Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Естественно, чтобы быть окончательно уверенным в правильности своего выбора времени и характера дальнейших действий, вам следует взвесить множество факторов. «Определение приоритетов» в общепринятом смысле, то есть сосредоточение внимания на долгосрочных целях и идеалах, хоть и является важной задачей, не позволяет воплотить в жизнь подавляющее большинство повседневных решений и замыслов. Завоевание контроля над всеми уровнями рабочего процесса позволит вам гораздо более обстоятельно подходить к выполнению задач и испытывать при этом моральное удовлетворение.

Вторая часть этой книги содержит конкретные рекомендации, касающиеся применения трех описанных моделей при выборе дальнейших действий, и рассказывает о применении наиболее эффективных методов сбора, обработки, планирования, организации и упорядочения задач для достижения успеха.

Глава 3. Творческий подход к реализации проектов: пять этапов планирования

Когда делаешь мелкие дела, следует думать о крупных, чтобы все мелкие продвигались в нужном направлении.

Элвин Тоффлер

Основными составляющими внутренней уверенности и контроля над ситуацией являются: (1) четко сформулированные результаты (проекты) и первоочередные действия, необходимые для того, чтобы продвинуться к их осуществлению, а также (2) напоминания, объединенные в надежную систему, к которой вы регулярно обращаетесь. Я называю это концентрацией внимания в горизонтальной плоскости. Хотя, на первый взгляд, процесс может показаться весьма простым, его реальное применение позволяет достичь глубоких результатов.

Улучшение «вертикальной» концентрации внимания

Практически всегда главное, в чем вы будете нуждаться, — горизонтальная концентрация внимания. Впрочем, иногда вам может понадобиться больше рвения и сосредоточенности, чтобы получить контроль над проектом, принять верное решение или запланировать дальнейшие шаги. Именно в таких ситуациях в игру вступает вертикальная концентрация внимания. Умение продуктивно мыслить в «вертикальной» плоскости и внедрять результаты этого процесса в индивидуальную систему — это второй мощный инструмент интеллектуального труда.

Задача в том, чтобы выбросить проекты и обстоятельства из головы, но при этом не оставить без внимания ни одной мысли, которая может оказаться полезной.

Данный тип мышления не должен быть формализованным. Большая часть рассуждений носит неформальный характер: я называю его «планированием на обратной стороне конверта» — вы записываете идеи на обороте конверта, обсуждая с коллегой в кафе план и график торговой презентации. На основе собственного опыта могу сказать, что это — самый продуктивный тип планирования, которым вы можете заниматься, если говорить о соотношении результатов и затрат энергии с вашей стороны. Да, время от времени приходится разрабатывать более формальную структуру или план, чтобы уточнить этапы работы, последовательность действий или приоритеты. Более детальные планы понадобятся вам и для того, чтобы совладать со сложными ситуациями: например, когда нужно создавать команды, отвечающие за внедрение отдельных этапов проекта, или готовить варианты бизнес-планов, чтобы убедить инвестора в своей компетентности. Но обычно вы в состоянии весьма продуктивно работать, имея под рукой только конверт и карандаш.

Потребность в формализованных моделях не является самой серьезной проблемой в деловой сфере; обычно у тех, кому нужны модели, они уже есть или, в крайнем случае, они могут их освоить в процессе получения образования или профессиональной подготовки. Вместо этого я обнаружил, что самый серьезный пробел — это отсутствие модели, ориентированной на проект, которая бы подходила «всем остальным». Нам нужны методы, позволяющие обосновать и подкрепить наши рассуждения независимо от того, насколько неформален их характер. Сеансы формального планирования и мощные инструменты планирования (такие как компьютерные программы реализации проектов), несомненно, могут оказаться полезными, но слишком часто участникам деловой встречи нужно встречаться еще раз — проводить так называемую «планерку на обороте конверта», — чтобы действительно выполнить и взять под контроль весь объем работы. К тому же участники более формальных и структурированных встреч склонны упускать из виду как минимум один критический вопрос: для чего осуществляется проект. Деловые встречи не оставляют времени для мозгового штурма, т. е. для разработки массы идей, о которых никто даже не задумывался, позволяющих сделать проект интереснее или прибыльнее. И наконец, мало подобных встреч продуцируют такой уровень решительности, который нужен для четкого определения дальнейших действий и распределения ответственности за различные аспекты внедрения проекта.

