Как организовать исследовательский проект

При организации серии семинаров очень важно выбрать надлежащее время проведения . Как известно, времени, удобного для всех желающих, в принципе не бывает, и следует найти какой-то компромисс, который приемлем для основных участников. Но крайне важно, чтобы для периодического семинара были отведены постоянный день, фиксированное время и определенная территория. Любые подвижки в данном отношении весьма нежелательны, ибо участники семинара должны привыкнуть к времени и месту. Например, научный руководитель ГУ–ВШЭ профессор Е.Г. Ясин в течение нескольких лет проводил свои семинары в университете в последнюю среду каждого месяца в одно и то же время, в той же самой аудитории. На наш взгляд, это пример эффективной организационной политики.

Предел мечтаний организатора семинара – иметь его полную программу с указанием докладчиков, тем и дат выступлений на год вперед, или хотя бы на ближайшие полгода (как это делалось в течение ряда лет, на зависть окружающим, на факультете социологии и политических наук Европейского университета в Санкт-Петербурге). Продемонстрировать такой уровень организации, конечно, тяжело. Большинство из нас планирует более гибко, и большой беды в этом нет. Но вот чего не следует делать категорически, так это менять уже объявленные даты. Наиболее эффективное средство загробить дело – это хронические переносы семинара. Закрепим это положение в специальном правиле.

Правило 72. Времени, удобного для всех участников обсуждения, не бывает. Но, назначив время, нельзя его переносить.

Далее возникает вопрос о планировании продолжительности самого семинара. Здесь тоже есть несколько простых наблюдений. Начнем с того, что чистое время любого обсуждения (насколько бы интересной ни казалась его тема), на наш взгляд, не должно превышать двух обычных (неакадемических) часов. После этого внимание аудитории неумолимо рассеивается, и надо завершать разговоры, даже если какие-то важные вопросы обсудить не удалось, – смысла в таком обсуждении будет уже не много. Если речь идет о большом семинаре или конференции, то следует прерывать сессии через каждые полтора-два часа, а после перерыва начинать новую тему или серьезным образом менять формат обсуждения, если мы не хотим, чтобы окружающие заснули.

С передышками не стоит переусердствовать. Так, на наш взгляд, устраивать «пятиминутные» перерывы в рамках одного недлинного семинара не целесообразно и, более того, вредно. У перерывов, перекуров и кофе-брейков есть своя собственная динамика, независимая от воли организаторов. И, несмотря на убедительные призывы ведущих, вновь собрать участников в аудитории удастся только через 15-20 минут, когда перерыв «выдохнется» естественным образом. В итоге из-за такого перерыва мы затягиваем время, выпадаем из ритма обсуждения и, вдобавок, рискуем потерять до трети участников, которые, воспользовавшись удобным моментом, тихо ускользнут и отправятся по своим делам. Лучше уж сделать все обсуждение более компактным, но не прерывать его и не расслаблять этим аудиторию.

Мы уже говорили о том, что при планировании времени следует воздержаться от чрезмерной перегрузки программы и не заявлять такое число выступлений, которое поглотит все планируемое время. Даже при нечеловеческой дисциплинированности всех выступающих и неподдельной суровости ведущего времени все равно уходит чуть больше, чем запланировано. А предельной дисциплинированностью в этом отношении отличаются немногие. Поэтому нужно оставлять значительные резервы времени, чтобы не пришлось под конец нервничать и торопиться, а затем извиняться перед аудиторией за то, что не осталось времени на вопросы и комментарии или, того хуже, не успели послушать кого-то из ранее заявленных выступающих.

Планируя время, следует помнить, что по российским привычкам семинар практически всегда начинается с опозданием на десять–пятнадцать минут. Бороться с этим бессмысленно, можно только постараться не допустить более серьезных задержек.

Осталось сказать, что успех семинара зависит не только от основной программы, но и от возможностей кулуарного общения. Это неформальное общение должно всячески стимулироваться. На продолжительных мероприятиях для этого устраиваются кофе-брейки. Когда же речь идет об обычном двухчасовом семинаре, особенно если он устраивается в вечернее время (а чаще всего это действительно так), важно создать такие возможности по его завершении. И в этих условиях возможность выпить чашечку чая или кофе, съесть нехитрый бутерброд или печенье играют важную роль. Речь не идет о выставлении каких-то «разносолов», хотя если есть возможность (и ресурсы) сделать приятное людям, не надо себя сдерживать. В любом случае, это проявление нормального гуманизма, особенно если учитывать то, что многие приезжают на семинар вечером после работы или утром, не успев позавтракать, и элементарно голодны. Для них это возможность задержаться, перевести дух и пообщаться с коллегами. Помимо этого, больше участников останутся до конца, что тоже немаловажно для организаторов семинара. В итоге получаем следующее правило:

Правило 73. Нужно всячески создавать условия для неформального общения участников семинара.

