Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие
Шрифт:
Система выполняет инвентаризацию быстро и без ошибок. При вводе позиций, которые должны быть записаны в инвентаризационную ведомость, система автоматически регистрирует все отклонения и обновляет содержимое ведомости. По выявленным расхождениям программа проводит автоматическое списание недостач и оприходование излишков. При этом доступно множество способов анализа данных, а результаты инвентаризации отражаются в модуле «Главная книга».
В системе есть специальная функция, позволяющая задать пределы колебаний цен: если они выходят за установленные рамки (например, больше 3–5%), система выводит соответствующее сообщение на экран руководителя.
В системе удобно реализован учет бракованной продукции: товар легко перевести в категорию брака, учесть как бракованный и проанализировать по поставщикам.
Статистика товародвижения по позиции показывает, например, что за ноябрь было продано 10 единиц товара за 3 дня. Потом 6 дней был перерыв – товара не было в продаже. Потом он появился опять, за 2 дня продано 10 штук, т. е. для анализа имеются точные параметры. Менеджер понимает, что на месяц и ему надо заказать не 10, а 50 штук.
Если приход не сходится с заказом, остается второй документ по недополученным товарам от поставщика. Если такое происходит по
2-3 закупкам от одного поставщика, можно отказаться с ним работать.
Некоторые
♦ гибкая настройка расчета цен закупок и продажи;
♦ хранение истории документов куплипродажи;
♦ хранение прайслистов производителей;
♦ связь с каталогами производителей;
♦ простота в управлении внешнеторговыми сделками;
♦ сезонная корректировка отпускных цен;
♦ показ наличия товара;
♦ возможность продажи товара, отсутствующего на складе (дополнительно);
♦ управление не складируемыми товарами;
♦ замена товара с показом истории замен;
♦ резервирование товара и создание требований на закупку при отсутствии товара на складе;
♦ расчет объема запасов при закупках и продажах;
♦ хранение заявок на продажу для выявления неудовлетворенного спроса;
♦ выдача предупреждений о недопоставках и не выставленных счетах;
♦ запрет продаж, осуществляемых с превышением максимально допустимого размера скидки, или с наценкой ниже минимального уровня (устанавливается в зависимости от статуса сотрудников фирмы);
♦ отслеживание состояния документа – для анализа и контроля бизнесопераций;
♦ хранение фотографического изображения товара.
Склад организован с выделением зон хранения каждому отделу. Товар со склада отпускается на основании накладных на перемещение в соответствующий отдел. При этом накладную создает начальник склада, а подписывает представитель отдела. И, соответственно, приход товара на склад осуществляется на основании накладной на перемещение от менеджера на склад. Порядок оформления тот же.
Продажа в розницу
Реализация товара производится с прилавка, т. к. каждый отдел на территории своего торгового пространства имеет запас товаров минимум на три дня торговли и только крупногабаритные детали продаются непосредственно со склада. Данная форма продажи товаров зарекомендовала себя положительно, если продавцы хорошо подготовлены, знают номенклатуру своих товаров не менее чем на 70 %, потребительские свойства и варианты замены, умеют грамотно пользоваться каталогами производителей и имеют минимальные навыки применения товаров Данная схема работы предусматривает необходимость полноценной подготовки продавцов внутри предприятия, как с технической точки зрения, так и с точки зрения квалифицированного обслуживания клиентов предприятия.
Продавец обязан предложить на выбор товары разных производителей, в разных ценовых группах, объяснить их потребительские свойства, условия гарантии и после согласия покупателя диктует данные этого товара кассиру-операционисту (называет имя поиска по базе данных на каждую единицу товара и его количество). Кассир находит данный товар в базе данных, проставляет количество, выбивает чек и производит расчет с покупателем. При этом предусмотрен ряд скидок в зависимости от суммы чека приобретаемого товара. После обязательной проверки соответствия чека набранному товару, продавец производит отпуск товара.
Возврат товара производится в строгом соответствии с законом «О защите прав потребителей» через кассу торгового зала. Для кассира основанием для оформления возврата служит подпись на покупном чеке менеджера соответствующего отдела или дежурного менеджера.
Во избежание проблем, связанных с блокировкой кассы из-за не вовремя снятого Z-отчета, Z-отчет снимается дважды в день.
Главным и однозначным идентификатором товара для закупщиков, продавцов и кассиров является описание поиска. Ответственным за правильность и уникальность ведения имен поиска является руководитель направления (менеджер) как человек, лучше всех знающий свою номенклатуру.
На каждую продажу фиксируется не только дата, но и время отпуска. Кассиры обязательно обучаются друг у друга, периодически должна производиться переэкзаменовка на знание программы. Z-отчеты снимаются два раза в день, чтобы предотвратить блокировку кассы после суток работы. Во время второго снятия отчета снимаются розничные продажи и загружаются в центральную базу данных. Одновременно со снятием отчета загружаются новые товары и цены. Для более точной синхронизации номенклатурных справочников перед загрузкой все товары блокируются в системе, а при самой загрузке также загружается и флаг блокировки. Таким образом пробиваются товары, разрешенные к продаже и только они доступны и на кассах.
Продажа по безналичному расчету
Ответственность за правильное оформление накладных несет менеджер по безналичному расчету, а ответственность за правильность набора номенклатуры по имеющейся накладной несет продавец отдела. Продажа по безналичному расчету производится после заключения договоров с клиентами на основе их заявок с предоплатой или с отсрочкой платежа. На каждого клиента ведется учетная карточка, которая содержит все данные о клиенте, его баланс и имеет возможность перехода с карточки на любой документ, связанный с данным клиентом. Накладная на отгрузку товара оформляется менеджером на основании выставленного счета и заявки клиента. Отпуск товара из отдела производится на основании имеющейся накладной в присутствии менеджера и под роспись продавца отдела. Копии накладных сдаются на склад и в бухгалтерию.
При продаже по безналичному расчету «минус-контроль» отключен. Это дает возможность продавать товары под заказ. В карточке товара есть поле, отражающее количество товаров в заказе продажи, тем самым менеджер по закупке имеет возможность видеть, что нужно привезти под заказ.
Инвентаризация
Инвентаризация является важнейшим процессом в деятельности предприятия, т. к. все продавцы и менеджеры являются материально ответственными лицами и в случае недостачи в своем отделе полностью возмещают ущерб, нанесенной предприятию.
Инвентаризация может проводиться как с остановкой торгового процесса, так и в текущем режиме работы. При этом учитываются продажи товаров, подлежащих пересчету с учетом времени продаж в торговом зале, если таковые имеются. После сравнения базы данных с инвентаризационными ведомостями определяются расхождения (которые учитываются после дополнительной проверки) и формируются обновленные товарные остатки в численном и денежном выражении. Если обнаружены излишки, они приходуются, если недостачи – они подлежат возмещению персоналом отдела в полном объеме.
Инвентаризационные ведомости формируются на день подсчета наличия и результаты вводятся в действие на следующий день. Ответственность за формирование ведомостей,
ввод результатов с учетом продаж и последующий учет инвентаризационных ведомостей лежит на операторах.Акты инвентаризации формируются сроком на один день и результаты инвентаризации заносятся на следующий день. При формировании актов в них заносятся не только те позиции, которые имеют ненулевой остаток, но и позиции, имеющие нулевой остаток, но когда-либо закупавшиеся.
В процессе занесения результатов поверяются отгрузки за предыдущий день. При подсчете на бумажном документе фиксируется время подсчета, а при занесении результатов при расхождении остатка в компьютере и фактически подсчитанного, последняя цифра корректируется в соответствии с продажами до времени подсчета.
В случае, когда часть позиций не успевают подсчитать до конца дня, эти позиции удаляются из акта и на следующий день по ним формируется новый акт.
Касса предприятия
Касса предприятия выполняет:
♦ объединение результатов Zothctob касс торгового зала;
♦ приема наличности для ее последующей инкассации;
♦ работу с подотчетными лицами товарной и хозяйственной группы сотрудников;
♦ прием денег от клиентов при оплате наличными за товар согласно правилам торговли.
Сборка – разборка товара
Для некоторых товаров возможно учесть их составные части. В случае, когда необходимо разобрать товар и продать его по частям, товар списывается, а его комплектующие в соответствующих количествах приходуются. В случае необходимости сформировать для продажи комплектный товар производится обратная операция. Себестоимость списания – оприходования задается менеджером продажи на момент формирования перечня состава.
При расчете себестоимости в операциях сборки-разборки цена должна браться по последней закупочной цене товара, равномерно распределяясь с учетом соотношения цен заданных менеджером в составе товара.
Двойные карточки
При необходимости удаления из перечня номенклатуры задвоенных позиций на каждую такую операцию производятся записи в журнале двойных карточек. Процедура удаления двойных карточек товара производится только операторами.
Для фиксации удаления двойных карточек заводится специальная тетрадь, разграфленная по следующей схеме:
Заполняются все записи в строке тетради, без подписей оператора и менеджера дальнейших действий не производится. Порядок заполнения:
Затем в системе производится соответствующая корректировка остатков с учетов остатков на складах.
При появлении в перечне номенклатуры двойных карточек товара с соответствующих складов списывается один товар, приходуется другой. При этом запись о списываемом товаре блокируется для дальнейшего использования. Удаление такого товара возможно только в случае, если по нему не было никаких движений.Подотчетные деньги
Все подотчетники на предприятии заведены как поставщики, которые получают деньги под отчет («оплата поставщикам»), а затем либо отчитываются документами (чеки на бензин, на закупленные товары и т. п.), либо возвращают деньги обратно в кассу («возврат денег от поставщика»).
В случае, когда подотчетник-менеджер по продажам берет деньги, а затем покупает товар не на рынке, а у юридического лица с предоставлением документов, создаются две проводки: возврат денег от поставщика-подотчетника оплата поставщику, на которого предоставлены документы.
Выдача и прием денег осуществляется на основании приходных и расходный кассовых ордеров.
Режим локальной работы касс
Рабочие места кассиров организованы локально, независимо от сервера. Торговля осуществляется «в минус» на нулевых остатках. Перечень номенклатуры и цены обновляются с сервера с периодичностью, определяемой исходя из скорости протекания бизнес процессов. Закачка данных на сервер производится один раз в день. Во время снятия последнего за день Z-отчета с касс выгружаются данные продажах, которые затем загружаются на сервер.
Такая концепция позволяет решить следующие проблемы:
♦ защищенность касс от сбоев в работе сервера;
♦ защищенность базы сервера от внешнего воздействия (кассы – единственные компьютеры на территории, доступной всем, а не только сотрудникам компании);
♦ защищенность базы сервера от ошибок слабо квалифицированных пользователей, коими являются кассиры – операционисты; в случае блокировки работы кассы по причине ошибки или сбоя, продажи на других кассах и в офисе будут продолжаться;
♦ все ошибки кассиров отсекаются на стадии закачки данных на сервер опытным администратором БД; проведение документов осуществляется только при условии совпадения суммы продаж и суммы z-отчетов, таким образом достигается правильный баланс в кассе предприятия;
♦ за счет того, что отпуск товаров производится по факту, документ (и кассовый чек) не может быть ошибочно оформлен на товар, не имеющийся в наличии; злонамеренное неправильное оформление документов отслеживается менеджерами по закупке при отслеживании и изучении продаж за предыдущий день и в момент инвентаризации.
Аналитическая отчетность
Статические отчеты
Отчет о товарных остатках. Производится в разрезе подразделений и товаров с указанием закупочных и розничных цен и сумм. Причем цены указываются последние, а суммы – фактические по документам.
Отчет о реализации за период. Производится в разрезе подразделений и товаров в продажных ценах с указанием наценки и прибыли.
Динамические отчеты
Отчет о закупках за период. Производится в разрезе подразделений, поставщиков и документов с указанием суммы документов и суммы в бюджете на момент создания счета.
Ежедневный отчет о состоянии денежных средств и необходимых платежей. Выводится в разрезе типов средств (касса, расчетный счет) и необходимых платежей по подразделениям.Графическая информация
Графическое представление сумм продаж за период. Выводится наложением двух графиков – продажа в розницу из зала и продажа по безналичным расчетам.
Графическое представление сумм продаж по подразделениям за период. Выводится наложением графиков продаж по подразделениям на выбор.Литература
Волгин В.В. Запасные части. Энциклопедия бизнеса. 2010 Волгин В.В. Склад. Логистика, управление, анализ. – М: ИТК «Дашков и Ко», 2012