Продуктивный способ анализа проектов, ситуаций и тем, который позволяет получить максимальную отдачу при минимальных затратах времени и сил, все-таки существует. Причем это естественный образ мышления и планирования, хотя мы и не всегда придерживаемся данного способа, когда сознательно пытаемся завоевать контроль над проектом. Как показывает мой опыт, когда люди строят планы преимущественно в естественной и неформальной обстановке, они избавляются от внутреннего напряжения и достигают лучших результатов.

Модель естественного планирования

Самый опытный планировщик в мире — это ваш мозг.

Вы уже знакомы с самым лучшим и продуктивным планировщиком в мире: это — ваш мозг. Вы сами в действительности являетесь планирующей машиной. Вы планируете свои действия, когда одеваетесь, обедаете, идете в магазин или просто разговариваете. Хотя процесс может показаться несколько спонтанным, прежде чем ваш мозг даст сигнал к физическому совершению действия, он должен выполнить достаточно сложную последовательность шагов. Ваше сознание проходит пять стадий при выполнении практически любого задания:

1. Определение цели и принципов.

2. Формирование картины конечного результата.

3. Мозговой штурм.

4. Организация.

5. Определение следующих действий.

Простой пример: планирование ужина в ресторане

Что послужило поводом вашего последнего ужина в ресторане? Это мог быть любой набор стимулов — желание утолить голод, пообщаться с друзьями, отпраздновать торжественное событие, подписать деловое соглашение или завязать роман. Как только любой из этих поводов превратился в реальное побуждение, которое вы хотели развить, вы начали строить планы. Ваше намерение превратилось в цель и автоматически запустило процесс внутреннего планирования. Ваши принципы определили границы вашего плана. Вы, вероятно, не задумывались над принципами ужина в ресторане, но вы планировали выход в рамках этих принципов: у вас есть требования к пище и обслуживанию, цене, удобству, и комфорту — и все они могли сыграть свою роль. В любом случае, цель и принципы стали движущей силой и определили границы ваших планов.

Как только вы решили выполнить поставленную задачу, какие конструктивные идеи посетили вас, прежде всего? Вероятно, не «пункт плана II.A.3b». Вашей первой мыслью, вероятно, было что-то вроде «поесть чего-нибудь из итальянской кухни у Джованни» или «посидеть на террасе в придорожном кафе». Вы, вероятно, также представили себе какую-нибудь радужную картину собственных ощущений или предстоящего вечера в целом — возможно, людей, которые придут на ужин, его атмосферу и/или исход. Это было формирование картины конечного результата. В то время как ваша цель отвечала на вопрос почему вы идете ужинать, сформированная вами картина являлась ответом на вопрос что: отражала физическую обстановку, звуки и ощущения, которые наилучшим образом соответствовали достижению цели.

Как только вы определили свое видение результата, какие процессы начались в вашем сознании? О чем вы начали думать? «Когда нужно идти в ресторан?», «Он сегодня работает?», «Много ли будет посетителей?», «Какая сегодня погода?», «Имеет ли смысл переодеваться?», «Есть ли в баке бензин?», «Что заказать на ужин?» Это — мозговой штурм. Перечисленные вопросы являются частью естественного творческого процесса, который начинается, как только вы задаетесь определенной, еще не достигнутой, целью. Ваш мозг заметил разрыв между вашими ожиданиями и текущим положением вещей, и начал устранять этот «когнитивный диссонанс», пытаясь заполнить пробелы. Началась фаза процесса естественного планирования, которую характеризует вопрос «как». Но ваше сознание начало размышлять несколько хаотично и спонтанно, формируя множество разных аспектов выхода на ужин. Вам, вероятнее всего, не понадобилось физически записывать их все на листе бумаги, но вы воспроизвели этот процесс в уме. [2]

2

Впрочем, если вы собрались организовать торжество в честь недавнего триумфа своего лучшего друга, для записи всевозможных трудностей и деталей, которые могли заполонить ваше сознание, вам бы понадобилась хотя бы оборотная сторона конверта.