Компьютер - это просто!
Шрифт:
При работе с таблицами часто требуется подсчитать промежуточные итоги для тех или иных групп данных.
В Excel существует процедура автоматического подсчитывания итогов (Данные Итоги). В появившемся диалоговом окне надо указать, при изменении в каком столбце подсчитывать итоги, и выбрать операцию (сумма, среднее, максимум, минимум и т. д.). Потом надо указать, в какие столбцы добавить эти итоги и где их расположить (под данными или в начале таблицы). По умолчанию итоги размещаются под группами данных. После нажатия кнопки OK Excel автоматически сформирует промежуточные итоги в соответствии с указанными параметрами.
При добавлении итогов слева от таблицы появляется графическая схема, отображающая структуру документа.
Структуру документа можно отобразить при помощи команды Данные Группа и структура Создание структуры. Чтобы удалить структуру, воспользуйтесь командой Данные Группа и структура Удалить структуру.
Чтобы убрать с рабочего листа автоматические итоги, выполните команду Данные Итоги Убрать все.
При печати многостраничных таблиц чаще всего требуется, чтобы заголовки столбцов печатались на каждой странице. Для этого выполните команду Файл Параметры страницы, а затем на закладке Лист диалогового окна укажите номера строк заголовков в поле Сквозные строки фрейма Печатать на каждой странице.
Достаточно часто возникает необходимость упорядочить строки таблицы по содержимому какого-либо столбца. Для этого следует использовать команду Данные Сортировка. Сортировка выполняется на выделенном диапазоне данных, причем она может проводиться отдельно для каждой выделенной области. То есть если вы хотите отсортировать всю таблицу, то ее надо всю выделить. А если вы хотите отсортировать только данные одного столбца, то выделите только этот столбец и выполните Данные Сортировка Сортировать в пределах указанного выделения.
Сортировка в Excel возможна не более чем по трем ключам. В большинстве случаев этого вполне достаточно.
Глава 5
Что такое Outlook Express, или Как писать письма
• Начало работы
• Настройка Outlook Express
• Настройка учетных записей
• Панель инструментов
Американский термин e-mail означает «электронная почта». На компьютерном сленге ее еще называют «мылом» – по похожести звучания. Многие люди старшего поколения с изрядной долей иронии и скепсиса относятся к Интернету (я сам из их числа, и по-настоящему пользоваться Интернетом меня научили мои дети), но электронная почта – любимое дитя Интернета. Она пользуется заслуженной любовью у всех, кто с ней знаком, даже у тех, кто не любит писать писем. Ну а получать письма любят все. Используя e-mail, люди могут по-настоящему наслаждаться перепиской со своими близкими, да и просто облегчить себе жизнь. Попробую объяснить.
Электронная почта, в отличие от голубиной и даже авиапочты, способна доставлять письма в течение нескольких секунд [62] .
Даже если вы не любите писать длинных писем, вы можете писать короткие. Да и зачем вам длинные письма, если между письмами проходит день или два? Понятно, что новостей за день много не наберется. И конверты экономить не надо!
Система хранения писем позволяет всегда иметь все письма под рукой в буквальном смысле этого слова: чтобы прочитать любое из ваших писем, достаточно нескольких щелчков кнопкой мыши. А способ ответов на полученные письма позволяет в одном физическом письме иметь все предыдущие письма, как свои, так и абонента.
62
Это – теоретические выкладки. Практика способна превратить эти несколько минут в сутки, если, скажем, у вашего провайдера полетел сервер. Правда, любой солидный провайдер исправляет такие казусы в течение суток.
В деловой переписке преимущества e-mail перед традиционной почтой еще более значительны. Мало того что все результаты переписки присутствуют в одной электронной «бумажке», так в переписку в любой момент можно еще и вовлечь несколько человек, просто добавив их адреса в письмо и ничего
не переписывая.На этом я агитацию закончу, и мы перейдем к делу.
Начало работы
В качестве программы, обеспечивающей работу электронной почты, мы изучим программу Outlook Express, которая входит в стандартный набор программ Microsoft Office.
Для начала работы с Outlook Express ее нужно – вы уже сами догадались! – правильно, загрузить. Сделать это можно несколькими способами.
Пуск Программы Outlook Express.
В панели Office щелкнуть по кнопке
В результате на экране монитора появится окно Outlook Express (рис. 5.1).
Рис. 5.1. Окно Outlook Express
Если оно у вас не такое, не стоит переживать. Сейчас мы его сделаем таким. Главное, чтобы в строке меню (строке, которая находится сразу под шапкой окна) была кнопка Вид.
Воспользуемся кнопкой меню Вид и настроим окно программы Outlook Express под себя.
Выполним команду Вид Раскладка. Получим следующее диалоговое окно (рис. 5.2).
Рис. 5.2. Диалоговое окно настройки Outlook Express
В этом окне представлено все то, что вам позволено отобразить в окне Outlook Express. Для этого надо поставить галочку в соответствующем месте.
• Контакты – отображает область, в которой отображаются идентификаторы ваших абонентов. По сути, это та же адресная книга, но более компактная и удобная. При наличии этой области на экране для написания письма вам достаточно кликнуть по нужному контакту. Можете отключить эту область, если у вас недостаточно места на экране монитора.
• Панель папок – служит для отображения строки с названием папки, в которой вы находитесь. Мне она ни разу не пригодилась.
• Список папок – отображает все ваши папки, своеобразная панель навигации. Очень удобно при работе. Возможна ситуация, когда Список папок не нужен, например, если переписка у вас ограничена одним адресатом. Стандартный набор папок в этой области: Входящие, Исходящие, Отправленные, Удаленные. Все остальные необходимые вам папки вы должны создать сами. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на той папке, где вы хотите создать новую подпапку, выберите в контекстном меню Создать папку и в окне Создание папки введите имя папки. Рекомендую создать папки для всех своих абонентов или по крайней мере для групп абонентов. В дальнейшем все письма из области Сообщений вы сможете по мере необходимости переместить в соответствующую им папку простым перетаскиванием мышью [63] .
63
Для этого возьмите мышью нужное сообщение и перетащите его на значок или название папки.
• Панель Outlook – отображает список папок в виде кнопок. Смотрится неплохо, но занимает много места. По сути, Панель Outlook – это альтернатива Списку папок. Так что у вас есть выбор.
• Строка состояния – думаю, что эта вещь слишком незначительна для применения и обсуждения.
• Панель инструментов – очень полезная вещь, тем более что ее можно настроить под себя. Выделите правой кнопкой мыши любую панель инструментов и выберите Настройка. Здесь можно задать размер кнопок, отображение или скрытие подписей к кнопкам, а также указать, какие кнопки будут отображаться на панели инструментов и в каком порядке.