Как управлять дебиторской задолженностью

3.1.2.2. Работа по уменьшению задолженности при подготовке к выдаче денежных или товарных кредитов в сегменте B2B

При работе с заемщиками, выпадающими из сегмента «микро…», проверочные и подготовительные процедуры становятся не только возможными, но и необходимыми.

При организации такой работы главный принцип – «подозревай всех» – остается незыблемым, и следовать ему нужно неукоснительно, невзирая на безупречный внешний вид, наличие известных брендов и громких имен у потенциальных заемщиков. Для усыпления бдительности мошенники пытаются представить дело таким образом, что в их деятельности «комар носа не подточит». Они ходят в идеально отглаженных костюмах, их визитные карточки напечатаны на дорогом картоне, дорогие автомобили, дорогие кейсы, дорогие часы, идеально подготовленные документы – их непременные атрибуты.

Вспоминается эпизод одного из последних фильмов о Джеймсе Бонде, когда героя Пирса Броснана заподозрили в искажении данных о себе именно на том основании, что слишком уж идеальным было его досье – ни одной нестыковки! Как выразился разоблачивший его агент, «у обычного человека не может быть файла без накладок. Если же он есть, он изготовлен специально».

Иными словами, в наших сегодняшних реалиях главное внимание надо уделять не «громкому имени» компании-заемщика, а персоналиям, которые по доверенности или без нее представляют интересы этой компании.

Среди необходимых процедур надо отметить следующие.

1. Обязательное знакомство с деловой репутацией и предпринимательской историей представляющего компанию человека. Вполне разумным здесь можно считать требование о предоставлении рекомендательных писем, поручительств и т. д.

2. Сбор максимально возможного объема всей доступной информации о представителе – семейное положение, наличие имущества, история административных правонарушений, сведения о недвижимости, об участии в капитале других компаний и т. д.

3. Проведение собеседования с представителями потенциального заемщика сотрудниками службы безопасности с непременным прямым требованием дать пояснения по всем интере-сующим вопросам, возникшим во время предварительного или заочного знакомства.

Пример 8

Компания – оптовый поставщик оконного стекла и стеклопакетов отгрузила малознакомому ИП вагон продукции на сумму более 2 млн руб. с оплатой «в течение месяца с момента получения товара». Оплаты нет в течение уже более двух лет. После запоздалого проведения всех мероприятий, описанных несколькими строками выше, выяснилось следующее: представлявший ИП и получавший товар человек является одним из двух учредителей компании, которая несколько лет назад таким же образом получила у этого же поставщика продукции на сумму в 460 тыс. руб. и так же не заплатила. В момент совершения второй сделки мошенник даже не маскировался! Можно ожидать, что через пару лет указанная преступная группа вновь попытается повторить чрезвычайно выгодную коммерческую операцию, но уже, наверное, более изощренным способом.И другой, более позитивный пример на эту же тему.

Пример 8а

Проводящий собеседования с представителями потенциальных заемщиков сотрудник службы безопасности компании-кредитора намеренно акцентирует свое внимание только на данных о личности представителя, практически не глядя на предоставляемые фирмами-заемщиками учредительные и бухгалтерские документы. Когда представители заемщиков интересуются, почему так невнимательно изучаются документы компаний, сотрудник службы безопасности поясняет: его интересует лишь представитель компании, поскольку получать товар будет конкретный человек, который в случае возникновения проблем и станет отвечать за последствия. По свидетельству сотрудника службы безопасности, около 15 % потенциальных клиентов на вторую встречу просто не приходят. Среди оставшихся 85 %, которые все-таки заключают сделки, объем безнадежной к возврату задолженности чрезвычайно низок и находится на хорошем западном уровне.«Тотальная» война персонала кредитующей компании с будущей безнадежной задолженностью является очень эффективным приемом. Чтобы организовать такие «боевые действия», надо соответствующим образом мотивировать собственный торговый персонал: ведь именно торговые представители ежедневно общаются с покупателями и им проще всего осуществлять рутинные мероприятия.

Пример 9 Вкрупной торговой компании, снабжающей розничных продавцов прохладительными напитками, разработана нижеприведенная система мотивации труда торговых агентов. Месячный заработок складывается из следующих составляющих:

...

