Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007

6. Теперь в списке папок слева вы увидите эту папку. В ней можно создавать подпапки любого типа – почты, встреч, задач и т.п. Все содержимое этих подпапок будет храниться в вашем файле «Мои личные письма и календари.pst», который можно хранить на карте памяти, переносить на другие компьютеры, подключать там к Outlook и т.п.

Кроме папок, в которые мы раскладываем письма физически, бывает полезно завести виртуальные папки, которые в Outlook называются «Папками поиска». При переходе в эту папку в ней отображаются все письма, удовлетворяющие определенным заранее условиям поиска. Причем эти письма «собираются» из всех физических папок – и архивных, и контрольных. Например, у Штирлица письма раскладываются по тематическим папкам «Восточный фронт» и «Контакты с союзниками». Но если ему необходимо просмотреть всю переписку, например, с Мюллером, он зайдет в соответствующую папку поиска. Она настроена так, что в ней отражаются все письма к Мюллеру, в какой бы физической папке они ни находились.

Это позволяет, например, посмотреть все письма от одного человека, разложенные по физическим папкам разных проектов и направлений. Или, наоборот, собрать все письма по какому-либо проекту из физических папок, связанных с различными людьми или компаниями.

Чтобы создать папку поиска, нужно проделать следующее.

1. Найдите в списке папок Outlook пункт «Папки поиска».

2. Кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт «Создать папку поиска».

3. В появившемся окне выберите «Создание настраиваемой папки поиска» и нажмите кнопку «Выбрать».

4. В появившемся окне «Настройка папки поиска» введите в поле «Имя» ее название и нажмите «Условия»

5. В появившемся окне задайте параметры писем, которые вы хотите видеть в своей папке. Например, если вы собираете все письма от определенного человека, нажмите кнопку «От» и выберите нужный адрес электронной почты. Если собираете все письма по проекту – впишите кодовое слово проекта в графу «Искать текст в поле «Тема» (естественно, чтобы пользоваться такой возможностью, вы и ваши адресаты должны всегда использовать определенное название проекта в темах относящихся к проекту писем).

Автоматическое форматирование сообщений

Чтобы лучше ориентироваться в приходящих сообщениях, бывает полезно настроить их автоматическую раскраску в определенный цвет. Например, письма от руководителя выделять синим, письма по определенному приоритетному проекту – красным, и т.п.

Для этого нужно задать правила автоформатирования писем. Это делается так же, как автоформатирование задач (подробно описанное в главе 2). Вы задаете Outlook шрифт для форматирования сообщений и условия, позволяющие понять, что именно нужно так отформатировать. Попробуем настроить Outlook так, чтобы письма от руководителя выделялись строгим синим цветом (или от любимого человека – красивым зеленым).

1. В папке «Входящие» кликните правой кнопкой мыши на сером поле «Тема» над письмами и выберите в контекстном меню пункт «Настройка текущего представления» (в Outlook 2003 «Изменить текущее представление»).

2. В появившемся окне нажмите кнопку «Автоформат».

3. Появляется окно «Автоматическое форматирование». Нажмите «Добавить», назовите добавленное правило «Письма от руководителя – синим». Затем нажмите кнопку «Условие».

4. В появившемся окне «Отбор» нажмите «От».

5. В появившемся окне «Выбор имен» выберите или введите адрес руководителя и нажмите «ОК».

6. Нажмите «ОК» в окне «Отбор». Произойдет возврат в окно автоматического форматирования. Нажмите «Шрифт».

7. Выберите синий полужирный.

8. Нажимайте «ОК» до закрытия всех меню. Письма от руководителя выделятся синим цветом.

Аналогично можно настроить выделение цветом писем, относящихся к какому-либо проекту. Для этого вам необходимо условиться с коллегами, что темы относящихся к проекту писем начинаются со строго определенного слова – краткого названия проекта. Например: «Альфа-лизинг: вопросы к переговорам в пятницу».

Чтобы раскрасить все такого рода письма, в условиях автоформатирования мы зададим «Искать текст «Альфа-лизинг:» в поле Тема».

Иногда хочется настроить автоформатирование по нескольким признакам сразу – по проекту, человеку, категории и т.п. В таких случаях, если правила автоформатирования конфликтуют (например, одно пытается раскрасить письмо в красный цвет, другое – в зеленый), приоритет будет отдан тому, которое стоит ближе к началу списка правил. Поэтому можно применить маленькую хитрость: например, письма от руководителя выделять крупным шрифтом, а по приоритетному проекту – красным цветом. Тогда письмо от руководителя по приоритетному проекту окажется одновременно и крупным, и красным.

Вставка в письма готовых блоков текста

Кроме автоматической раскраски сообщений полезно автоматизировать создание текстов некоторых писем. Например, стандартный ответ на резюме соискателя с приглашением на собеседование. Для того чтобы вставлять готовый типовой текст, можно использовать функцию подписи.

1. Зайдите в меню Сервис/Параметры.

2. В открывшемся окне щелкните вкладку «Сообщение», а на ней – кнопку «Подписи».

3. В открывшемся окне нажмите «Создать» и введите в верхнем поле название вашего стандартного сообщения, а в нижнем – его текст.

4. При ответе на письмо, в котором требуется этот текст, нажимаем на вкладке «Вставка» кнопку «Подпись» и выбираем подпись с нужным текстом (в Outlook 2003 – выбираем в меню «Вставка» пункт «Подпись»).

Информационное «чувство локтя»

Электронная почта – очень сильный инструмент координации усилий в командной работе, если уметь эффективно ею пользоваться. Вот несколько простых правил коллективной работы с почтой.

1. Определите единые стандарты для поля «Тема» письма. Часто люди просто не пишут тему либо оставляют в этом поле что-то вроде «Re: Прошлогодний снег», хотя речь идет уже о весеннем пикнике. Правило хорошего тона – актуальная тема письма, соответствующая его содержанию. Договоритесь о ключевых словах, например названиях проектов.

2. Примите общий стандарт использования флажка высокого приоритета письма. Слишком многие ставят его на все свои письма, что обесценивает этот значок. Договоритесь о том, с какой частотой и по каким именно вопросам можно его использовать. Например, в одной компании установили правило: «Флажок «приоритет» можно использовать только для писем, связанных с серьезными проблемами во взаимоотношениях с клиентами».

3. Определите типовые сроки и «этикет» ответов. Например, иногда адресат предполагает, что, не ответив на письмо, он выражает свое согласие с тем, что в нем написано. Должно быть общим правилом: на любое рабочее письмо обязательно следует отвечать в определенный срок, например в течение дня. Формулировка может быть такой: «Ваше письмо получил, смогу принять решение и ответить не позднее четверга».

Эти простые правила создают очень важное информационное «чувство локтя». Сообщения не зависают в воздухе, информация не теряется. Все ощущают свое пребывание в едином информационном пространстве.