Хватит платить за все! Снижение издержек в компании

3.6.5. Если в результате проверки наличия виз и распределения работ по исполнителям руководитель проекта выявляет недостаточность или неточность данных, то он организует внесение соответствующих изменений в план.

4. Проведение укрупненного анализа направлений

4.1. Общая характеристика процесса.

4.1.1. Процесс состоит из следующих последовательно выполняемых процедур:

a) сбор необходимой информации;

б) проведение предварительного анализа направлений (по блокам);

в) объединение результатов анализа с расстановкой приоритетов;

г) разработка проекта уточненного перечня направлений;

д) корректировка и утверждение перечня направлений.

4.1.2. Модель процесса представлена в приложении 2 Node: А3.

4.1.3. Условием начала работ по процессу является получение руководителем группы проекта:

а) обобщенного перечня основных направлений проекта по СИ от инициатора работ;

б) плана работ от руководителя проекта.

4.1.4. Условием окончания работ по процессу является скорректированный, утвержденный и переданный инициатором проекта руководителю группы проекта перечень основных направлений проекта для его последующего анализа.

4.1.5. Действия, описываемые в рамках данного процесса, не распространяются на все процессы организации. Последовательность и правила выполнения работ, приведенные в настоящем разделе, регламентируют реализацию проектов компании по снижению издержек.

4.2. Сбор необходимой информации.

4.2.1. Сбор необходимой информации организует руководитель группы проекта после получения:

a) обобщенного перечня основных направлений проекта по СИ от инициатора работ;

b) плана работ от руководителя проекта.

4.2.2. В процессе сбора информации руководитель группы проекта выполняет следующие действия:

а) определяет информацию, которую необходимо получить для последующего анализа направления СИ;

б) составляет список документов, в которых запрашиваемая информация может содержаться (калькуляция себестоимости, баланс, бюджеты, статистика по персоналу и др.);

в) определяет должностных лиц, которые могут предоставить соответствующую информацию.

г) определяет формат предоставления запрашиваемых данных (при личной встрече в процессе опроса или по электронной почте в указанные сроки согласно плану работ);

д) формирует запрос на предоставление необходимых для анализа документов;

е) организует взаимодействие участников группы проекта с представителями подразделений, владеющих информацией (при возникновении необходимости проведения опроса);

ж) консолидирует полученную информацию в комплект документов.

4.2.3. Результатом выполнения данных работ является сформированный комплект документов для анализа.

4.2.4. Сформированный комплект документов руководитель группы проекта передает специалистам группы проекта по направлению для последующего анализа.

4.2.5. Если руководитель группы проекта не получает в указанные сроки запрошенную информацию (или информация предоставляется не в полном объеме), он выясняет причины сложившейся ситуации и информирует об этом руководителя проекта.

4.3. Проведение предварительного анализа направлений (по блокам).

4.3.1. Проведение предварительного анализа направлений (по блокам [14] ) осуществляют участники группы проекта по направлению после получения от руководителя группы проекта комплекта документов для анализа.

14

Для группы проекта по направлению «Производство» основанием для выделения блоков могут служить номенклатурные группы товаров, обособленные производственные подразделения (фабрики, цеха, отделы), производственные линии, статьи затрат на производство (оплата труда, затраты на ремонт оборудования, общехозяйственные производственные затраты) и т. п.

4.3.2. Участники группы проекта по направлению под руководством руководителя группы осуществляют проведение предварительного анализа направлений (по блокам) при помощи анализа себестоимости, а именно:

а) ранжируют статьи затрат (по степени важности, доле в общем объеме себестоимости);

б) анализируют динамику изменения статей затрат за равные периоды времени (2–3 года);

в) готовят отчеты по результатам анализа.

4.3.3. Результатом выполнения данных работ являются отчеты о результатах предварительного анализа, сформированные каждым специалистом группы проекта.

4.3.4. Отчеты о результатах предварительного анализа направлений специалисты группы проекта передают руководителю проекта через руководителя группы проекта не позднее 5 дней с момента получения комплекта документов.

4.4. Объединение результатов анализа с расстановкой приоритетов.

4.4.1. Объединение результатов анализа с расстановкой приоритетов осуществляет руководитель проекта после получения отчетов о результатах предварительного анализа направлений от руководителя группы проекта.

4.4.2. Для объединения результатов анализа с расстановкой приоритетов руководитель проекта выполняет следующие действия:

а) проверяет наличие отчетов от всех групп проекта, участвовавших в проведении предварительного анализа направлений по блокам;

б) оценивает отчеты на полноту и адекватность проведенному анализу и корректирует анализируемый материал;

в) делает сравнительный анализ однотипных данных из всех отчетов;

г) вносит изменения в список направлений проекта по снижению издержек компании, ранжируя этот перечень по степени важности решения существующих проблем;

д) Дает устное распоряжение секретарю проекта подготовить проект уточненного перечня направлений.

4.4.3. Результатом выполнения данных работ руководителем проекта являются:

а) откорректированные результаты предварительного анализа направлений;

б) ранжированный по степени важности список направлений проекта по снижению издержек компании;

в) устное распоряжение секретарю проекта подготовить проект уточненного перечня направлений.

4.4.4.Откорректированные результаты анализа и ранжированный список направлений руководитель проекта передает секретарю проекта для разработки проекта уточненного перечня направлений проекта по СИ.

4.5. Разработка проекта уточненного перечня направлений.

4.5.1. Разработку проекта уточненного перечня направлений осуществляет секретарь проекта после получения от руководителя проекта:

а) откорректированных результатов предварительного анализа направлений;

б) ранжированного списка направлений проекта по степени важности снижения издержек.

4.5.2. В процессе разработки проекта уточненного перечня направлений секретарь проекта выполняет следующие действия: