Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы

• составление по окончании интервью протокола с кратким содержанием интервью и представление данного протокола в письменном виде на подпись оппоненту;

• ведение записи интервью с использованием, например, диктофона.

Степень доказательности увеличивается от первого к третьему методу. Очень важно, чтобы при использовании первого и второго методов аудитор обладал хорошими навыками делового письма. Иначе в дальнейшем любая косноязычная фраза может быть истолкована двояко и ценность протокола как доказательства значительно снизится.

Использование данных методов часто ограничено. В принципе первый метод является хорошей практикой и должен периодически использоваться. К тому же он дисциплинирует противоположную сторону, что слегка повышает эффективность аудиторского процесса в целом.

При использовании второго метода есть риск нарушить принцип снайпера. По сути, разницы между первым и вторым вариантом нет. Однако в настоящий момент в России более трепетно относятся к своей подписи, особенно когда она сопровождается расшифровкой. Поэтому во втором случае вероятность встретить отказ выше, чем в первом.

Третий метод потенциально может избавить аудитора от определенного объема ненужной работы, а также повысить эффективность работы. Имея запись, всегда можно уточнить подзабытые моменты, проанализировать свои ошибки и подкорректировать навык проведения интервью. Однако использование такого метода сильно ограничено. Я пользовался данным методом лишь однажды, и при этом тематика аудита была нейтральной. Конечно, никто не может запретить использовать диктофон втихаря, без оповещения других участников интервью. Однако в этом случае нужно все тщательно просчитать, и эффект от полученной таким образом информации должен значительно превышать возможные последствия разглашения метода ее получения и дальнейшего использования. Более распространено использование диктофона в ситуациях, когда информация используется с однозначно благими целями для всех участников интервью, например в консалтинговых проектах.

Интервью как метод получения информации и тестирования наиболее часто используется в следующих ситуациях:

• Описание процесса. Немногие российские предприятия имеют письменные описания ключевых бизнес-процессов, которые являются целостными и регулярно обновляются. Под целостным я имею в виду такое описание, которое дает представление о том, как процесс достигает своей цели, как работает система контроля и как происходит управление изменениями. Описание процесса, которое регулярно обновляется, отражает результаты всех существенных изменений процесса на текущий момент. Еще меньше предприятий пользуются при описании бизнес-процессов графическими методами представления. В таких условиях интервью является основным методом получения информации о текущем состоянии бизнес-процесса. Более детальная методика проведения интервью с целью документирования бизнес-процесса представлена в разделе «Описание процесса – диаграммы и текстовая часть. Правила составления диаграмм».

• Общая информация по процессу/объекту аудита. Часть людей обладает системным мышлением. Для них важно собрать максимум информации об исследуемом объекте, чтобы было комфортно анализировать объект в дальнейшем. Под системным мышлением я понимаю простые вещи – есть люди, которым важно целостное представление об объекте, им важно видеть четкие рамки, где все начинается и где все заканчивается. Примером использования интервью с целью получения общей информации по процессу/объекту аудита является, фривольно говоря, экскурсия на производство. В таких ситуациях вас сопровождает человек, сведущий в производственном процессе, вы обозреваете процесс производства, слушаете рассказ, задаете вопросы. Такие экскурсии весьма полезны и в дальнейшем позволяют лучше воспринимать поступающую информацию. Они как бы задают некий скелет восприятия.

• Предварительная информация для целей планирования детального тестирования. Использование интервью в качестве вспомогательного метода определения тематики детального тестирования часто целесообразно, несмотря на ограничения, в основном связанные с изначально низкой достоверностью полученной информации. Нюанс в следующем – довольно часто в процессе аудита в поле зрения аудитора попадает информация, которая указывает на потенциально интересную тему для дальнейшего исследования. Вероятность этого увеличивается по ходу проекта, т. к., зная больше об объекте аудита, аудитор обращает внимание на большее количество деталей. Нередко такая информация носит фрагментарный характер, т. е. раскрывает содержание темы с одной из сторон. Однако ресурсы аудитора ограничены. С одной стороны, по мере выполнения проекта у него появляется и фокусируется представление о направлениях для дальнейшего детального тестирования. С другой стороны, новая информация может привести потенциально к более существенным результатам проекта. В этом случае интервью является компромиссным вариантом получения дополнительной информации для принятия решения, поскольку позволяет быстро получить необходимые уточнения. Периодически после такого интервью аудитор решается изменить план детального тестирования, и это в дальнейшем оправдывается. Разумеется, интервью не дает исчерпывающей информации, и рассматривать тему нужно в свете всех данных, полученных в ходе проекта.

