Информатизация бизнеса. Управление рисками
Шрифт:
3.3. Влияние изменений на риски ИТ
Главными источниками ИТ-рисков считаются большой объем изменений, возрастающая сложность систем, а также бреши в системах безопасности, которыми пользуются хакеры, – говорится в отчете HP за 2008 год по результатам глобального исследования, в котором приняли участие 1125 ИТ-специалистов из 20 стран. Один из четырех респондентов констатировал, что 50 % вынужденных простоев обусловлены изменениями. Это значит, что для многих ИТ-организаций жизненно необходимы предсказуемость их деятельности и управление изменениями. Добиться успеха смогут лишь те компании, которые, реагируя на перемены, быстрее
Под управлением изменениями в ИТ-области следует понимать управление и контроль объема проекта на всем протяжении жизненного цикла проекта. Управление изменениями – это не единовременная работа на этапе проектирования, а регулярная деятельность в течение всех фаз проекта, так как зачастую необходимость изменений может быть выявлена только на этапе реализации и подготовки продуктивной эксплуатации новых процессов. Всегда важен баланс возможностей компании, ее готовности к изменениям и тому количеству изменений, которое предполагает проект.
Управление изменениями позволяет рассматривать все запросы заинтересованных лиц и удовлетворять их максимально возможно, при условии своевременного выпуска качественного продукта. Как правило, в начале проекта изменения проходят достаточно безболезненно. Можно скорректировать практически все – инфраструктуру, платформу, архитектуру, набор функций, подрядчика, сроки, бюджет. К концу проекта такой свободы все меньше и меньше, стоимость внедрения изменений в проект, напротив, существенно увеличивается (рис. 8).
Рис. 8. Зависимость изменений от ЖЦ проекта
Наиболее типичные изменения в ходе реализации ИТ-проектов чаще всего связаны с уточнением либо изменением содержания проекта. Иными словами, заказчик настаивает на изменении/добавлении требований к системе, что влияет на сложность ИТ-проекта. Большое количество изменений возникает на этапе проектирования, когда разрабатываются функциональность и дизайн системы. Однако на этапе приемки возможно обнаружение новых требований к системе, не заложенных спроектированной функциональностью. Эти требования могут быть обусловлены изменениями операционной деятельности, условиями бизнеса, законодательством, внешней средой. Наиболее критичные требования, без которых функционирование системы становится нецелесообразным, вызывают определенные изменения в системе, стоимость которых может быть очень высока.
При инициации ИТ-проекта достаточно распространена ситуация, когда требования описываются «в целом» без акцента на деталях. Однако не следует думать, что данный факт свидетельствует о «лени» заказчиков или недостаточной квалификации проектной команды. Зачастую из-за сложности системы невозможно подробно и точно описать все требования к ней, не имея хотя бы прототипа. Еще одна причина изменений заключается в том, что появляются и уточняются требования заинтересованных сторон, не учтенные на ранних этапах.
Также изменения могут быть связаны с технологией работы и реализации проекта. ИТ-отрасль очень динамична и находится в постоянном развитии. Новые технологии и подходы, а также новое оборудование появляются стремительно, на порядок быстрее, чем в других более традиционных областях (например, строительстве). Таким образом, в ходе реализации ИТ-проектов часто меняются подходы
к разработке – появляются новые технологии, языки программирования, платформы или принимается решение по использованию новых технологий. Обновляются версии базового программного обеспечения, операционных систем и сред, СУБД и прочего.Также распространены изменения, связанные с составом проектной команды. В ходе реализации первых двух групп изменений проект зачастую приходит к тому, что первоначальный состав команды не совсем подходит для решения поставленных задач в изменившихся условиях. Это может быть обусловлено несоответствием навыков команды для решения поставленных задач в изменившихся условиях либо уходом спонсора/заказчика проекта и ИТ-специалистов. ИТ-специалисты достаточно востребованы другими участниками рынка, широко известны случаи переманивания участников ИТ-проектов в другие компании и даже страны.
Разные типы ИТ-проектов имеют разную степень подверженности изменениям. Так, например, проект разработки и внедрения программных продуктов «с нуля» имеет наибольшую подверженность изменениям и, в свою очередь, несет изменения в самой компании. Это и организационные изменения, необходимые для эффективного использования новой технологии, и изменения в бизнес-процессах и существующих технологиях работы. Наиболее низкий уровень изменений характерен для проектов установки и модернизации оборудования. При этом стоит отметить, что даже при осуществлении самых простых проектов в области ИТ организация часто бывает не готова к подобным изменениям, что вызывает противодействие сотрудников, незаинтересованность в использовании нового оборудования, технологий.
Говоря об управлении изменениями ИТ-проекта, прежде всего нужно обратить внимание на своевременную идентификацию и формализацию изменений в процессах и организационной структуре компании при внедрении ИТ. Формализация включает описание изменения, установление причины, анализ последствий от внедряемого изменения, план мероприятий по управлению изменениями. Для контроля изменений рекомендуется:
• создавать и поддерживать базу данных конфигураций основных компонентов ИТ-системы;
• писать запросы на изменения и заводить их в документе учета/автоматизированной системе на любые изменения;
• декомпозировать большие изменения до уровня «влияние на 1 компонент» или «выполняется одним человеком». Это позволит достаточно просто связывать задания на разработку с запросами на изменения;
• ввести сквозную классификацию изменений (например, «критическая ошибка», «ошибка», «усовершенствование», «новая возможность», «другое») и единое место хранения и учета;
• помимо менеджера ИТ-проекта и представителей заказчика, привлечь таких членов команды, как менеджер по качеству (Quality Assurance), главный аналитик (архитектор) проекта, ответственный за интеграцию.
Информирование всех заинтересованных сторон является неотъемлемой частью управления изменениями, так как позволяет в дальнейшем избежать множества рисков, связанных со взаимодействием команды проекта. Необходимо информировать руководителей и специалистов предприятий о целях и задачах проекта, о планируемых изменениях в функциональных обязанностях специалистов, в инструментах управления, в организационной структуре.
При внедрении новых информационных технологий следует обеспечить необходимый уровень знаний, навыков и компетенций персонала. Грамотная организация тренингов может повысить заинтересованность участников проекта, обеспечить их активное участие в переходе компании к новым ИТ и стандартам ведения бизнеса.