Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Возможно, одновременный сбор воедино всего, что вас не устраивает, покажется утомительным занятием. Возможно, он даже будет выглядеть противоречиво: ведь большая часть проблем никогда не обладала и не обладает особой важностью; поэтому они и окружают вас столь беспорядочно. Допустим, проблема не была срочной, когда возникла, и, вероятно, еще не случилось ничего страшного из-за того, что она до сих пор не решена. Возможно, у вас в бумажнике лежит визитная карточка, с владельцем которой вы хотели бы когда-нибудь связаться. А может быть, это маленький приборчик, которому не хватает запчасти, лежащий в нижнем ящике стола. Или принтер в офисе, для которого вы никак не можете подобрать лучшего места. Дела такого типа гложут вас, но вы еще даже не решили: предпринимать что-то по этому поводу или совсем выбросить их из списка незамкнутых циклов. Но поскольку вы считаете, что среди этих проблем может быть что-то важное, «рутина» управляет вами и отбирает больше умственной энергии, чем заслуживает. Учтите: можно прекрасно себя чувствовать, не делая чего-то, но только в том случае, если вы знаете, чего не делаете.

Что ж, начнем. Берите свою корзину «Входящие», стопку писчей бумаги в полдюйма толщиной и…

… Поехали!

Физический сбор материала

Приучите себя замечать и собирать все, что, на ваш взгляд, находится не на своем месте.

Первое, что надо сделать — оглядеться вокруг в поисках чего-либо, что лежит не там, где должно лежать всегда, и положить в корзину «Входящие». Вы будете собирать незавершенные задачи и предстоящие дела. Все они попадают в папку «Входящие», чтобы ими можно было заняться впоследствии.

Что должно остаться там, где лежит

Лучший способ принять верное решение о том, стоит ли определять что-то в корзину «Входящие», — четко уяснить, чего не стоит туда класть. Перечислю четыре категории вещей, которые могут остаться без изменений там, где находятся на данный момент, и не требуют от вас никаких действий.

• Ресурсы.

• Справочные материалы.

• Предметы обстановки.

• Оборудование.

Ресурсы — это все материалы, которые вы должны держать у себя, поскольку регулярно их используете. Канцтовары, визитки, марки, скобки, самоклеющиеся листки, широкоформатные блокноты, скрепки для бумаги, баллоны для шариковых ручек, батарейки, формы документов, которые вы регулярно заполняете, ластики — все это относится к данной категории. Многие также держат на работе ящики с «личными ресурсами», где хранятся зубные нити, влажные салфетки, мятные конфеты и т. д.

Справочные материалы — это любая нужная информация, которую вы храните у себя: например, инструкции для пользования компьютерными программами, меню местного кафе с доставкой на дом или расписание футбольных игр вашего сына. К этой же категории относятся телефоны, адреса, любой материал, касающийся проектов, тем, предметов, и источники данных, такие как словари, энциклопедии, альманахи.

Предметы обстановки. К данной категории относятся семейные фотографии, картины, а также забавные и ободряющие надписи, прикрепленные к вашей доске объявлений. Еще вы можете держать у себя значки, памятные сувениры и/или растения.

Оборудование. Как нетрудно догадаться, речь идет о телефонах, компьютерах, факсах, принтерах, мусорных корзинах, мебели и видеоаппаратуре.

Несомненно, есть масса вещей, относящихся к четырем перечисленным категориям, в основном это все ваши рабочие инструменты и аппаратура, которые не требуют совершения никаких активных действий. Все остальное — «исходные материалы». Но многие вещи, которые вы изначально могли бы отнести к ресурсам, справочным материалам, предметам обстановки или оборудованию, также могут требовать выполнения активных действий, поскольку находятся не там, где должны быть.

