Как управлять проектами

• сертификат качества выдается как при высоком уровне качества, так и при минимально допустимом, т. е. применение системы ISO/BS не всегда стимулирует повышение его уровня;

• так как затраты на получение стандарта ISO/BS довольно высоки, поддержание системы требует времени, эта система неудобна для малого бизнеса;

• в силу высоких требований к документированию процедур системе грозит бюрократизация, которая в свою очередь лишает управление проектом гибкости и провоцирует опасность перерождения стандарта из средства управления качеством в предмет формального соблюдения процедур.

СПЕЦИФИКАЦИЯ ПРОЕКТА

При реализации проекта необходимо выполнить ряд работ. При этом потребуются определенные материалы, документация, оборудование. Все это прописывается в специальном документе – спецификации проекта.

Составление спецификации преследует две основные цели:

1) информативную.

2) контрольную.

В спецификации четко указано, какие именно материалы, оборудование и документы должны использоваться.

На завершающей стадии проекта спецификация позволит контролировать правильность его выполнения.

...

Правильное составление спецификации позволит исполнителям в дальнейшем не совершать ошибок.

Спецификация оборудования

Сюда записываются необходимые оборудование, материалы, документы. Здесь не пишется то, что необходимо для выполнения отдельных работ. Например, в спецификации проекта «Организация выставки продукции фирмы» помещение с необходимой площадью в первый столбик будет включено, а фотографии для стенда – не будут. Они являются необходимым материалом для выполнения работы «Создание выставочных стендов» и будут указаны в спецификации именно к данной работе.

Спецификация работ

Сюда записываются все работы, мероприятия, которые необходимо провести в ходе реализации проекта. Спецификация каждой из работ затем выносится в отдельную таблицу, где рассматривается более подробно.

В таблицу можно включать и другие столбцы (например, можно указывать ответственного за выполнение, срок окончания и прочие необходимые данные).

Важные моменты

Сюда записывается все, что не может быть отнесено ни к оборудованию, ни к работам, но тем не менее представляется важным для реализации проекта. Можно упомянуть о том, чего нельзя допустить при выполнении проекта. Например, при реализации проекта под названием «Создание отдела маркетинга» нельзя задействовать площадь и ресурсы других отделов. Это – важный момент.

...

Помните

Руководитель может заранее подготовить варианты решения возможных неблагоприятных ситуаций.

2. ВНЕСЕНИЕ КОРРЕКТИВОВ

Реализация проекта точно по плану возможна лишь в теории. В реальной жизни перед командой возникают непредвиденные обстоятельства, приводящие к осложнениям и нарушению течения процесса. Поэтому менеджер должен уметь постоянно работать над планом: сверять показатели, применять коррекцию, пересматривать цели.

ИТЕРАЦИОННЫЙ ХАРАКТЕР ПЛАНИРОВАНИЯ

При планировании используются круговые итерационные модели, в которых по завершении одной итерации производятся мониторинг и по обстоятельствам либо пересмотр плана, либо продолжение работы над следующим этапом.

Итерационный характер планирования включает в себя постоянное согласование и внесение коррективов на разных уровнях, определяется как последовательное приближение к осуществлению проекта.

Мониторинг

Перед началом выполнения работы устанавливаются определенные цифровые или другие индикаторы, позволяющие контролировать процесс. С помощью этих индикаторов на протяжении всей работы проводится диагностика соответствия реальных результатов плановым показателям. По результатам диагностики, если это требуется, проводится корректировка задач и рабочих заданий. Если отклонения от плана незначительны, работа идет прежним курсом. Если мониторинг выявляет наличие серьезных проблем, допускается пересмотр плана.

...

Необязательно ждать завершения работы нас этапом проекта, чтобы проверить степень и качество его выполнения.

Альтернативы решений

По результатам мониторинга принимается 3 варианта решений:

• план остается без изменений;

• в него вносятся коррективы;

• происходит пересмотр плана или целей.

Первый вариант используется в том случае, если отклонения от первоначального плана столь незначительны, что могут разрешиться в рабочем порядке и не потребуют привлечения дополнительных ресурсов.

Ко второму варианту прибегают тогда, когда происходят серьезные отклонения от плана, нормы не выполняются, сроки не соблюдаются.

Третий вариант приводят в действие в том случае, если причинами отклонения от нормы являются неверно поставленная цель и неправильно составленный план.

После стабилизации обстановки проводят следующую итерацию.

ОПИСАНИЕ ВОЗМОЖНЫХ НЕБЛАГОПРИЯТНЫХ СЦЕНАРИЕВ И ДЕЙСТВИЙ

Планируя этапы реализации проекта, опытные менеджеры обязательно продумывают риски. На каждый из рисков расписывается сценарий противодействия, к которому и прибегают в случае возникновения неблагоприятных обстоятельств. Особое внимание уделяется пакету информации, точному определению сроков, подбору команды.

...

Многие проблемы увидеть заранее совсем несложно, особенно если их причинами являются нехватка ресурсов времени, проблемы с сотрудниками.

< image l:href="#"/>

Команда

Эффективность преодоления непредвиденной проблемы во многом зависит от подбора команды и грамотной организации ее функционирования. Необходимо привлекать персонал к процессу просчитывания рисков, составлению планов по ликвидации негативных обстоятельств. Это важно для быстрого реагирования всех уровней персонала в случае возникновения осложнения. Для развития навыков оперативного реагирования персонала можно сымитировать проблемную ситуацию и решить ее в рамках тренинга.