Избавь свою жизнь от хлама!

Проверяйте электронную почту, только когда у вас есть время для прочтения писем и отправки ответов

Как и в случае с обычной корреспонденцией, которую не рекомендуется вскрывать до тех пор, пока у вас не найдется время для ее обработки (об этом уже рассказывалось в главе 2), рекомендую не открывать электронную почту до тех пор, пока у вас не появится время для написания и отправки ответов. Если же вам пока некогда отвечать, а вы открыли какое-либо сообщение, во-первых, придется еще раз перечитать его, когда у вас действительно будет время, а во-вторых, если содержание сообщения не на шутку взволнует вас, оно не даст вам спокойно жить, пока вы не улучите момент для составления адекватного ответа. Я, например, устроил себе не одну бессонную ночь из-за писем, на которые не мог ответить сразу же по причине большой усталости, но которые не давали мне спать, несмотря на всю мою усталость.

Приступая к просмотру электронной почты, старайтесь полностью «разделаться» с каждым полученным сообщением с первого же раза, чтобы ни в коем случае не возвращаться к нему повторно. Если этого не делать, вас скоро поглотит поток писем! Возможное исключение из правила – сообщения, вызывающие у вас сильный всплеск эмоций. В таких случаях прежде чем ответить, желательно остыть, успокоиться и, тщательно продумав возможные варианты ответа, выбрать самый подходящий. Для этого, конечно же, потребуется какое-то время. Соблюдать осмотрительность и осторожность – лучшее, что можно посоветовать при составлении посланий близким. Не следует под горячую руку писать такое, что не отражает вашего истинного отношения к человеку и в чем вы можете горько раскаяться, едва успев щелкнуть «Отправить».

С учетом описанного выше исключения предлагаю вам три этапа, из которых должен состоять процесс обработки каждого входящего сообщения электронной почты:

прочитайте письмо;

ответьте на него;

сохраните его (или удалите).

Проверяйте электронную почту по мере необходимости

Заблокируйте автоматическую проверку. Либо полностью закройте почтовую программу, либо отключите автоматическую проверку электронной почты и выключите средства оповещения, такие как звуковые сигналы или всплывающие экраны. Если только вы не ожидаете поступления крайне важного сообщения от определенного отправителя, вряд ли есть необходимость немедленно прочитывать каждое присланное письмо и реагировать на него.

Не следует читать письма и отвечать на них в течение дня

Обычно я получаю от пятидесяти до двухсот писем в день. Некоторые из них носят исключительно информационный характер, другие требуют ответа, но лишь очень немногие нуждаются в немедленном ответе. Кроме того, я сообщаю каждому из своих знакомых, что при необходимости срочно связаться со мной следует воспользоваться мобильным телефоном. Невозможно сохранять высокую производительность труда и вместе с тем постоянно реагировать на внешние раздражители, в том числе и на электронную почту. Выберите для себя определенный интервал времени (или несколько интервалов), в течение которого каждый день вы будете проверять электронную почту и отвечать на нее. Установите таймер, и когда заданное время истечет, немедленно прекращайте заниматься почтой. Рабская зависимость от электронной почты – ведь вы опасаетесь скорее показаться невежливым (по причине затягивания с ответом), чем сорвать сроки выполнения своего текущего проекта, – в лучшем случае контрпродуктивна, а в худшем просто опасна для вас.

Я вспоминаю, как получил урок благодаря автоответчику писательницы Сьюзан Фарр. Когда я позвонил ей по какому-то вопросу, автоответчик сообщил мне, что если я звонил в такое-то время (был указан точный интервал времени в первой половине дня), то Сьюзан не ответила мне, потому что работала над очередной книгой. Этот ответ произвел на меня неизгладимое впечатление. Он очень понравился мне, и при написании этой книги я составил собственное сообщение автоответчика для электронной почты, этакий своеобразный ответ на все входящие письма. Ответ гласил: пока не будет закончена эта книга, я не буду проверять новые поступления электронной почты в промежутке с девяти часов утра до шести часов вечера. Так я застраховал себя от того, что каждый день в указанном мною промежутке времени буду отвлекаться хотя бы на обработку электронной почты. Спасибо, Сьюзан, за науку!

