Как управлять своим временем

Принцип «одна задача – одна работа»

Этот принцип подразумевает, что начав работу над задачей, вы продолжаете работать над ней, не отвлекаясь на другие дела, пока она не будет выполнена на 100 %. Было подсчитано, что концентрация только на одной задаче, сокращает расчетное время, запланированное для ее выполнения на 50 %. Выполнение этой же работы с перерывами, когда вы начинаете и прерываете работу, позже возвращаетесь к ней, вновь отвлекаетесь и так далее. превышает расчетное время более чем на 50 %! Всякий раз возвращаясь к прерванной работе вы тратите время, чтобы сориентироваться сколько было сделано и сколько еще предстоит, преодолеваете инерцию, «врабатываетесь» и так далее.

Управление личным временем человека

Помещенный ниже тест «Управление личным временем человека», разработанный бизнес-консультантом Л. Форсайтом поможет вам еще глубже вникнуть в проблему организации рабочего времени применительно к вашей профессиональной деятельности.

ПС – полностью согласен

С – согласен

НС – не согласен

АНС – абсолютно не согласен

ПС С НС АНС

1. Мне постоянно требуется дополнительное время, чтобы закончить свою работу

2. Я регулярно беру работу на дом

3. Я готовлю ежедневный перечень дел

4. На работе у меня практически не остается времени для себя

5. Мой шеф часто просит меня выполнить непредвиденную работу немедленно

6. Я люблю с утра сделать работу попроще, оставляя более сложные и кропотливые дела на послеобеденное время

7. Я трачу много времени на совещания и встречи

8. Мне всегда трудно приступить к выполнению какого-то сложного дела или проекта

9. Чтобы выполнить все намеченное, мне нужно приезжать на работу еще до начала рабочего дня и уезжать домой намного позже его официального завершения

10. Много времени у меня уходит на поездки

11. Я постоянно вынужден участвовать в решении всех спорных вопросов в моем деле

12. Каждый день я ставлю перед собой определенную конкретную цель

13. Я сам разбираю свою почту

14. Мне зачастую бывает трудно самому закончить большое и сложное дело, довести его до конца самостоятельно

15. Мой шеф постоянно интересуется тем, как идет работа по тому или иному ключевому заданию

16. Я люблю вникать в детали проекта, чтобы знать его досконально и быть уверенным в том, что работа над ним идет в правильном направлении

17. Много моего рабочего времени бесполезно тратится на всякого рода совещаниях и собраниях

18. Я постоянно пишу перечень заданий, которые нужно выполнить

19. Мне нравится, когда мне дают дополнительные задания

20. У меня есть должностная инструкция моего шефа

21. Мой рабочий стол завален бумагами, не мешало бы навести на нем порядок

22. Мне не хватает времени на чтение, чтобы быть в курсе всех новинок по моей специальности

23. Я трачу много времени на бумажную работу

24. У меня не хватает времени на семью, отдых, друзей

25. У меня существует внутренний тормоз, когда речь идет о каком-то сложном и большом деле

26. Мне проще все сделать самому, чем просить кого-то

27. Свой рабочий день я начинаю с чтения газет, дружеских бесед, кофе

28. Меня постоянно отрывают от дела

29. Много времени трачу на поиски нужной мне информации

30. Неприятные дела я всегда откладываю на потом

31. Мне трудно бороться с перегрузками и стрессами

32. Нередко я просто забываю проверить список заданий и сделать то, что мне поручено

33. У меня бывает много посторонних посетителей во время работы

34. Я зарываюсь в мелочах, и из-за этого у меня постоянные заторы в работе

35. У меня постоянное ощущение, что деловые совещания могли бы быть более эффективными

36. Я люблю работать допоздна

37. Я перепрыгиваю с одного дела на другое и ничего не довожу до конца

38. При желании я всегда могу выкроить пару минут, чтобы перевести дыхание и расслабиться

39. У меня есть специальный план обучения и для себя, и для своих подчиненных

40. Я постоянно встречаюсь со своими подчиненными, чтобы быть в курсе их работы

41. После некоторых совещаний у меня остается впечатление, что от меня ждали чего-то другого

42. Я часто не обращаю внимания на очень важные детали

43. На выходные я беру работу домой

44. Иные дела занимают больше времени, чем предполагалось с самого начала, и порой мне приходится завершать несколько дел одновременно

45. Я часто не использую отпуск до конца

46. Мне нравится менять привычки и приобретать новые

47. Я жду от своих подчиненных сверхурочной работы

48. Моя система работы с документами может быть улучшена

49. Все совещания, которые я провожу, длятся ровно столько, сколько запланировано, начинаются и заканчиваются вовремя

50. Справляться с большими производственными нагрузками мне позволяет постоянная смена приоритетов

Цель работы – вопросы 1, 20, 37, 39, 41, 49.

Эти профильные вопросы направлены на то, чтобы выяснить, можете ли вы концентрировать свою энергию и усилия на решении определенных задач. Ответы на эти вопросы помогут вам понять, почему ваши усилия дают именно такой результат, а также получить ответ, почему именно так, а не иначе вы тратите свое рабочее время.

Виды работы – вопросы 4, 9, 12, 13, 15, 36, 46.

Много нашего времени уходит на рутинные дела. Анализ ответов на эти вопросы поможет вам выяснить, как именно используется ваше рабочее время, знаете ли вы заранее, куда и на что его потратите, а также есть ли разрыв между тем, что вы хотите получить от работы, и тем, что выходит на самом деле.

Медлительность – вопросы 7, 8, 14, 30, 37.

Эти вопросы касаются вашего обыкновения начинать работу без промедления, не откладывать дела в долгий ящик, не затягивать выполнение ответственных поручений, а также ваших способностей находить выход из любой ситуации. Несмотря на то что большинство из нас любит начинать с решения более простых вопросов и задач, это не всегда представляется правильным и разумным. Начинать следует не с простого, а с самого важного и срочного.