В большинстве случаев вы не сможете получить всю требуемую информацию только по результатам одного интервью. В среднем для описания процесса требуется провести два-три интервью (базовое, уточняющее, окончательное). Однако нередко не спасают даже неоднократные интервью. Ситуации, когда существенные блоки информации, способные повлиять на результат аудита, всплывают не вовремя (например, на этапе обсуждения проекта отчета), не так уж редки. Информация является ключевым рабочим материалом аудитора, и нужно прилагать максимум усилий как для ее добычи, так и для обеспечения требуемого качества. Есть несколько способов повышения эффективности интервью как метода получения информации и тестирования.

Планирование и постановка цели. Любое интервью требует хотя бы минимальной подготовки. Вы должны сформировать предварительный перечень вопросов. Аудитор, который не знает, что спросить, провоцирует негативное отношение к себе и другим участникам команды. В некоторых случаях лучше задать глупый вопрос по теме, чем просто молчать, либо позволить собеседнику рассказывать, насколько лучше было во времена Советского Союза или как он отлично провел время вчера на рыбалке. Вы должны учесть личностные особенности собеседника. Иногда, например, полезно направить аудитора женского пола на интервью с представителем мужского пола. Вы должны учесть обстановку, в которой будет проходить интервью. Например, если вы пригласите человека в помещение, где находятся еще и другие аудиторы, то это может спровоцировать замкнутость.

В начале интервью необходимо озвучить его цель. Вы должны обозначить рамки обсуждаемого материала. Если этого не сделать, то интервью превращается в беседу. По мере скатывания к беседе вам будет все труднее и труднее удерживать разговор в заданной тематике. Высока вероятность, что к концу интервью вы далеко уйдете не только от изначальной темы, но и получите много бесполезной информации. Необходимо соблюдать принцип прицельного любопытства.

Контроль темы интервью. Даже если вы озвучили цель интервью своему собеседнику, вам все равно придется приложить максимум усилий, чтобы удержать разговор в заданном русле. На практике очень часто люди отступают от основной темы и вдаются в излишние детали. Если представить интервью как трехмерный объект, то, ставя цель, обозначая тематику, вы определяете только одно измерение. Размах отклонений вправо, влево и вглубь необходимо определять уже в процессе интервью. Это невозможно сделать на начальном этапе, т. к. вы заранее в полной мере не знаете, что услышите. Контроль тематики интервью можно выделить в отдельный навык, и ему придется специально учиться, ведь вы имеете дело с живыми людьми во всем их многообразии. Во время интервью необходимо добиваться расположения собеседника, поскольку от этого зависят как достоверность информации, так и ее количество. Поэтому грубый контроль хода интервью быстро приводит к тому, что собеседник либо замыкается, либо просто не знает, что говорить. Если позволить интервьюируемому говорить все, что вздумается, это приведет к низкому КПД интервью для аудитора. Таким образом, контроль тематики интервью превращается в искусство вести беседу в заданном направлении. Базовыми приемами контроля являются наводящие вопросы (двигают интервью вперед), корректирующие вопросы (устраняют отклонения от темы), таранные вопросы (также устраняют отклонения и углубление в детали, но являются более мощными и неожиданными), форсирующие вопросы (переводят тему на следующий этап, если вы затоптались на месте). Также существенно помогают и другие личностные качества, такие как чувство юмора, обаяние, эрудированность, проницательность, интуиция, смекалка. Значительную помощь оказывает предварительная подготовка к интервью и наличие вспомогательных инструментов.

Использование вспомогательных инструментов. Существуют разного рода инструменты, повышающие КПД интервью. Особенно данный инструментарий полезен для начинающих аудиторов. Некоторые приемы, впрочем, полезны аудиторам любой квалификации. Например, если я самостоятельно анализирую процесс, то перед началом интервью высылаю предполагаемую схему и укрупненное описание процесса собеседнику. В дальнейшем мы уже обсуждаем предметно данные материалы, при необходимости углубляясь в детали, уточняя содержание и структуру. Базовый набор вспомогательных инструментов следующий – таблица процесса с пустыми графами для заполнения во время интервью, вопросники, описание процесса (либо диаграмма, либо текстовое описание, либо набор ключевых подпроцессов и функций, либо комбинация вариантов), матрица рисков процесса. Немного подробнее о каждом из инструментов.

• Таблица процесса с пустыми графами – таблица с набором столбцов для внесения информации по определенным этапам процесса (см. табл. 16).

_{Таблица 16. Пример таблицы для заполнения в ходе интервью}

В приведенном примере процесс разбивается на несколько этапов, количество и содержание которых уточняются в процессе интервью. По каждому процессу указывается содержание этапа (что делается), цель этапа (что предполагается достичь), контрольные процедуры (как контролируются действия внутри этапа), владелец (кто отвечает за операции и результаты), результат (что получается на выходе). Подобные таблицы содержат как подсказки для вопросов аудитора, так и помогают структурировать интервью и придать ему нужное направление.