Где найти недостающее время и нестандартные решения. Все успеть и преуспеть
Шрифт:
Наиболее радикальный способ – освоение специальной техники быстрого чтения (для этого имеются соответствующие пособия и курсы). Это позволит сократить время, затрачиваемое на чтение документов и литературы, в три – пять раз.
Получаемые организацией издания имеет смысл класть на общее обозрение после их просмотра и разметки сотрудниками, коим это вменено в обязанности. Их задача – обозначить те статьи, разделы, страницы, которые могут заинтересовать сотрудников фирмы. Выделение ключевых слов или абзацев в публикациях сэкономит массу времени
Среди приемов, экономящих время руководителя в части работы с документами, наиболее полезными будут следующие:
• целесообразно делегировать первый просмотр входящей корреспонденции одному из сотрудников (секретарю, помощнику, заместителю, претенденту на руководящую должность, толковому подчиненному), который направит документ в соответствующее подразделение или самому руководителю. На этой стадии вместо подписи руководителя достаточно поставить его факсимиле;
• имеет смысл поручить кому-либо из подчиненных делать разметку документов: подчеркивать ключевые слова, выделять наиболее важные фразы и абзацы, которые имеют непосредственное отношение к данному руководителю. Такая обработка сэкономит время всем, кому в дальнейшем придется заниматься исполнением этого документа;
• рационально ввести в практику подготовку кем-либо из подчиненных обзоров и рефератов новых изданий по вашей специализации и в целом по менеджменту. Это позволит вам не отстать от требований сегодняшнего дня, тратя минимальное время на чтение. Особенно эффективна эта система, если вы подберете заинтересованного и добросовестного помощника и найдете возможность поощрять его творчество.
Другие приемы рационализации чтения см. в подразделе «Экономное чтение» раздела 1.4. «Возможности, мимо которых мы проходим».
Мы забываем 90 % того, что слышим, 50 % того, что видим, и лишь 10 % того, что делаем. Ваша высокая информированность обернется, в частности, и выигрышем во времени: всем известно, к каким потерям приводит рассеянность.
Более того, в деловой беседе принято делать записи. Это не только привязывает к процессу слушания, но и является необходимым элементом деловой культуры. В менеджменте есть соответствующие афоризмы на этот счет: «Блокнот для делового человека – все равно что сеть для рыбака» или «Не записанное на бумаге – это пустые мечтания».
Записывая, мы и видим, и делаем, то есть запоминаем лучше.
Но даже это не страхует от забывания: как часто, читая свои старые записи, мы воспринимаем их, будто впервые видим!
Поэтому в управленческой культуре обязательным является записывание информации во время деловой беседы. А несоблюдение этого правила воспринимается как неуважение к собеседнику. Делая записи, мы показываем, что сообщение партнера ценно для нас. Пометки в органайзере разумны даже во время бессодержательных высказываний собеседника: в частности, это помогает добиться его расположения.
Прежде чем ехать – позвоните. Узнайте, на месте ли нужный вам человек, каковы часы приема, какие документы необходимо иметь с собой. Те, кто отправляется на встречу наугад, нередко тратят время впустую: или человек отсутствует, или он не может принять, или требуется какой-то документ, о чем посетитель не знал, и т. д.
Группируйте однородные дела и телефонные звонки.
Старайтесь выезжать в какое-то место, когда там есть несколько дел для вас. Сгруппировав звонки, вы в целом затратите меньше времени на них.
Используйте для работы и чтения время ожидания в очереди, дороге и т. п. Способность работать в любых условиях, задействуя малейшую возможность, характерна для организованного человека. Эта черта особенно бросается в глаза при наблюдении за иностранными партнерами. Чтобы придерживаться данной рекомендации, нужно всегда иметь при себе материалы или документы для работы – на всякий случай (а они возникают постоянно).
Избегайте ненужных споров.
Всегда носите с собой бумагу и карандаш для записи удачных мыслей. К сожалению, наша память такова, что мы забываем даже самые блестящие идеи (в том числе и свои). А они приходят в любое время и в любой обстановке, так как над разрешением проблем мозг человека работает непрерывно, включая и время сна (это происходит подсознательно).
Не тратьте время на жалобы по поводу неудач. Этим грешат многие – люди любят поплакаться в жилетку после досадного просчета и особенно в случае неудачного стечения обстоятельств. Подобная пустая трата времени не способствует укреплению авторитета и только бередит рану. Установлено, что, акцентируя внимание на своих невзгодах, мы создаем установку «я – неудачник», и это ведет к новым провалам. Более продуктивен подход долгожителя и выдающегося политика Уинстона Черчилля, который говорил:
«Успех – это переход от одной неудачи к другой со все большим энтузиазмом!»
Анализируйте свои наклонности, чтобы избавляться от вредных привычек. Этому весьма способствует:
а) изучение собственных рабочих планов и отметок об их исполнении;
б) обсуждение с людьми, которым вы доверяете, своего стиля руководства и поведения.
Решив трудную задачу, наградите себя кратким отдыхом. Не хватайтесь сразу же за новое дело. Насладитесь осознанием своего успеха. Положительные эмоции вольют в вас новую энергию, которую вы употребите не на текучку, а на решение следующей по важности задачи.
Не считайте, что методы и приемы вашей работы – самые лучшие. Постоянно ищите способы экономии времени – и своего, и коллег.
Дополнительные правила для руководителей
Прежде чем взяться за какое-либо дело, задайтесь вопросом: а нельзя ли кому-либо его поручить? Многие завалены делами именно потому, что привыкли рассчитывать только на себя: «Не могу никому доверить. Все сделают не так, как надо». Вместо этого такие люди должны самокритично признать: «Не умею организовывать свою работу».
В числе правил для руководящего звена ряда ведущих международных компаний есть и такое: «Вам не следует делать то, что могут сделать ваши подчиненные. Если вы это делаете, то вы – лишний, вместо вас можно взять работника с меньшим окладом».
Однако чтобы поручения исполнялись на должном уровне, необходимо соблюдение некоторых общих требований:
• Продуманный выбор исполнителей. Поручайте не тому, кто подвернулся под руку, а тому, кто имеет возможность качественно исполнить поручение.