Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013

Мои личные календари, задачи и контакты хранятся в файлах данных. pst. Раз в год в начале января создается новый файл данных, причем я переношу запланированные встречи в новый год полностью, а вот запланированные задачи стараюсь существенно проредить (обычно многое по зрелом размышлении отпадает и в новый год не переносится). Естественно, раз в неделю делается резервное копирование (pst-файлы у меня лежат в папке «Мои документы» и копируются вместе с ней). Когда я подключаю Outlook к корпоративному серверу (это я могу сделать из любой точки мира, где есть интернет), кроме личных файлов данных я вижу корпоративные папки контактов, календари и т. п.

Пользовательскими представлениями, как видно из вышесказанного, я пользуюсь очень активно, пользовательскими полями – реже (например, в представлении «Анализ корпоративных презентаций» – какого типа клиент, какие проекты планируются, какие дальнейшие шаги и т. п.). Формами в личной работе не пользуюсь вообще. И пользовательские поля, и пользовательские формы мы достаточно активно применяем в корпоративной практике. В следующем издании «Формулы времени» я расскажу о нашей Outlook-системе подробно.

На тренингах часто задают вопрос: сколько времени занимает ведение системы? По моим наблюдениям, порядка 5 минут утром при планировании дня и еще порядка 5–7 минут в общей сложности в ходе дня. Плюс 10–20 минут для просмотра более долгосрочных разделов раз в неделю. Благодаря тому, что все автоматизировано, многие функции взаимоподдерживаются (например, хронометраж получается практически без дополнительных усилий из планирования; задачи – из e-mail), что экономит массу времени. То есть ведение системы занимает столько же времени, сколько записи в бумажном ежедневнике, а вот количество контролируемых задач и встреч, колоссальные возможности аналитики и, что немаловажно, внешняя привлекательность и аккуратность несравнимы ни с одним бумажным носителем.

Приложение 3 Как эффективно организовать корпоративные задачи в Outlook

После выхода первых изданий книги «Формула времени» регулярно приходят письма читателей с различными вопросами о том, как эффективнее использовать корпоративный Outlook. Действительно, сетевой Outlook, позволяющий видеть календари и задачи друг друга, координировать встречи, обеспечивать прозрачность времени и загрузки, – отличный инструмент управления компанией. Особенно в условиях удаленной работы, когда люди проводят много времени в командировках, у клиентов – в общем, вне офиса.

Но есть ряд вещей, которые Outlook делать как следует не умеет, а на практике они оказываются полезны. Об этих вещах мы и поговорим.

«Организатор задач Outlook»

Главная жалоба пользователей, которую мне приходится слышать относительно Outlook, – «нет иерархии задач!».

Действительно, наша работа состоит из целей и проектов, для достижения которых нужно сделать множество конкретных шагов – решить определенный набор задач. Эти задачи могут быть делегированы разным людям, у каждой задачи могут быть свои сроки… Но то, что нас в конечном итоге интересует, – это достижение ключевых целей, реализация наших проектов.

В Outlook все наши задачи – это достаточно большой набор отдельных действий, в котором не так просто увидеть общую картину. Можно воспользоваться более «тяжелыми» инструментами: Mind Manager, MS Project и т. д. Но тут возникает другая проблема: мы теряем простоту, свойственную Outlook, удобную связь задач с календарем и почтой.

В свое время мы решили эту проблему в рамках ИТ-разработок для некоторых корпоративных клиентов компании «Организация Времени». Постепенно из этих отдельных разработок сложился программный продукт «Организатор задач Outlook». Этот программный продукт устанавливается надстройкой к Outlook, то есть в привычном интерфейсе Outlook появляется пара дополнительных кнопок, дающих доступ к еще нескольким способам работы с задачами.

Дерево задач

Главное удобство, предоставляемое «Организатором задач Outlook», – возможность увидеть все задачи компании, или подразделения, или проекта в иерархическом виде, как показано на рисунке ниже.

