Как поддерживать дела в порядке. Принципы полноценной жизни без стресса

Но я утверждаю, что научиться добиваться поставленных целей действительно можно. До сих пор широко распространено мнение, что одни люди от природы более продуктивны, а другие изначально не обладают этой способностью. Подобное предвзятое мнение было характерно для менеджеров по продажам, но лишь до того дня, когда некто понял, что процесс продаж можно регламентировать, разложив его на специфический набор процедур, которые можно изучить и воспроизводить.

Похожие случаи часто происходят в области творчества и инноваций. Раньше считалось, что человек от рождения наделен или же обделен талантом к открытиям и творчеству. А это не так. Если строго следовать своеобразному регламенту, то на выходе любой человек получит ворох творческих и инновационных идей и решений.

Аналогично существует специфический процесс по приведению в порядок своих дел. Его регламентом как раз и является система GTD. Этот процесс можно изучить, а затем беспрепятственно передавать и внедрять опыт его использования любым человеком любой культуры.

Нам всем присуще нечто фундаментальное и интуитивное

Должен сказать, что в системе GTD по ходу ее разъяснения появляются трудноуловимые моменты, уходящие своими корнями в психологию, эстетику и духовность. Поэтому я сомневался, что мне удастся объяснить этот процесс простыми словами. Как правило, мы стремимся взаимодействовать с окружающим миром непредвзято, но при этом нелинейно, без подключения формальной логики и принципов индуктивного подхода. (Конечно, мы способны к такого рода мышлению и анализу, но обычно проявления окружающей реальности не вписываются в рамки рациональных категорий.)

Нам кажется, что в нашей душе существует что-то глубинное, какой-то сигнал, импульс, который вдохновляет и ведет нас. При этом большинству людей этот сигнал далеко не всегда предлагает здравый и предметный план действий. Оценивая прожитую жизнь, вы действительно обнаружите в ней присутствие некоей предопределенности, которая между тем не представлялась вам очевидной, а потому вы даже не пытались ею руководствоваться.

Огромное количество дел, которыми вы занимались, были не запланированы и неожиданны. Однако вы быстро делали необходимые выводы и действовали сообразно им. Другими словами, вы всегда занимались выработкой своего конкретного отношения к этим событиям. Так или иначе, ваш собственный внутренний концептуальный проект и то, с чем вы сталкивались в окружающем мире, всегда были взаимосвязаны.

Известно, что самым продуктивным способом действий является их непрерывное чередование: сначала поиск вариантов усовершенствования своего обычного образа жизни, затем выбор инструментов и методик анализа и реализации этих новых представлений. Система GTD одинаково эффективна как для систематизации информации, поступившей из внешних источников, так и для того, чтобы выявлять и распознавать внутренние тенденции и импульсы. При этом для запуска этих механизмов не нужно специально готовиться или предварительно о чем-то особо размышлять. Мы всю жизнь воспринимаем, оцениваем, сортируем, планируем и исполняем… Базовая формула GTD делает весь этот процесс более осознанным и позволяет динамично и продуктивно воплощать свои представления в жизнь.

Система, помогающая обнаружить то, что уже у вас есть

Мы всегда загружены массой дел. Нам катастрофически не хватает времени даже на то, чтобы выделить самое важное из них. Поможет ли система GTD не стать заложником «рутины» и хаоса? Это элементарно, говорю я.

Рассматривая накопившиеся дела, вы просто уточняете для себя, что является наиболее важным в данный момент. Единственное условие – вы должны быть полны творческой энергии, воодушевлены и обладать должным уровнем интеллекта, чтобы распознавать ситуацию на глубоком уровне и устранять препятствия, мешающие полному самовыражению. Кроме того, вам потребуются инструменты, которые помогут понимать, формулировать, формировать и выражать свои способности и возможности в этом мире максимально полно. Система GTD хороша тем, что никому не навязывает свои цели. Она лишь предоставляет возможность вернуть самым простым и эффективным способом контроль над ситуацией.

У системы GTD есть свой стиль…

Система GTD обладает определенным уровнем сложности, что немаловажно в той или иной конкретной ситуации, в которой вы получаете, по сути, дорожную карту, открывающую перспективы. Прошу вас помнить, что GTD – это не столько система, сколько системный подход.

