Личная эффективность на 100%: Сбросить балласт, найти себя, достичь цели

Разумеется, я привела условный вариант. День на день не приходится: ситуация может складываться совсем по-другому или возникнет форс-мажор, при котором мы не сможем повлиять на изменения продуктивности времени и важность задач. Основная задача – стремиться действовать в максимальном соответствии с выявленными закономерностями продуктивности и эффективности решения задач, использовать каждую возможность.

Рекомендую попробовать этот подход и оценить его объективно (насколько увеличилась продуктивность и креативность решения действительно важных задач либо уменьшились временные затраты). Надеюсь, он вам подойдет.

А вообще задумайтесь о продуктивных возможностях собственного времени. Еще будучи студенткой, я понимала, что время – ценный ресурс, но, как и все люди, я ленива и подвержена соблазнам. В связи с этим еще в институте интуитивно пришла к любопытному выводу – продуктивность моего времени резко возрастает в ситуациях, когда нет соблазнов заняться чем-то другим, более приятным или отвлечься на разговор. При этом меня не отвлекают шумы и наличие людей вокруг. Результаты, к которым я пришла:

• в конце 1980-х – начале 1990-х мне удалось существенно поднять уровень владения английским языком за счет… дефицита продуктов питания и очередей в магазинах. Я брала с собой книжку на английском и словарик и, к удивлению стоящих рядом бабулек, погружалась в чтение. Дома я вряд ли смогла бы себя заставить заниматься;

• значительную часть своих статей и книг я написала в дороге – в самолете, гостиничном номере после тяжелого дня, а также в перерывах на обед или во время перемены при проведении тренингов или чтении лекций на программах МВА. Там у меня нет других соблазнов, а вот дома мне заставить себя писать гораздо труднее, следовательно, продуктивность будет ниже (так как настрой, по моему опыту, непосредственно влияет на продуктивность).

Очень полезно проанализировать свои действия с точки зрения продуктивности времени и посоветоваться с людьми, которым вы доверяете. Какие-то вещи, связанные с эффективностью поведения, лучше видны со стороны. Особенно значима экспертная оценка в том случае, если ваша работа связана с публичностью (например, презентации, переговоры, ведение совещаний и т. п.) и большую роль играет не только то, как вы себя чувствуете, но и то, насколько хорошо выглядите со стороны, какое производите впечатление.

Запланированное и стихийное время

Эти термины вы встретите во всех книгах и тренингах по тайм-менеджменту (мы же уже говорили, что временем как таковым управлять нельзя, можно только «дружить» с ним и управлять собой). Однако всегда удивляет тот факт, что многие авторы четко указывают соотношение времени в процентах: например, 60 % – запланированное время / 40 % – стихийное. Я считаю, что в общем случае эти проценты нельзя просчитать, но можно определить такое соотношение для себя, сделав тщательную фотографию своего рабочего дня, недели, месяца.

Но прежде всего давайте разберемся с терминами.

Запланированное время – время, в течение которого вы и только вы влияете на то, чем заняты. Вы – хозяин положения, вас никто не отвлекает, не подбрасывает дополнительных вопросов и задач, которые надо срочно решить.

Рассмотрим примеры:

• вы – бухгалтер и понимаете, что в эти часы сотрудники не будут обращаться к вам с вопросами или задачами (или в силу специфики вашей работы они вообще к вам не обращаются);

• вы работаете в активных продажах, т. е. клиенты не выходят на вас сами, а это время вы отвели для подготовки презентации, уединились и работаете;

• вы – менеджер по подбору персонала, и эти часы вы выделили для просмотра накопленных резюме;

• вы – руководитель, и весь сегодняшний день вы отвели на корректировку бизнес-плана, для чего вам не нужны коммуникации с другими людьми;

• вы – дома одна и хотите приготовить праздничный ужин, ничто вас не отвлекает, никого рядом нет;

• вы решили дочитать сегодня нужную книгу и заранее договорились с мужем, что он возьмет на себя ужин и детей.

Стихийное время – время, в течение которого занятость зависит не от вас, а от других людей и/или обстоятельств.

Рассмотрим примеры:

• входящие звонки от внешних или внутренних (коллеги, чьи вопросы вы обязаны решать) клиентов;

• вы заняты разрешением сложной или конфликтной ситуации в вашем отделе, и точно спрогнозировать, сколько времени уйдет на это, нельзя, так как в конфликт вовлечено слишком много людей;

• вы подбираете персонал. Интервью может длиться час, если кандидат вас заинтересовал, или закончиться в течение двадцати минут, если кандидат оказался не очень подходящим;

• вы убираете квартиру, а вокруг вас вертится маленький ребенок: он то просит поесть, то ему хочется в туалет, то ему жарко и его надо переодеть;

• вы дома и читаете книгу, но знаете, что в ближайшие два часа должны прийти сборщики мебели, чтобы собрать новый шкаф. Вы понятия не имеете о том, сколько времени это отнимет, придется ли их постоянно контролировать, сколько вопросов они зададут.

Каждому из нас стоит сделать так называемую «фотографию» своего времени (не только рабочего, так как личное время можно планировать по тем же принципам). При этом желательно не ограничиваться одним днем и даже неделей, а делать замеры, например, месяца, потом недели, а затем уже дня. Почему так? Дело в том, что соотношение запланированного и стихийного времени может меняться не только в течение дня, но и в течение более длительных периодов времени. (Например, наибольшее количество звонков от клиентов у вас традиционно приходится на пятницу, но они редко звонят в понедельник или вечером, а в среду надо больше времени уделить проверке уроков у ребенка, так как в четверг у него самый сложный школьный день. Это значит, что отношение стихийного времени к запланированному в пятницу будет выше. Аналогичная тенденция может сохраняться в течение месяца или даже года, если вы сталкиваетесь в бизнесе с ярко выраженной сезонностью.)

Итак, у каждого человека соотношение запланированного и стихийного времени может сильно отличаться в разные периоды. Вопрос в том, для чего же нам надо знать об этом? Как использовать это знание для повышения собственной эффективности и удовлетворенности жизнью? Здесь можно выделить два момента:

1. Вы можете точно планировать объем своих рабочих или личных дел только на тот период, который относится к запланированному времени. Это значит, что если мой восьмичасовой рабочий день составляет 50/50, то я могу жестко планировать свои дела только на 4 часа из них. В остальные 4 часа я буду выполнять резервные дела, которые можно сделать и не сегодня, если все эти часы будут заполнены стихийными делами. Аналогичный принцип распространяется и на личное время. Я могу быть уверена, что, начав в восемь вечера, я закончу приготовление блюда, которое требует часа времени, ровно в девять, если это время стопроцентно запланированное. Однако если я понимаю, что меня могут отвлекать муж, дети или сборщики мебели, то нельзя быть уверенной, что закончишь готовку к девяти, а значит надо иметь определенный запас времени. Это самое первое и самое простое.