Кадровое делопроизводство. Теория и Практика. 2022. Самоучитель
Шрифт:
Ведение документов по персоналу – это неотъемлемая часть кадрового делопроизводства. В кадровое делопроизводство входят вопросы разработки и ведения документации в отношении управления персоналом, движения кадров и кадрового учёта, учёта рабочего времени, расчёта с персоналом.
Кадровый учёт завязан на формировании правовых отношений работодателя и работника в оформлении различных документов, предназначенных отражать информацию по работнику или по всей организации, создание внутренних правил регулирующих работу в компании более конкретно по сравнению с общими обязательными регламентами.
Ведение кадровых
формирование личных дел сотрудников;
расчёт и начисление заработной платы, премий и иных выплат;
составление расписания штата;
учёт рабочего времени;
оформление справок, заявлений и больничных листов;
сдачу периодической отчётности в органы налоговой инспекции, статистики и ПФР;
составление графика отпусков и контроль за их исполнением;
подготовку кадровых приказов;
ведение документации по найму новых работников;
аттестацию и оценку сотрудников;
соблюдение правила защиты личных данных работников;
ведение воинского учёта.
В зависимости от масштабов организации, каждый из пунктов может быть представлен целым отделом с несколькими работниками в каждом. А может весь список исполняться единственным работником. Часто, в маленьких фирмах, кадровым учётом занимается главный бухгалтер, так как обладает необходимыми знаниями по ведению первичной документации. От количества работников и сложности бизнес-процессов зависит объём обрабатываемых документов, так как существует два их вида: обязательные документы в организации и необязательные.
Само ведение документа – это работа с ним на протяжении всего его «жизненного цикла»: от создания (получения) документа, до его списания в архив (уничтожение по завершению срока хранения). С одними документами срок работы достаточно короткий, например приказ разрабатывается, согласовывается, утверждается, доводится до сведения, списывается в архив. А у других фаза активного взаимодействия с кадровиком достаточно интенсивна и продолжительна. К таким документам относятся, в том числе, всевозможные журналы и книги учёта, контроля и тому подобные:
Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности;
Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу сроком хранения 75 лет;
Журнал учёта листков сообщений и корешков к ним;
Книга по учёту бланков специального воинского учёта;
Книга учёта передачи бланков специального воинского учёта, военных билетов и личных карточек;
Журнал регистрации работников, выбывающих в командировку;
Журнал регистрации уведомлений;
Журнал регистрации заявлений;
Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу сроком хранения 5 лет;
Журнал регистрации записок, представлений;
Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек;
Книга учёта движения трудовых книжек;
Журнал регистрации актов;
Журнал регистрации справок;
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
Журнал проверок состояния воинского учёта и бронирования граждан, пребывающих в запасе;
Журнал регистрации направлений на медосмотр.
Количество журналов учёта и регистраций чего-либо может быть неограниченным. Не всегда на первый взгляд бюрократия в организации отвечает принципу целесообразности. Но если рассмотреть ситуацию пристальнее, становятся понятны мотивы руководства введения в документооборот какого-то журнала. Обычно это сигнализирует о некачественной формализации и отработке бизнес-процессов в компании, следствием чего и является введение дополнительной промежуточной точки контроля. Грамотное переформатирование трудовых функций позволяет устранить избыточные процедуры и повысить эффективность бизнес-процессов в целом.
В компании обязательно должны присутствовать и вестись следующие журналы:
– учёта трудовых книжек сотрудников, их перемещения;
– проверок, в котором ставятся подписи представителей государственных инспекций;
– ознакомления с правилами распорядка в организации, должностными инструкциями;
медосмотров;
– ознакомления с правилами пожаробезопасности.
Помимо ведения журналов и книг, специалист по кадровому делопроизводству должен вести документы содержащие в себе отчётную информацию и предоставлять их вовремя в соответствующие государственные органы:
СЗВ-ТД при увольнении;
СЗВ-ТД при приёме на работу;
СЗВ-ТД при приёме на работу совместителя;
СЗВ-ТД при переводе;
Сведения о страховом стаже застрахованных лиц;
Сведения о застрахованных лицах;
Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные взносы;
Карта первичного воинского учёта;
Карточка учёта организации в военкомате;
Бланк формы СЗВ-ТД;
Приказ Росстата № 457 с новыми формами кадровой отчётности;
Приказ Росстата № 462 с новыми формами кадровых отчётов.
Все обязательные кадровые отчёты распределяются по времени на годовые (СЗВ-СТАЖ, 7-травматизм), квартальные (ДСВ-3), ежемесячные – СЗВ-ТД о переводе, подаче заявления о способе учёта страхового стажа, П-4, и на отчёты, которые формируются по мере необходимости – сведения в военкоматы о трудоустройстве и увольнении военнообязанных сотрудников, уведомления в МВД от приёме (увольнении) иностранца и т.д.
Так как происходит реформирование делопроизводства как системы и её перенос на цифровые рельсы, различные требования к количеству и качеству документации постоянно корректируется. А это означает, что «держать руку на пульсе» кадровик должен непрерывно, и постоянно отслеживать все нововведения связанные со своей работой.
В самом минимальном варианте ведение документа – это его оформление в строгом соответствии с установленными требованиями, внесение в него необходимой информации в должном порядке, объёме и в надлежащие сроки.