При переходе в эту папку в ней отображаются все письма, удовлетворяющие определенным заранее условиям поиска. Причем эти письма «собираются» из всех физических папок – и архивных, и контрольных. Например, у Штирлица письма раскладываются по тематическим папкам «Восточный фронт» и «Контакты с союзниками». Но если ему необходимо просмотреть всю переписку, например, с Мюллером, он зайдет в соответствующую папку поиска. Она настроена так, что в ней отражаются все письма к Мюллеру, в какой бы физической папке они ни находились.

Это позволяет, например, посмотреть все письма от одного человека, разложенные по физическим папкам разных проектов и направлений. Или, наоборот, собрать все письма по какому-либо проекту из физических папок, связанных с различными людьми или компаниями.

^{Чтобы создать папку поиска, нужно проделать следующее.}

^{1. Найдите в списке папок Outlook пункт «Папки поиска».}

^{2. Кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт «Создать папку поиска».}

^{3. В появившемся окне выберите «Создание настраиваемой папки поиска» и нажмите кнопку «Выбрать».}

^{4. В появившемся окне «Настройка папки поиска» введите в поле «Имя» ее название и нажмите «Условия».}

^{5. В появившемся окне задайте параметры писем, которые вы хотите видеть в своей папке. Например, если вы собираете все письма от определенного человека, нажмите кнопку «От» и выберите нужный адрес электронной почты. Если собираете все письма по проекту – впишите кодовое слово проекта в графу «Искать текст в поле “Тема”» (естественно, чтобы пользоваться такой возможностью, вы и ваши адресаты должны всегда использовать определенное название проекта в темах, относящихся к проекту писем).}

Автоматическое форматирование сообщений

Чтобы лучше ориентироваться в приходящих сообщениях, бывает полезно настроить их автоматическую раскраску в определенный цвет. Например, письма от руководителя выделять синим, письма по определенному приоритетному проекту – красным и т. п.

Для этого нужно задать правила автоформатирования писем. Это делается так же, как автоформатирование задач (подробно описанное в главе 2). Вы задаете Outlook шрифт для форматирования сообщений и условия, позволяющие понять, что именно нужно так отформатировать. Попробуем настроить Outlook так, чтобы письма от руководителя выделялись строгим синим цветом (или от любимого человека – красивым зеленым).

^{1. В папке «Входящие» кликните правой кнопкой мыши на заголовке любого столбца над письмами и выберите в контекстном меню пункт «Настройка представления» (в версии 2007 – «Настройка текущего представления»).}

^{2. В появившемся окне нажмите кнопку «Условное форматирование» (в версии 2007 – «Автоформат»).}

^{3. Появляется окно «Условное форматирование» (в версии 2007 – «Автоматическое форматирование»). Нажмите «Добавить», назовите добавленное правило «Письма от руководителя – синим». Затем нажмите кнопку «Условие».}

^{4. В появившемся окне «Отбор» нажмите «От».}

^{5. В появившемся окне «Выбор имен» выберите или введите адрес руководителя и нажмите «ОК».}

^{6. Нажмите «ОК» в окне «Отбор». Произойдет возврат в окно автоматического форматирования. Нажмите «Шрифт».}

^{7. Выберите синий жирный.}

^{8. Нажимайте «ОК» до закрытия всех меню. Письма от руководителя выделятся синим цветом.}

Аналогично можно настроить выделение цветом писем, относящихся к какому-либо проекту. Для этого вам необходимо условиться с коллегами, что темы относящихся к проекту писем начинаются со строго определенного слова – краткого названия проекта. Например: «Альфа-лизинг: вопросы к переговорам в пятницу».

Чтобы раскрасить все такого рода письма, в условиях автоформатирования мы зададим «Искать текст “Альфа-лизинг:” в поле Тема».

Иногда хочется настроить автоформатирование по нескольким признакам сразу – по проекту, человеку, категории и т. п. В таких случаях, если правила автоформатирования конфликтуют (например, одно пытается раскрасить письмо в красный цвет, другое – в зеленый), приоритет будет отдан тому, которое стоит ближе к началу списка правил. Поэтому можно применить маленькую хитрость: например, письма от руководителя выделять крупным шрифтом, а по приоритетному проекту – красным цветом. Тогда письмо от руководителя по приоритетному проекту окажется одновременно и крупным, и красным.

Вставка в письма готовых блоков текста

Кроме автоматической раскраски сообщений полезно автоматизировать создание текстов некоторых писем. Например, стандартный ответ на резюме соискателя с приглашением на собеседование. Для того чтобы вставлять готовый типовой текст, можно использовать функцию подписи.

^{1. Зайдите в меню Файл / Параметры (в Outlook 2007 – Сервис / Параметры).}

^{2. В открывшемся окне щелкните вкладку «Почта» (в Outlook 2007 – «Сообщение»), а на ней – кнопку «Подписи».}

^{3. В открывшемся окне нажмите «Создать» и введите в верхнем поле название вашего стандартного сообщения, а в нижнем – его текст.}

^{4. При ответе на письмо, в котором требуется этот текст, нажимаем на вкладке «Вставка» кнопку «Подпись» и выбираем подпись с нужным текстом.}

Информационное «чувство локтя»

Электронная почта – очень сильный инструмент координации усилий в командной работе, если уметь эффективно ею пользоваться. Вот несколько простых правил коллективной работы с почтой.