Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013

Например, в контакте композитора Милия Балакирева, бывшего управляющим Придворной певческой капеллой, в адресной книге о. Иоанна Кронштадтского в поле заметок можно было бы скопировать из раздела «Почта» следующее письмо (цитируем подлинный текст):

«Достопочтеннейший раб Божий – Милий!

От всей души благодарю Вас за вашу любовь и желание Ваше подарить мне часок Вашего придворного, прекрасного, образцового пения.

Этим счастливым временем для меня могут быть числа Декабрь 16 или 17, и лучше вечером, часов в 5 или 6-ть. Вы меня известите, когда для Вас удобнее, в эти или другие дни или часы.

Преданный Ваш слуга и смиренный богомолец, протоиерей Иоанн Сергиев. 19 Ноября 1893»

Кроме обстоятельств знакомства внесите в поле заметок также личную информацию о человеке, которая представляется вам значимой. Есть ли у него дети? Каковы его вкусы и предпочтения, если эта тематика прозвучала в вашей беседе?

День рождения лучше задать в одноименном поле на вкладке «Подробности», тогда соответствующее событие будет автоматически появляться в нужный день в вашем календаре.

Если при следующей встрече с этим человеком вы перечитаете свои заметки и вспомните, что он любит футбол или собирается писать книгу, это будет самым лучшим выражением вашего уважения к нему. И не стесняйтесь того, что вы всего лишь освежили в памяти информацию, вписанную в контакт. Наша память несовершенна, мы вряд ли физически сможем запомнить все, что наш знакомый считает для себя важным. Важен ваш интерес к человеку, а не то, в голове вы храните информацию или где-то еще.

Не торопитесь переносить сразу все имеющиеся контакты с бумажных носителей: это большая рутинная работа, которая быстро наскучит. Лучше примите за правило: каждый новый контакт этим же вечером вносить в Outlook. Постепенно к этим новым контактам вы будете добавлять старые и таким образом перенесете контактную информацию со всех бумажных источников в единое электронное хранилище.

Поиск нужного человека

Скорее всего, контактов в нашей базе будет много. Необходимо каким-то образом ориентироваться в них, находя нужный в нужное время. Для этого есть три способа.

Первый способ – поиск по ключевому слову. Можно воспользоваться кнопкой «Найти» на панели инструментов. В поле «Поиск» в папке «Контакты» достаточно ввести фамилию интересующего вас человека либо его имя, название организации, часть электронного адреса и т. п. Можно использовать какое-то слово из тех, что вы могли вписать в поле заметок нужного вам контакта, например «футбол», «кошки», «дилеры» и т. п. В любом случае поиск выдаст все подходящие контакты.

Второй способ – группировка по контекстным категориям. Вы можете применить ту же систему контекстов (категорий), что и для задач. Вспомните: каждую задачу мы могли отнести к какой-либо категории – «Клиенты», «Подчиненные», «Поставщики», «Смежники», «Региональные филиалы» и т. п. В окне создания контакта, как и в окне создания задачи, справа вверху есть кнопка «Категории». С ее помощью можно присвоить контакту нужную категорию.

Чтобы увидеть контакты упорядоченными по категориям, в Outlook 2013 найдите на вкладке «Вид» панели задач Outlook меню «Изменить представление». [2] .

По умолчанию в Outlook 2013 используется представление «Люди».

Но в этом меню мы можем выбирать и другие представления. Например, «Телефон» – простой алфавитный перечень всех контактов, как в телефонной книге. Либо «Список», когда мы сможем увидеть всех людей, относящихся к одной компании или учреждению, в отдельной группе.

2

В Outlook 2013, к сожалению, из перечня стандартных представлений в Контактах убрали представление «По категориям». Его можно настроить самостоятельно, аналогично тому, как мы упорядочивали по категориям задачи в главе 2.

Третий способ – группировка по специальным категориям контактов. Контекстная группировка, которую мы уже рассматривали, дает возможность увидеть список всех клиентов, контрагентов, смежников и т. п. Но иногда бывает полезно завести отдельные категории специально для контактов, например:

– на праздники дарить подарок;

– на праздники достаточно поздравления письмом;

– приглашать на встречи нашего клуба;

– могут дать рекомендацию нашим потенциальным клиентам;

– могут заинтересоваться новым продуктом;

– могут дать комментарии для статей о нас в прессе.

Эти категории, не такие общие, как «Клиенты» или «Поставщики», нацелены на поиск людей, которые вам интересны в связи с какими-то событиями, проектами, процессами. Если вы решите создавать такие категории, обязательно нужно отделить их от основного списка. Как вы помните, категории оперативного планирования мы начинали с единицы («1-День», «1-Неделя»), контекстные категории – с двойки («2-Шеф», «2-Клиенты»), соответственно, специальные категории контактов можно начать с тройки («3-Приглашать на презентации», «3-Высылать анонсы новых продуктов»). Поскольку в любых списках категории всегда располагаются по алфавиту, мы никогда их не перепутаем.

Полезности для руководителя

Управление контактами в Outlook, в отличие от любых бумажных носителей, позволяет:

– создать в вашей команде четкое понимание: кто чем занимается, к кому с каким вопросом обращаться, кто участвовал в том или ином мероприятии, – наладив систему связывания контактов ваших сотрудников, клиентов и партнеров с задачами, встречами и заметками;

– создать базу контактов организаций (клиентов, поставщиков и т. п.), с которыми ассоциированы контакты важных для вас сотрудников этих организаций. Это позволит управлять всеми взаимоотношениями с внешним миром;

– при отсутствии специализированного CRM-решения (системы взаимоотношений с клиентами) – организовать его с помощью общих папок контактов на Microsoft Exchange Server, с доступом к ним из Outlook. При необходимости – интегрировать с системой бухгалтерского и товарного учета в 1С.

Краткие итоги

1. Фиксируйте контактную информацию сразу.

2. Обязательно отмечайте в контакте Outlook обстоятельства знакомства с человеком.

3. Находите нужного человека по ключевым словам либо сгруппировав контакты по категориям.

4. Кроме общих тематических категорий пользуйтесь специальными категориями для контактов, например «Приглашать на презентации новых продуктов».

5. Связывайте ваши встречи, задачи, заметки и т. д. с контактами, чтобы видеть, к кому с чем обращаться.

Военные всего мира хорошо знают важность связи. Узлы связи противника необходимо уничтожать так же быстро, как штабы и ракетные батареи. Связь – это жизнь.