• 2 % от средств, оплаченных покупателями в виде предоплаты за получаемый товар;

• 1,5 % от каждого пришедшего вовремя платежа по ранее произведенным отгрузкам;

• 1 % от каждого платежа покупателей, пришедшего с опозданием от одного дня до двух недель.

При задержке поступления средств от клиента на торгового работника накладывается штраф в размере 0,1 % за каждый день задержки от сумм платежей, опоздавших более чем на две недели, но в сумме не более 2 %.

Такой подход к построению заработной платы заставляет торгового агента сопровождать каждую сделку вплоть до самого ее завершения, до получения последнего платежа. Как видно из анализа данной системы, торговый агент наиболее мотивирован на продажу при расчете на месте («за наличные») и на своевременное получение оставшихся к уплате сумм.

Введение штрафа в приведенном выше примере является, на наш взгляд, ключевым элементом в предлагаемой системе мотивации. Если этого не сделать, а, например, просто не платить агенту за все пришедшие с опозданием больше двух недель платежи, то торговый агент может попытаться компенсировать «неудачу» новыми активными продажами, что может повлечь за собой очередное ухудшение качества задолженности. Однако в случае штрафа он вполне мотивирован на непременный возврат средств от заемщика.

Предлагаемая система оплаты труда имеет и еще одно преимущество: она автоматически рассчитывает размер оплаты труда торгового агента во время испытательного срока. В первый месяц работы новый сотрудник получит только 2 % от предоплат, выплаченных по заключенным им сделкам. Во второй – те же 2 % от новых сделок и 1,5 % от платежей по ранее заключенным и т. д. Таким образом, можно ожидать, что в течение трех месяцев зарплата торгового агента автоматически выйдет на приемлемый уровень.

3.2. Работа с текущей и проблемной задолженностью

Один из самых важных видов деятельности на этом этапе – правильный учет всех видов задолженности. Эта работа организовывается специальным образом, и ее сопровождает свой специфический документооборот. Конкретные мероприятия при работе с текущей задолженностью подразумевают уже серьезный акцент в сторону деятельности по уменьшению задолженности. Однако можно проводить и действия по увеличению задолженности, но, конечно, в ограниченном объеме.

3.2.1. Реестр старения счетов дебиторов

Вновых условиях хозяйствования, как мы уже говорили, управление дебиторской задолженностью становится чрезвычайно важным аспектом деятельности предприятия независимо ни от его размера, ни от отрасли, в которой оно работает. Успешность этой работы целиком зависит от правильной ее организации, и основными правилами здесь можно назвать следующие.

...

• Управление дебиторской задолженностью выводится в отдельный вид деятельности с назначением ответственного за это направление работы менеджера, наделяемого всеми необходимыми полномочиями. Этим менеджером может быть генеральный директор предприятия (для малых форм предпринимательства), финансовый директор или руководитель специально созданного для этой работы департамента (для крупных торговых организаций или банков).

• Работа проводится на регулярной основе. В плане предусмотрены ежемесячные (лучше – еженедельные) совещания и оперативные мероприятия. Вопрос об объемах и качестве дебиторской задолженности обязательно обсуждается на ежемесячных оперативных совещаниях руководством компании.

• В работе по управлению дебиторской задолженностью используется стандартизованная на предприятии документация, позволяющая быстро принимать оперативные решения.

Обсудим вопрос о том, какой должна быть эта документация.

Основной документ, используемый в работе с дебиторской задолженностью, называется «Реестр старения счетов дебиторов». Установленной формы этого документа не существует. Каждое предприятие создает ее самостоятельно, исходя из собственного опыта и потребностей. Приведем наиболее удобную, на наш взгляд, форму этого документа.

Предположим, мы рассматриваем организацию работы по управлению задолженностью в небольшой оптовой компании, торгующей табачными изделиями – ООО «Сигареты». Компания отпускает своим клиентам товар с частичной (не менее 20 %) предоплатой, на оставшийся неоплаченным товар клиенту предоставляется рассрочка до трех месяцев. Среди клиентов есть постоянные и хорошо себя зарекомендовавшие, которым на текущий год определены персональные лимиты кредитования, у них может быть открыто одновременно несколько сделок. Кроме того, есть и новые клиенты, каждый из которых может единовременно иметь не более одной неоплаченной до конца сделки. Предел суммы кредитования по сделкам для новых клиентов – 200 тыс. руб.