Интернет на 100%. Подробный самоучитель: от «чайника» – до профессионала

Рис. 5.16. Почтовый интерфейс Microsoft Outlook

На рисунке видно, что набор основных инструментов для работы с электронной почты в программе Microsoft Outlook во многом совпадает с инструментами, предлагаемыми в интерфейсах почтовых ящиков на почтовых серверах. Отметим, что это касается и большинства других популярных почтовых клиентов (Outlook Express, The Bat, и др.).

В левой части интерфейса (области переходов) находится перечень папок, предназначенных для хранения электронной корреспонденции. По умолчанию в программе предлагается довольно большой перечень, но при желании вы можете его изменить. Чтобы добавить новую папку, выполните команду главного меню Файл Создать Папка (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+Shift+E) – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 5.17.

Рис. 5.17. Добавление папки для писем

В данном окне в поле Имя папки нужно с клавиатуры ввести произвольное имя папки. Рекомендуется присваивать папке такое имя, чтобы оно кратко характеризовало содержимое этой папки – например, Служебная переписка, Личные письма, Срочные, и т.п.

После этого в поле Содержимое папки нужно из раскрывающегося списка выбрать значение Элементы типа Почта. Дело в том, что в программе Microsoft Outlook можно создавать папки для хранения данных разного типа (для заметок, для контактов и др.), поэтому в данном поле нужно четки указать, что создаваемая папка предназначена именно для электронной корреспонденции. После этого в расположенном ниже списке щелчком мыши укажите папку, в подчинении которой должна находиться создаваемая папка. Если вы хотите, чтобы она находилась на том же уровне, что и предлагаемые по умолчанию папки – выделите щелчком мыши верхний уровень иерархии (на рис. 5.17 он называется Личные папки).

Чтобы проверить наличие на сервере новых почтовых сообщений и получить их на компьютер, нажмите клавишу F9 или выполните команду главного меню Сервис Отправить/получить Доставить почту. Если же в инструментальной панели нажать кнопку Отправить и получить, то будет одновременно выполнена отправка всех подготовленных, но не отправленных писем и получение почты с почтового сервера.

ПРИМЕЧАНИЕ

По умолчанию подготовленные, но неотправленные письма сохраняются в папке Черновики. Но в настройках программы вы можете выбрать другую папку (большинство пользователей предпочитает использовать для этого папку Исходящие). Из этой папки и будут отправляться всем неотправленные ранее письма при нажатии кнопки Отправить и получить либо при активизации команды данного меню Сервис Отправить/получить Отправить все, а также при других способах отправки.

Чтобы написать письмо, выполните команду Файл Создать Сообщение (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+N) либо нажмите в инструментальной панели кнопку Создать. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране отобразится окно ввода почтового сообщения, изображенное на рис. 5.18.

Рис. 5.18. Создание почтового сообщения

В поле Кому вводится адрес получателя почтового сообщения, то есть адресата, которому вы отправляете письмо. Если вы хотите отправить письмо сразу нескольким адресатам, перечислите их адреса в поле Кому через запятую. Аналогичным образом можно указать адресатов в поле Копия. Не забывайте, что при большом количестве адресатов ваше письмо может быть расценено соответствующими службами как спам, со всеми вытекающими отсюда последствиями.

В поле Тема можно ввести тему почтового сообщения. Например, если вы хотите поделиться с кем-то впечатлениями об уик-энде, то можете ввести в поле Тема текст Уик-энд, если вы отправляете резюме на вакантную должность – укажите тему письма Резюме, если отправляете руководству отчет за год – тема может быть Годовой отчет, и т.д. Отметим, что поле Тема не является обязательным для заполнения, но указывать тему письма считается правилом хорошего тона.

Текст почтового сообщения вводится в большом текстовом поле, которое расположено сразу под полем Тема. В программе реализована возможность оформления текста письма – для этого над полем ввода имеется инструментальная панель, кнопки которой предназначены для применения соответствующего оформления (выделение полужирным шрифтом и курсивом, цветовое оформление, и др.) – по аналогии с тем, как это делается в текстовых редакторах WordPad и Word.