Как контролировать порядок обсуждения

Построенный нами сценарий может быть сколь угодно хорош. Но цена его невелика, если мы не в состоянии контролировать время и порядок обсуждения. Здесь необходимо определить регламент отдельных докладов и выступлений, а также организовать контроль над его соблюдением. В первую очередь это почетная обязанность ведущего, которая требует психологической концентрации и политической воли. И хорошо еще, если организатор сам выступает в роли такого ведущего. Если же председательствует приглашенный человек, то он должен быть четко проинструктирован организатором о необходимости «держать поводья натянутыми».

Ловушка подстерегает организаторов в самом начале обсуждения, когда кажется, что времени впереди много. Между тем, именно здесь, когда задается первоначальный ритм обсуждения, расслабляться опасно. Посему предлагаемые правила игры, касающиеся регламента, следует заявить перед началом выступлений и, что самое трудное, пытаться им следовать с первых минут. Если же позволить нарушить регламент одному из выступающих, то мы сразу же попадаем в ловушку, становясь заложниками принципа справедливости: нельзя жестко ограничивать одного, если мы только что дали послабление другому. Люди болезненно реагируют на подобную дискриминацию, и аудитория несомненно встанет на сторону «обиженного», а весь наш регламент (вместе со сценарием) полетит под откос.

Итак, ведущий обязан тщательно следить за временем и призывать выступающих к порядку. Конечно, не нужно перебарщивать – стоять над человеком с секундомером и добиваться стопроцентного соблюдения регламента, прерывая его (ее) посреди слова или отключая микрофон (как это делали в первой горбачевской Думе). Мелкие компромиссы неизбежны. Но пускать дело на самотек опасно. И каждая дополнительная минута, предоставленная докладчику на завершение мысли, должна подаваться не иначе как знак особого к нему внимания. При этом следует изначально создавать атмосферу, в которой каждый, кто выходит на трибуну, ясно понимает, что обречен, – продолжать говорить, сколько вздумается, не удастся ни при каких обстоятельствах.

Как же побудить докладчика (уважаемого человека и известного специалиста) свернуть свое затянувшееся выступление, не нанеся ему при этом смертельной обиды? Дело это не простое и к тому же деликатное. Во-первых, твердость должна сочетаться с исключительной вежливостью. Во-вторых, проявлять настойчивость следует в формах, которые не мешают самому выступлению, не сбивают докладчика с мысли, не дают ему «потерять лицо» и, вдобавок, не отвлекают аудиторию. Лучше всего отказаться от громогласных объявлений по всему залу: «Пошла последняя минута выступления!», а тихо подсунуть выступающему записочку, причем, непременно убедиться в том, что ее нехитрое содержание прочитано. Записок может быть две. Первая предупреждает о том, что время приближается в концу. Так, при коротких выступлениях мы сообщаем, что осталась одна минута, при стандартных докладах на конференции (15-20 мин.) – две минуты, при более длинных докладах – пять минут. Вторая записка (более надрывного содержания) сообщает, что, к великому прискорбию собравшихся, время выступления окончательно истекло.

Если после этого докладчик продолжает говорить, мы попадаем в пикантную ситуацию. Грубо прерывать «нарушителя конвенции» не принято, но и бездействовать тоже нельзя. В ход идут способы мягкого давления. Так, председатель начинает неотрывно смотреть на выступающего. Затем можно встать, не говоря ни слова, всем своим видом выражая немой укор и создавая у докладчика нарастающее ощущение дискомфорта. Если эта более активная «интеллигентская» мера не приводит к результату, приходится (вежливо!) прерывать выступление (аккуратно уловив окончание смыслового фрагмента) и настоятельно просить «сделать очень короткое заключение по сказанному». Если же и в этом случае докладчик не отреагирует на наши призывы, значит, мы пригласили не того человека и следует сделать оргвыводы на будущее.