Любая система обладает ограниченным жизненным циклом. Ведь форма всегда определяется содержанием, то есть представление о желаемых результатах будет непрерывно меняться в качественном и количественном отношении. Поэтому системы, обеспечивающие их достижение, должны соответственно разрушаться и выстраиваться заново. Подход, при условии, что он верен, будет постоянно адаптироваться и видоизменяться в соответствии с текущим моментом. Модель GTD как раз и обеспечивает возможность одинакового подхода ко всему, с чем вы можете столкнуться в жизни. Для нее все одновременно важно, но в то же время несущественно. Как у вас с выполнением своего предназначения? Отлично. Вам нужно покормить кошку? Замечательно. Если эти вопросы актуальны для вас, значит, именно здесь надо искать ваш золотой песок, который обязательно будет извлечен и тщательно отмыт. Если эти вопросы не тревожат ваше сердце, не тратьте впустую энергию, размышляя о них.

Я бы сказал, что система GTD деликатна. Она часто применяется в очень щекотливых ситуациях. Трудноразрешимые вопросы, запутанные проблемы, вызывающие самые болезненные эмоции, лишают нас покоя и сна, оккупируют все внимание. В таких случаях система GTD превращается в подобие якоря, который позволяет критически оценивать проблемы и «заземлять» тревожащие мысли для более точного понимания сути проблем. Если, например, вы достаточно смелы, чтобы собрать в папке или лотке для входящей информации материалы по проблеме «Папа и хоспис», значит, вы уже достаточно зрелы, чтобы ставить перед собой настолько сложные цели, и достаточно решительны, чтобы разработать план действий, который в итоге приведет вас к их достижению.

Так что же в действительности представляет собой система GTD?

Специально для тех, кто еще незнаком с системой GTD, я хотел бы вкратце повторить некоторые ее ключевые принципы.

Прежде всего GTD – это тонко подстраиваемая система, основанная на здравом смысле и логике. С ее помощью, имея полный, упорядоченный список регулярно отслеживаемых и контролируемых дел, вы сможете сосредоточиться на своем внешнем и внутреннем мире под оптимальным углом зрения, что поможет сделать правильный выбор в данный момент. Система GTD представляет собой легкий, поэтапный и эффективный метод достижения высокой продуктивности без стресса. Среди ее основных возможностей:

 фиксация всей информации, которая вызывает ваш интерес;

 постановка целей и разработка планов мероприятий по всем значимым для вас вопросам;

 ранжирование напоминаний и важной информации по соответствующим категориям, которые отвечают вашим приоритетам и потребностям;

 систематический контроль состояния дел по шести горизонтам стоящих перед вами задач (предназначение, видение, цели, зоны фокусирования, проекты и планы мероприятий).

Планомерное следование методикам системы GTD вселяет в человека уверенность в своих силах, позволяет снизить перегрузки и высвободить мощный поток творческой энергии. С ее помощью можно избавиться от всевозможных ограничений и научиться гибко управлять любыми деталями и нюансами своей жизни Система позволяет строго придерживаться основных принципов продуктивности, при этом обеспечивая вас огромной свободой в выборе способов. Единственный правильный путь, согласно концепции GTD, – привести свои дела в порядок и добиться поставленных целей, затратив на это минимум внимания и энергии. Опыт наставничества тысяч людей, в ходе которого нами отрабатывались наиболее передовые технологии организации труда, помог мне отшлифовать систему GTD.

Три модели системы GTD

Система GTD по сути представляет собой простую компиляцию трех моделей. По большей части я их обнаружил и проверил в процессе ежедневного общения с людьми, нуждавшимися в уточнении своих жизненных ситуаций и выборе направления дальнейших действий.

Выношу на ваш суд краткое описание этих трех моделей. Чуть позже в этой книге я подробно разъясню, как они работают и как работать с ними.

Управление рабочим процессом

Модель управления рабочим процессом состоит из пяти этапов [2] :

 сбор/выявление;

 сортировка;

 упорядочение;

 обзор состояния дел;

 исполнение.

В сущности это методика, разработанная как самый эффективный способ сбора/выявления, анализа, упорядочения и управления списками «рутины». То есть того, что мы должны систематизировать и победить. Эта методика подразумевает тщательное фиксирование всего необработанного входящего материала, принятие соответствующих решений по каждой позиции, упорядочение полученных результатов по категориям, оценку всей системы в целом и отдельных ее частей, а также выбор правильного варианта действий. Этот компонент, отражающий «горизонтальную» часть методов самоорганизации, в наибольшей степени связан с системой GTD. Он является наиболее простым прикладным средством, способным немедленно повысить продуктивность.

2

Более детальная схема представлена в Приложении IV.