Например, большинство людей держит в столе, на столе или на доске объявлений массу ссылочных материалов, которые либо устарели, либо требуют реорганизации. Их тоже нужно поместить в папку «входных материалов». Также в беспорядке пребывает ваш ящик для расходных материалов, полный бесполезных или не рассортированных вещей — он тоже представляет незавершенную проблему. А фотографии ваших детей не устарели? А картины на стене вам не надоели? А все ли сувениры есть смысл хранить? А мебель вас полностью устраивает? А компьютер установлен так, как вам хотелось бы? А растения в офисе не зачахли? Иными словами, ресурсы, ссылочные материалы, предметы обстановки и оборудование, возможно, также понадобится поместить в корзину «Входящие», если они находятся не на своем месте или требуют реорганизации.

Проблемы сбора информации

На этапе сбора материала вы можете столкнуться с одной или несколькими из следующих проблем.

• У вас накопилось гораздо больше материала, чем может поместиться в одну корзину.

• Вы можете сразу перескочить на этап чистки и упорядочения материала.

• Определенная часть рутинных проблем уже собрана и упорядочена.

• Возможно, есть какие-то важные проблемы, которые не следует откладывать на потом.

Что делать, если предмет слишком велик для корзины? Если вы не можете физически уложить предмет в корзину, напишите записку на листке бумаги размером с конверт, который будет представлять данную проблему. Например, если перед дверью вашего офиса висит плакат или другое произведение искусства, просто напишите «картина за дверью» на маленьком листке бумаги и бросьте его в корзину «Входящие».

Не забудьте поставить на листке дату. Это даст вам сразу несколько преимуществ. Если в вашей организационной системе будут храниться листки бумаги, посвященные другим проблемам, вы будете знать, когда написана записка. Вообще датировать заметки — очень полезная привычка: имеет смысл датировать указания для вашего помощника на самоклеющихся листках, переписанные в блокнот голосовые сообщения и заметки, сделанные во время телефонного разговора с клиентом. Три процента вашего времени, которые уйдут на расстановку дат, принесут небывалую отдачу, и вы поймете, что эту привычку имеет смысл развивать.

Что, если стопка материалов слишком велика для корзины? Если вы такой же человек, как и 98 % моих клиентов, то в результате первичного накопления информации соберете гораздо больше материалов, чем можно уместить в корзине «Входящие». Если именно так и происходит, просто складывайте материалы вокруг корзины, а, возможно, и на полу, под ней. Полностью избавиться от этих стопок вам удастся лишь по мере обработки и упорядочения материала. Ну а пока что убедитесь, что стопки «исходных материалов» визуально отличаются от всего остального.

Моментальное избавление от мусора. Если очевидно, что место какого-то предмета — в мусорном баке, сразу выбросьте его. Для некоторых из моих клиентов первоочередное избавление от мусора заключалось именно в чистке ящиков рабочего стола!

Если вы не знаете, что представляет собой предмет, и стоит ли оставить его у себя, не стесняясь, кладите его в корзину «Входящие». Можно будет принять решение позже, на этапе обработки корзины. Чего не надо делать, так это позволять себе погрязнуть в проблемах, пытаясь принять решение о том и о сем. Все равно придется заняться этим позже, если материал уже помечен как «исходный», а решения легче принимать в режиме обработки информации. Основная цель сбора информации — как можно быстрее уложить весь материал в корзину, чтобы надлежащим образом «окопаться и наметить линию фронта».

Остерегайтесь вируса чистки и упорядочения. Многие люди заражаются вирусом чистки и упорядочения, занимаясь сбором различной информации в офисе и дома. Если это случилось с вами, то это нормально, при условии, что вы располагаете запасом времени, необходимым для того, чтобы осуществить всю процедуру (например, у вас впереди — целая неделя). Иначе вам придется разбивать процесс на части и осуществлять их как отдельные проекты или действия, о которых в вашей системе будут храниться напоминания примерно следующего содержания: «Расчистить шкаф с четырьмя ящиками» или «Убрать в подсобке».