Прикинув, сколько времени вам может понадобиться каждый день для проверки входящих писем и написания ответов, запланируйте это время в своем рабочем графике. Лично я пришел к выводу, что мне должно хватить двух проверок электронной почты в день: первую проверку я делаю до обеда, а вторую – ближе к концу рабочего дня. Рекомендую и вам выбрать подходящий для себя график проверок электронной почты и неукоснительно придерживаться его.

Не отвечайте на электронную почту в самое продуктивное время дня

Я отношусь к числу тех, кому лучше всего работается в утренние часы. Я встаю рано и работаю с полной отдачей примерно с семи до одиннадцати. Поэтому утром я категорически отказываюсь разбираться с электронной почтой. Определите, когда вы трудитесь с наибольшей производительностью, и не отвлекайтесь в это время на проверку писем.

Я работаю с наибольшей производительностью

с _______ до ________

Этот интервал времени является для вас своего рода священной коровой. В это время вы должны исключить не только проверку электронной почты, но и свое участие в любых встречах, совещаниях, переговорах и др. (если это, конечно, возможно). Планируйте выполнение менее важных задач, в том числе работу с почтой, на время, когда ваша производительность снижается. Такой подход обеспечит наиболее рациональное использование рабочего времени. Я пришел к выводу: когда в течение дня у меня накапливается усталость, вызванная моей максимальной концентрацией на выполнении текущего проекта, обработка электронной почты позволяет несколько расслабиться после напряженной умственной деятельности и иногда даже приносит определенное удовольствие.

Папка «Входящие» только для входящих

В вашем ящике входящей почты должны находиться лишь непрочитанные сообщения. Ящик входящей почты – это не список заданий, покупок и предстоящих дел, отдельные разделы которого «болтаются» в нем неделями, так и оставшись невыполненными. В ящике входящей почты одного из моих клиентов одновременно пребывало свыше тридцати тысяч (!) писем. В моем присутствии этот клиент тщетно пытался найти последнее письмо, касавшееся конкретного проекта. Это невероятное количество входящих сообщений серьезно замедляло работу процессора, когда он начинал сортировать их. Я потратил вместе с этим клиентом несколько долгих часов, пытаясь найти и устранить все повторные и безнадежно устаревшие сообщения. В итоге нам удалось сократить число писем до каких-то жалких восьми тысяч. Впрочем, и ему, и мне была очевидна необходимость дальнейшей сортировки. А это подводит нас к следующему пункту списка.

Пусть почтовая программа сама управляет электронными письмами

Эффективное управление электронной почтой должно включать настройку и использование фильтров. Все почтовые программы электронной почты предусматривают возможность конфигурирования «правил» или «фильтров», позволяющих направлять сообщения в конкретные папки исходя из набора критериев, к числу которых могут относиться отправитель сообщения, тема сообщения и (или) его содержание. Если вы не пользуетесь внешним спам-фильтром, то можете направлять любой полученный вами спам непосредственно в «мусорную корзину», чтобы не тратить время на его просмотр и удаление вручную.

В моем компьютере есть несколько папок, предназначенных для определенных категорий электронной почты. Почтовая программа автоматически фильтрует всю входящую почту и направляет ее в одну из этих папок, основываясь на указанных критериях. Вот лишь несколько примеров.

Книга руководителя VirgoMan. Вся корреспонденция, которой я обмениваюсь со своим литературным агентом, редактором и издателем, немедленно направляется в эту папку.

Семинары под эгидой компании VirgoMan. Здесь содержится корреспонденция тех, кто желает получить дополнительную информацию о моих семинарах.

Ежемесячные счета. В эту папку идет вся соответствующая корреспонденция, в том числе получаемые мною предупреждения о необходимости срочно оплатить те или иные счета, а также все электронные счета и фактуры.

Текущие события и мероприятия. В эту папку направляются приглашения посетить те или иные события и мероприятия – либо с листов, на которые я подписался, либо присланные мне друзьями, родственниками или коллегами.

Покупки. В эту папку идут купоны и другие уведомления как от обычных магазинов, так и от интернет-магазинов, которым я отдаю предпочтение. Несмотря на то что я не очень-то часто делаю покупки (и тем более никогда ничего не покупаю, поддавшись первому порыву), всегда приятно видеть в продаже какую-нибудь интересную новинку, которую я не прочь приобрести. Впрочем, если сообщения такого рода слишком досаждают вам, отпишитесь от рассылки.