Проекты разбиваются на задачи и подзадачи, поддерживается пять уровней вложенности. Теоретически можно и больше, но для практических нужд хватает и трех-четырех уровней.

Как и при обычной работе с задачами Outlook, в надстройке существуют различные фильтры, выборки: «Порученные мной», «Порученные мне», «По исполнителям», «По подразделениям» и т. п. Причем в фильтре можно задать не только стандартные параметры задач Outlook («отобрать все задачи, срок исполнения которых лежит в интервале с 1 по 20 августа»), но и специфические, используемые в «Организаторе задач Outlook», – соисполнитель, подразделение, контрольная точка и т. п.

Содержание задачи можно экспортировать в Word, а различные формы отчетов по спискам задач – в Word и Excel. Это дает возможность как подготовить отчет по задачам стандартного корпоративного формата на основе корпоративного бланка, так и проанализировать задачи количественно – например, чтобы связать мотивацию сотрудников с исполнением задач.

Постановщик может задать дублирование «порученных им» задач из общей папки в свою собственную папку задач. Аналогично может сделать исполнитель с «порученными мне» задачами. В личных папках с этими задачами можно делать все описанное в книге «Формула времени: тайм-менеджмент на Outlook»: группировать по категориям, раскрашивать, переносить в календарь и т. п. Таким образом, корпоративное управление задачами в «Организаторе задач Outlook» понятным образом транслируется в личный тайм-менеджмент с помощью обычных функций Outlook. Эта тесная интегрированность с обычной работой в Outlook – главное отличие «Организатора задач» от множества программ-«таск-менеджеров».

Жесткий контроль

Outlook предполагает достаточно демократичную систему управления компанией и высокую ответственность исполнителей. После того как вы делегировали в Outlook задачу исполнителю, он становится ее «владельцем», и его изменения, вносимые в задачу, приоритетны по отношению к вашим. При этом изменения никак не документируются. Возникает масса возможностей для злоупотреблений. Исполнитель может менять срок исполнения задачи, ее формулировку и т. п. Не говоря уже о таких мелких неудобствах, как присвоение исполнителем задаче своих категорий, которые начинают отображаться и у руководителя, превращая его папку задач в свалку.

В «Организаторе задач Outlook» исполнитель не может самостоятельно изменять задачу. Все общение между исполнителем и постановщиком происходит через специальную функцию «Добавить комментарий». Вся эта переписка сохраняется внутри задачи в поле «Комментарии» в обратном хронологическом порядке, с точным указанием, кто и в какое время добавил комментарий (см. рисунок ниже).

Процесс работы с задачей организован более тонко, чем в стандартном Outlook, где можно только принять задачу и отправить отчет об исполнении. В «Организаторе задач Outlook» предусмотрены возможности «поставить задачу», «принять к исполнению», «начать выполнение», «принять на доработку», «закончить выполнение», «отменить без исполнения», «снять с исполнения», «утвердить выполнение», «утвердить невыполнение», «отправить на доработку». Таким образом, реализован процессный подход к работе над задачей, учитывающий разные жизненные сценарии, а не только идеалистически предполагаемый Outlook «задача поставлена – задача выполнена».

Для более эффективного управления в ситуациях, когда в работу над задачей вовлечено несколько человек, предусмотрены соисполнители по задаче. Ответственным за выполнение задачи продолжает оставаться исполнитель в соответствии с классическим принципом: за исполнение любого задания должен отвечать целиком и полностью только один человек. Но соисполнители видят задачу в своих списках задач и могут получать от исполнителя или постановщика уведомления по ее изменениям.

Немаловажно, что такую задачу могут видеть и руководители соисполнителей. Это очень актуально в компаниях с матричной структурой, в которых руководитель одного подразделения может привлечь к работе над задачей сотрудников другого подразделения, но руководитель этого другого подразделения хотел бы знать, как именно ресурс его сотрудников задействован другими руководителями.