Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие

• представляет отчетные сообщения о результатах продаж другим службам;

• сотрудничает с сервисной службой в развитии рекламных и специальных мероприятий в целях увеличения сбыта запасных частей и сервисных услуг;

• устраивает обсуждение с персоналом текущего состояния дел, целей и выполнения задач группами(бригадами) сотрудников;

• выполняет анализ деятельности службы запчастей, собирая необходимые данные;

• изучает ежемесячные финансовые сводки, подготовленные бухгалтерией в сравнении с данными о продаже и прибыли в предыдущем месяце, обсуждает их с менеджерами сервисной службы и службы сбыта машин, выявляя факторы, влияющие на прибыльность;

• ведет прейскурантный файл и корректирует его в соответствии с корректировками поставщика оригинальных запчастей и поставщиков других товаров.

Еженедельные задачи:

• изучает и анализирует сообщения продавцов об упущенных продажах (отказы клиентам в связи с отсутствием деталей) и срочных закупках, принимает, в случае целесообразности, решение о регулярности закупок и постоянном хранении таких запасных частей;

• готовит претензии на поврежденные запасные части и неудовлетворительное исполнение отгрузок поставщиками;

• готовит специальные заявки на пополнение склада крупными партиями запасных.

• заказывает товары у местных поставщиков (канцелярские, хозяйственные товары, горючесмазочные материалы, расходные материалы и т. п.);

• посещает и консультирует оптовых заказчиков в целях изучения их потребностей и увеличения продаж;

• осуществляет выборочную проверку правильности оформления счетов и товаросопроводительных документов;

• организует выставление в витринах зала для клиентов новейших товаров;

• разрабатывает план работы с персоналом по устранению проблемных и слабых моментов в работе;

• координирует с сервис менеджером наличие запасных частей;

• координирует с сервис менеджером проведение кампаний специальных продаж.

Ежедневные задачи:

• просматривает дневной «журнал сделок», отслеживая приход и расход запчастей;

• осуществляет поддержание коммерчески обоснованного запаса товаров, с учетом сезона, тенденций, мер по продвижению товаров, появления новых моделей машин и т. д.;

• наблюдает за работой служащих, определяя качество исполнения, результативность и приемы исполнения операций;

• помогает служащим в решении текущих вопросов и проблем;

• инструктирует индивидуально каждого служащего, распределяет обязанности между ними, с учетом их возможностей, опыта и перспектив продвижения по службе;

• стимулирует продавцов на инициативные продажи;

• информирует заинтересованные службы о невыполненных заказах, аннуляции или задержках поставок;

• читает бюллетени поставщика машин, отчеты о рекламных и специальных мероприятиях, отчеты других служб для того, чтобы быть в курсе событий и предпринимать необходимые действия;

• изучает ежедневные сводки операций, определяя валовой доход и прибыль, и моменты, требующие особого внимания;

• разбирается с жалобами клиентов и отвечает на их вопросы, если необходимо;

• расследует причины неудовлетворения заказов, аннуляции или задержки отгрузок;

• рассматривает обращения оптовых заказчиков, желающих получать поставки по «открытому счету» или в кредит;

• направляет наличную выручку и документацию в бухгалтерию в конце рабочего дня.

Компетенции руководителя склада

Руководитель склада является материально ответственным лицом. Руководитель склада ответственен за размещение, хранение, приемку, отгрузку, сохранность товаров. Руководитель склада обладает знаниями о правилах складской обработки, приемки товаров по количеству и качеству, о складском учете, о менеджменте, умеет работать с каталогами товаров и прейскурантами. Руководитель склада в своей деятельности руководствуется действующим законодательством, «Положением о складе», нормативными документами по учету товаров, указаниями руководителей предприятия, условиями трудового договора (контракта) и договора о материальной ответственности, настоящей должностной инструкцией. Руководитель склада при осуществлении своих прав и исполнении обязанностей должен действовать квалифицированно, добросовестно и разумно в интересах предприятия. Руководитель склада несет ответственность перед предприятием в соответствии с действующим законодательством, уставом, настоящей инструкцией, в том числе материальную за ущерб (убытки), причиненные предприятию его действиями (бездействием), связанными с ненадлежащим исполнением служебных обязанностей. При определении оснований и размера ответственности должны быть приняты во внимание обычные условия делового оборота и иные обстоятельства, имеющие значение для дела. Основные обязанности.

Рациональное использование объема склада. Размещение товаров наиболее экономичным способом. Обеспечение склада необходимым оборудованием, инвентарем, материалами. Оптимизация оборудования склада, минимизация расходов. Обеспечение эффективного планирования, адекватного имеющимся мощностям и рабочей силе.

Организация приемки поступивших товаров, проверки количества и качества. Организация отбора, упаковки и отгрузки товаров по заказам. Организация и контроль оформления товаросопроводительных документов. Организация подготовки претензий на поврежденные товары и неудовлетворительное исполнение отгрузок поставщиками. Обеспечение сохранности товаров от повреждений и хищений. Строгое соблюдение адресной системы хранения товаров во избежание пересортицы. Своевременная корректировка базы данных при изменении адресов хранения товаров. Выявление неликвидов, подготовка предложений об их возврате поставщикам, реализации по сниженным ценам или списании на убытки. Обеспечение безопасности сотрудников, клиентов, оборудования и собственности фирмы установлением жестких мер по технике безопасности и контролем их исполнения. Своевременное представление в бухгалтерию отчетов о движении товаров.

Постановка задач для развития компьютерной системы предприятия. Рациональная организация труда складских работников. Организация сторожевой и пожарной охраны. Обеспечение сохранности складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдения режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов. Контроль наличия и исправности противопожарных средств, состояния помещений, оборудования и инвентаря на складе, обеспечение их своевременного ремонта. Организация погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда. Обеспечение сбора, хранения и своевременного возврата поставщикам оборотной тары и другого погрузочного реквизита. Организация физической инвентаризации по утвержденному графику и по согласованию с бухгалтером. Организация и контроль учета движения товаров.

Разработка и осуществление мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и хранение товарно-материальных ценностей, внедрению в организацию складского хозяйства современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи. Обеспечение соблюдения правил и инструкций по технике безопасности, охране труда, промышленной санитарии и пожарной безопасности работниками отдела. Обеспечение сохранности сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну предприятия. Выполнение иных обязанностей, обусловленных статусом руководителя. Должен знать:

> нормативные и методические материалы по вопросам организации складского хозяйства;

> стандарты и технические условия на хранение товарноматериальных ценностей;

> виды, размеры, марки, сортность и другие качественные характеристики товарно-материальных ценностей и нормы их расхода;

> организацию погрузочно-разгрузочных работ;

> правила и порядок хранения и складирования товарноматериальных ценностей, положения и инструкции по их учету;

> условия договоров на перевозку и хранение грузов, на аренду складских помещений и оборудования;