Малый автосервис. Организация и управление: Практическое пособие

– ежедневно составлять перечень пустых общих ячеек, чтобы менеджер мог решить, куда разложить прибывшую продукцию;

– определить, могут ли общие ячейки использоваться для хранения излишков или оптовых объемов товаров, которые обычно хранятся в фиксированных ячейках.

Выделить промежуточные ячейки для хранения товаров, не доступных для продажи, так как они подлежат проверке, переупаковке, сборке или возврату.

Определить назначение ячеек для каждого номенклатурного товара:

– минимум две фиксированные ячейки (основная ячейка и ячейка для хранения излишних/оптовых запасов);

– общие ячейки – при необходимости;

– фиксированная ячейка в качестве основной и общая ячейка для хранения излишних/оптовых запасов.

Периодически оценивать эффективность использования помещения и системы хранения:

– определять объем пространства склада, не занятого товарами;

– определять возможность размещения дополнительного складского оборудования для хранения большего объема запасов;

– определять степень использования наиболее легкодоступных участков наиболее часто реализуемыми товарами;

– размещать медленно оборачивающиеся товары в дальних участках;

– оценивать возможности сужения проходов между стеллажами и использования узкопроходных штабелеров.

Периодически изучать возможности минимизации операционных издержек за счет реорганизации складского пространства:

– возможности минимизировать время отбора товаров при комплектации заказов за счет оптимизации размещения товаров и сокращения маршрутов комплектовщиков;

– возможности перепланировать склад для создания сквозного склада, в котором товары принимают в одном конце склада, а отгружают в другом, процессы приемки и отгрузки выполняются одновременно разным персоналом и оборудованием.

Если склад с одним входом и товары принимают и отгружают в одном конце склада:

– регламентировать приемку и отгрузку в разные периоды дня или суток;

– регламентировать совместное использование персонала и оборудования службами приемки и отгрузки;

– регламентировать операции кросс-докинга, когда принятые от поставщика товары немедленно отправляют покупателю или на другой склад компании без хранения.

Необходимо обучать персонал визуальному знанию товаров:

– работники должны различать товары, которые выглядят схоже, но на самом деле являются разными;

– работники должны уметь выявлять поврежденную продукцию;

– работники должны знать надлежащие места хранения всех товаров или адресную систему зоны хранения;

– работников следует учить размещать продукцию так, чтобы ее легко было забрать при подготовке груза к отправке.

Провести обучение персонала и предусмотреть процедуры, контролирующие правильность ввода данных:

– проверка независимым специалистом;

– программа задает дополнительные вопросы по нестандартным вводам данных;

– компьютер подсчитывает “контрольные суммы”.

Установить порядок документирования внутреннего перемещения товаров. Определить, что перемещаемый товар отгружается покупателю, как только поступает.

Установить порядок действий, если при перемещении товара в два приема появляется расхождение между отгруженным и полученным количеством:

– определить форму и сроки направления отчета о таком расхождении менеджеру;

– определить, сохраняется ли расхождение при перемещении товара внутри склада, пока не будет принято решение о коррекции.

Необходимо регламентировать действия при поступлении поврежденных товаров:

– определить условия, при которых следует частично или полностью отказываться от прибывшего груза;

– определить способы оповещения отдела закупок и поставщика.

Необходимо определить условия, при которых принимается груз, содержащий поврежденные товары:

– определить, как поврежденная продукция удаляется из показателя доступного запаса;

– выделить на складе секцию для поврежденной продукции, ежемесячно просматривать товары в этой секции для контроля процесса выброса или возврата поставщику;

– определить способы оповещения отдела закупок и поставщика;

– разработать процедуру направления поставщику запроса на возврат.

Определить в инструкциях, какие действия следует предпринять, если копия заказа на закупку отличается от товарной накладной поставщика:

– установить допустимое отклонение (в процентах или в денежном выражении) – в случае, если отклонение не превышает согласованное, оно будет принято;

– назначить сотрудников, полномочных решать, принимать или нет ошибочно поставленные номенклатурные товары;

– назначить сотрудников, полномочных решать, принимать или нет ошибочно поставленные неноменклатурные товары.

Установить, подлежит ли проверке товар, приходящий на замену:

перечислить поставщиков, поставки от которых можно не проверять при получении;

– перечислить случаи, когда сплошной контроль можно заменить выборочной проверкой.

Установить, кому поручено вводить заявки потребителей в компьютер: сотруднику склада, службы закупки или офиса.

Установить правило: объем товара, который в процессе приемки проходит проверку или обработку, не должен включаться в доступный для продажи объем.

Установить, какие товары нуждаются в проверке:

– определить, проверять все изделия в партии или только отдельные образцы;

– определить, направлять ли данный товар автоматически из зоны приемки в зону проверки;

– определить в контрактах на закупку для каждого товара документально установленный стандарт приемлемого состояния по внешнему виду и качеству.

Установить, что делать с товаром, забракованным при проверке:

– определить порядок оповещения отдела закупок;

– определить порядок оповещения поставщика;

– определить порядок хранения товара до возврата поставщику;

– определить правила документирования внутрискладского перемещения бракованного товара.

Установить, что входящие грузы необходимо экспедировать (сопровождать) силами собственных агентов для контроля и повышения точности сроков поставок по заказам на пополнение:

– когда поставки приходят позже оговоренного поставщиком срока;

– когда доступный запас (наличный за вычетом объема обещанных покупателям товаров) меньше или равен страховому.