Кадровое делопроизводство. Теория и Практика. 2022. Самоучитель

– комплектование компании руководящими кадрами, специалистами и рабочими соответствующих профилю бизнеса специальностей;

– обеспечение движения кадров, карьерного роста персонала, подготовки кадрового резерва для внутреннего рекрутмента;

– внедрение современных эффективных методов подготовки, переподготовки, повышение квалификации личного состава компании;

– кадровый учёт;

– систематическое совершенствование работы отдела кадров путём применения новейших технологий работы с документами и методик подбора персонала;

– управление трудовой дисциплиной, эффективный контроль текучести кадров;

– обеспечение социальных гарантий в сфере занятости;

– обеспечение повышения кадрового потенциала организации;

– участие в разработке и реализации стратегии управления персоналом.

И так далее и тому подобное. Писать в этот раздел можно по принципу «много – не мало», учитывая при этом реальные возможности отдела.

В разделе «Функции» следует прописывать перечень выполняемых отделом кадров работ, разбив их по категориям. Тут тоже особой фантазии не требуется, просто перечислить всё, чем занимается персонал отдела, например:

– составление годовых, квартальных планов по труду и кадрам;

– формирование (наполнение) и ведение базы данных о персонале (количественном и качественном составе);

– подбор кандидатов и ведение кадрового резерва (внешних и внутренних соискателей), отбор на вакантные должности;

– организация и проведение аттестации работников;

– подготовка, переподготовка и повышение квалификации персонала;

– осуществление и документационное обеспечение оформления приёма на работу, переводов, увольнений и других кадровых процедур;

– подготовка документов по личному составу для представления к награждениям и поощрениям;

– подготовка соответствующих документов для пенсионного страхования;

– составление и ведение графика отпусков, оформление отпусков;

– обеспечение движения, оформления и учёта трудовых книжек;

– формирование и ведение личных дел;

– мероприятия, связанные с текучестью кадров;

– ведение учёта личного состава;

– ведение табельного учёта;

– контроль за состоянием трудовой дисциплины;

– оформление пропусков.

Сюда тоже можно писать вообще все виды работ, к которым привлекает руководство отдел кадров. Это будет нелишнем в процессе определения размера справедливого вознаграждения за работу кадровиков. Если отдел строится с нуля и неопытными работниками, назначенными ответственными за работу с персоналом, то изобретать велосипед не требуется, просто берутся нормативно-методические документы, такие как:

«Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих»;

Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом;

«Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров».

В этих документах есть перечень типовых видов деятельности, которые совершенно спокойно переписываются в положение об отделе кадров без изменений. По мере формирования положения в него дописываются функции, специфические для данной компании.

Заполнив радел с функциями, можно перейти к заполнению раздела «Права и ответственность». Это раздел важен тем, что в него вносятся все возможные права кадровиков, чтобы не получилось так, что генеральному директору работники начнут жаловаться, что к ним пристают инспекторы по кадрам со своими анкетами и мешают работать. Вот именно для случаев, когда с работника необходимо получить некие сведения, этим бы не занимался глава компании, а имелось задокументированное право у ответственного лица этим заниматься в рамках должностных полномочий. Поэтому в раздел о правах отдела кадров можно смело писать что-то, на подобие:

– осуществлять все виды работ с персональными данными работников, необходимые для реализации трудовых отношений с ними;

– запрашивать у руководителей структурных подразделений необходимые сведения о работниках;

– требовать в установленных случаях предоставления соответствующих документов (объяснительных или докладных записок, копий свидетельства о браке и т. п.);

– вносить на рассмотрение предложения по кадровым вопросам;

– рассматривать в рамках должностных полномочий вопрос о пригодности соискателя для занятия конкретной вакансии;

– выдавать указания структурным подразделениям по вопросам, относящимся к деятельности отдела кадров.

И многое прочее, что может делать работодатель в рамках трудового законодательства.

Вопросы же ответственности сотрудников кадровой службы, необходимо прорабатывать наиболее тщательно. И это в интересах самих сотрудников, во избежание наказания невиновных или непричастных. Каждый пункт должен быть описан развёрнуто, с чётким указанием должностей, рабочих функций, иметь ссылки на юридическое обоснование.

Раздел «Руководство» важен сам по себе. В нем требуется чётко указать наименование должности, права, обязанности, личную ответственность того, кто будет выполнять управление отделом кадров. Так как руководитель отдела кадров является должностным лицом, то стоит подробно прописать разграничение его ответственности и ответственности юридического лица. Без этого очень велика вероятность, что в любой невыгодной ситуации, владелец бизнеса виновным будет выставлять именно руководителя, как должностного лица, и всё ради снижения размеров штрафных санкций.

Собственно говоря, в этом разделе должна содержаться подробная должностная инструкция начальника отдела. По сути, и должностные инструкции, и положение о структурном подразделении – это необязательные нормативные акты, которые могут быть утверждены по желанию работодателя, поэтому, если есть утверждённые должностные инструкции, то в положение дублировать их не обязательно, и наоборот. Но, если должностные обязанности начальника отдела прописать и там, и там, хуже не будет.

Что касается раздела «служебных связей» или «Взаимоотношений», то здесь прописывается «логистика» – кто с кем и как взаимодействует, откуда что приходит, и что куда уходит в организационном документообороте. Чем подробнее расписаны все связи, тем организованнее работа. Отдел кадров может обращаться в бухгалтерию, в юридический отдел, отдел по охране труда и так далее. А эти отделы так же обращаются в отдел кадров.