Методическое руководство: Как провести стратегическую сессию с командой за 2 часа. Научно обоснованные подходы и практические инструменты

Сформулируйте основные задачи:

Что вы хотите получить по итогам сессии? Например: улучшение взаимодействия в команде, поиск решения для конкретной проблемы, планирование задач на квартал.

Пример цели: «Разработать пошаговый план по повышению эффективности работы отдела продаж».

Сфокусируйтесь на приоритетах:

Избегайте слишком широких тем. Лучше ограничиться 1–3 конкретными задачами, которые можно решить за 2 часа.

Обозначьте критерии успеха:

Например: «Принято 3 конкретных решения по улучшению коммуникации», «Разработан план на 3 месяца с указанием ответственных лиц».

2. Составьте список участников

Выбор участников – важный элемент подготовки. От этого зависит качество обсуждения и выработанных решений.

Определите ключевых участников:

Кто должен быть на сессии, чтобы она прошла эффективно? Это могут быть:

Руководители отделов.

Ключевые специалисты.

Сотрудники, непосредственно вовлечённые в обсуждаемые процессы.

Ограничьте количество участников:

Оптимальное число участников – 5–10 человек. Это обеспечивает баланс между разнообразием мнений и управляемостью дискуссии.

Назначьте модератора:

Если вы сами не будете вести сессию, выберите человека, который сможет структурировать процесс обсуждения и следить за таймингом.

3. Подготовьте материалы

Качественные материалы помогают участникам сессии быстрее включиться в процесс и работать продуктивно.

Раздаточные материалы:

Краткая информация о текущей ситуации (показатели, результаты, проблемы).

Материалы для анализа (например, SWOT-матрица, список вопросов для обсуждения).

Презентация:

Если вы используете визуальные материалы, убедитесь, что они просты и понятны.

Структурируйте презентацию по этапам сессии, чтобы все участники понимали ход обсуждения.

Доска или электронные инструменты:

Для оффлайн-сессий: подготовьте маркеры, стикеры и флипчарт.

Для онлайн-сессий: используйте цифровые платформы, такие как Битрикс24, Planfix или RealtimeBoard (аналог Miro). Убедитесь, что участники знакомы с инструментом.

4. Организуйте пространство

Создание комфортной среды для работы участников – важный аспект подготовки.

Выберите подходящее место:

Для оффлайн-сессий: выбирайте просторное и тихое помещение, где никому не будет мешать посторонний шум. Убедитесь, что есть достаточное количество мест для всех участников, и всё оборудование работает (проектор, флипчарт, освещение).

Для онлайн-сессий: проверьте стабильность интернет-соединения, технические возможности платформы для видеоконференций (например, Яндекс.Телемост или Zoom).

Позаботьтесь о деталях:

Для оффлайн-сессий: обеспечьте воду, кофе/чай и перекус, чтобы участники чувствовали себя комфортно.

Для онлайн-сессий: отправьте приглашение с ссылкой на платформу и инструкциями заранее, чтобы участники могли подготовиться.

Ключевые рекомендации

Подготовка должна начаться не менее чем за 3–5 дней до сессии. Это даст время проработать задачи, материалы и логистику.

Информируйте участников заранее. Чётко объясните, зачем проводится сессия, какие вопросы будут обсуждаться и чего от них ждут.

Используйте тайминг на этапе подготовки, чтобы убедиться, что у вас есть все необходимые элементы к началу сессии.

Результат подготовки

Участники приходят на сессию с чётким пониманием целей.

Все необходимые материалы и инструменты подготовлены и проверены.

Пространство (физическое или виртуальное) способствует комфортной и продуктивной работе.

Хорошо организованная подготовка позволяет сэкономить время, избежать хаоса и максимально сосредоточиться на решении задач в ходе стратегической сессии.

Глава 2. Структура стратегической сессии

Общая продолжительность: 2 часа

Эффективная стратегическая сессия требует чёткой структуры, которая поможет максимально использовать отведённое время. В этой главе мы подробно разберём этапы проведения сессии, инструменты и ключевые аспекты, на которые стоит обратить внимание.

1. Вступление (10 минут)

Цель этого этапа – настроить участников на продуктивную работу и создать доверительную атмосферу. Участники должны понять, зачем они здесь, и какова их роль в процессе.

Что делать:

Представьте цель и формат сессии.

Кратко расскажите, что будет обсуждаться, какие задачи нужно решить и как будет проходить сессия. Например: «Сегодня мы обсудим текущие вызовы в работе нашей команды и определим конкретные шаги для их решения».

Призовите участников к открытому обсуждению.

Подчеркните важность вклада каждого участника. Используйте формулировки, которые показывают ценность их мнения: «Каждый из вас обладает уникальным опытом, который может помочь нам найти эффективные решения».

Создайте комфортную атмосферу.

Начните с благодарности за участие и краткого icebreaker-упражнения, чтобы снизить напряжение.

Совет: Используйте простой слайд или доску, на которой будут указаны основные этапы сессии. Это поможет всем участникам понимать структуру и временные рамки.

2. Определение текущего положения (30 минут)

На этом этапе важно изучить текущую ситуацию и выявить ключевые проблемы. Группа должна сфокусироваться на том, где сейчас находится команда или компания, и какие вызовы стоят перед ней.