К любому электронному письму можно прикрепить одно или нескольких вложений. О том, что представляют собой вложения, мы уже говорили ранее – в разделе «Работа с электронной корреспонденцией на почтовом сервере». Чтобы прикрепить к письму файл, выполните команду главного меню Вставка Файл, затем в открывшемся окне выделите его щелчком мыши и нажмите кнопку Вставить. После этого под полем Тема появится поле Вложить, в котором отобразится имя и размер прикрепленного файла (рис. 5.19).

Рис. 5.19. Письмо с вложением

Подобным образом вы можете прикрепить к письму столько вложений, сколько необходимо.

В программе реализованы широкие функциональные возможности по оформлению создаваемых сообщений. Помимо уже упомянутой инструментальной панели, вы можете создавать новые сообщения на готовых бланках – для этого в главном окне (см. рис. 5.16) нужно выполнить команду главного меню Действия Новое сообщение с помощью Другие бланки, и в открывшемся окне выбрать подходящий бланк. Также вы можете применить к письму тему оформления – для этого в окне создания почтового сообщения выполните команду главного меню Формат Тема, затем в открывшемся окне выделите подходящую тему щелчком мыши и нажмите кнопку ОК.

В верхней части окна создания почтового сообщения, сразу под главным меню, находится панель, кнопки которой предназначены для выполнения ряда операций. Названия большинства кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши. С их помощью вы можете прикрепить к письму вложение, вызвать адресную книгу, пометить сообщение, присвоить ему статус высокой или низкой важности, и др.

С помощью команды Файл Сохранить, вызываемой в окне создания почтового сообщения, вы можете сохранить письмо в папку Исходящие (или иную папку, указанную в настройках программы). Впоследствии все письма из этой папки будут отправлены при выполнении команды главного меню Сервис Отправить/Получить Отправить все или аналогичной команды из меню кнопки Отправить и получить, находящейся в инструментальной панели главного окна программы (см. рис. 5.16). Отметим, что можно отправить все подготовленные письма и простым нажатием кнопки Отправить и получить – в этом случае одновременно с отправкой корреспонденции будет произведено получение новых писем.

Почтовые сообщения вы можете свободно перемещать из папки в папку. Если вы хотите переместить почтовое сообщение в другую папку, щелкните на нем правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выполните команду Переместить в папку. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 5.20.

Рис. 5.20. Выбор папки для перемещения письма

В данном окне нужно щелчком мыши выбрать папку, в которую вы хотите переместить письмо, и нажать кнопку ОК.

Чтобы удалить письмо из папки, выделите его в списке щелчком мыши и нажмите клавишу Delete или выполните команду контекстного меню Удалить. В результате письмо будет перемещено в папку Удаленные. Окончательное удаление писем осуществляется из папки Удаленные аналогичным образом – с той разницей, что программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаление.

ВНИМАНИЕ

Помните, что после удаления почтового сообщения из папки Удаленные его последующее восстановление будет невозможно. А вот из папки Удаленные вы можете восстановить письмо в другую папку – для этого используйте механизм перемещения писем (см. рис. 5.20).

Что касается формирования ответных и пересылаемых почтовых сообщений, то для этого в инструментальной панели главного окна программы предназначены кнопки Ответить, Ответить всем и Переслать. Порядок действий при этом будет таким же, как и при выполнении аналогичных операций на почтовом сервере (см. раздел «Работа с электронной корреспонденцией на почтовом сервере»).

Как отправить анонимное электронное письмо?

При отправке электронной корреспонденции может возникать необходимость в соблюдении анонимности. Причины для этого могут быть самые разные: желание разыграть коллег по работе либо членов семьи, анонимно сообщить руководству о каких-либо событиях, и т.п. Здесь мы расскажем о том, как это делается.