Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы

Причина. С точки зрения причинно-следственной связи содержание этого раздела как бы предшествует содержанию раздела «Наблюдение». В разделе «Причина» описываются факторы, которые привели к возникновению ситуации, описываемой в разделе «Наблюдение».

Последствия. С точки зрения причинно-следственной связи этот раздел как бы следует за разделом «Наблюдение». Причина приводит нас к текущей ситуации, описываемой в разделе «Наблюдение». Развитие этой ситуации порождает определенные последствия, описываемые в разделе «Последствия». В зависимости от подхода к аудиту в этом разделе могут указываться как предполагаемые, так и реальные последствия.

Рекомендации. Данный раздел должен быть напрямую увязан с разделом «Причины». Выражаясь математически, содержание раздела «Рекомендации» должно равняться содержанию раздела «Причины», но с обратным знаком. Например, если в качестве причины негативной ситуации указывается отсутствие того или иного этапа или элемента процесса, то в разделе «Рекомендации» должно быть указание на необходимость разработки и/или внедрения этого этапа или элемента процесса. Выполнение рекомендаций должно приводить к устранению причин возникновения негативной ситуации, описываемой в разделе «Наблюдение».

Классическую структуру отчета можно дополнить рядом других разделов, например разделом «Риски» перед разделом «Последствия». В нем могут указываться ключевые риски, которые провоцируются текущей ситуацией (раздел «Наблюдение»), а в разделе «Последствия» те риски, которые уже реализовались. Также возможно такое построение разделов отчета, при котором в разделе «Риски» указываются ключевые риски текущей ситуации, а в разделе «Последствия» – либо последствия текущей ситуации и указанных рисков, либо последствия только текущей ситуации, либо последствия только указанных рисков. В любом случае выбор остается за руководителем ПВА. Однако ему необходимо быть уверенным в том, что выбранная структура отчета наилучшим образом отвечает потребностям пользователей отчета. Практика показывает, что для достижения этой цели раздел «Риски» во многих случаях целесообразно опустить, т. к. понятие риска все еще с трудом воспринимается российскими управленцами.

Также можно выделить раздел, посвященный описанию выборки, особенно если она является репрезентативной и объемной. Отдельный раздел фокусирует внимание на выборке и таким образом способствует формированию более точного представления о масштабе и существенности описываемых недостатков.

Полезно предусмотреть в отчете место для комментариев и/или пояснений представителей объекта аудита. Попросту говоря, место, где представители объекта аудита могут высказать мнение о содержании отчета и его оценке внутренним аудитором. Такой раздел может придать отчету дополнительную объективность, продемонстрировать точки согласия и точки расхождения во мнениях, показать, что внутренний аудит стремится к открытому диалогу. Однако крайне важно, чтобы комментарии и/или пояснения сопровождались мнением внутреннего аудитора по поводу их обоснованности и правильности. В отчете последнее слово должно оставаться за аудитором, т. к. это полностью соответствует предназначению отчета.

Во многих отчетах присутствует раздел, посвященный информации общего характера (вводная часть). Его наличие скорее позитивно и может улучшить восприятие отчета. Последнее достигается в первую очередь за счет того, что во вводной части отчета обычно обозначают границы проекта, а также определяют структуру последующего материала, например с помощью оглавления или сводных перечней. Однако нередко ее захламляют бесполезной информацией. Например, всегда умиляет перечисление фамилий и инициалов всех участников команды внутренних аудиторов. Или, например, перечисление регламентов, которые героически были изучены аудиторами. В подавляющем большинстве случаев подобная информация как минимум не оказывает позитивного влияния на восприятие отчета. Полезно включать в общий раздел следующую информацию:

• цель проекта;

• масштаб проекта;

• описание проведенной работы;

• основные выводы (включая оценку существенности выявленных проблем);

• общую оценку системы внутреннего контроля процесса (если проект был посвящен аудиту процесса).

Набор дополнительных разделов не исчерпывается перечисленным выше. Вынесение того или иного материала в отдельный раздел способствует привлечению внимания к нему. Поэтому, если аудитор хочет обратить внимание на тот или иной аспект отчета, он может воспользоваться этим приемом.

Форматы и степень детализации отчета

Существуют следующие базовые форматы аудиторского отчета (в зависимости от масштаба проекта, аудитории отчета, цели проекта).

Детальная часть. Эта часть отчета содержит информацию и данные, которые аудитор считает нужным включить в отчет, включая любые части рабочей документации. В ней максимально подробным образом описываются причинно-следственные связи, следуя которым читатель должен прийти к выводам, сформулированным аудитором. Хорошей практикой является включение в детальную часть подробной расшифровки всех расчетных показателей. В целом эта часть отчета рассчитана на представителей линейного менеджмента, т. е. на тех людей, которые способны разобраться в приводимых деталях. Рекомендации внутреннего аудитора излагаются максимально детально и полно.

Свод для руководства. По большому счету это единственный формат, который стоит использовать для доведения результатов проекта до высшего руководства. Ключевой задачей при его использовании является нахождение оптимального соотношения между текстом и графикой (схемы, диаграммы и т. д.). На практике свод для руководства меньше по объему, чем детальная часть, в среднем в 7–10 раз. Рекомендации внутреннего аудитора могут указываться в урезанном объеме, без излишней детализации. По общему принципу детализация по возможности опускается. В состав отчета могут включаться также результаты анализа по тематике проекта в целом, например в виде аналитических обзоров общих тенденций.

Презентация. В основном этот формат имеет смысл использовать либо на этапе обсуждения отчета, либо когда результаты отчета просто озвучиваются для определенной аудитории. В обоих случаях аудитория составляет не менее трех – пяти человек. Также такой формат может просто понравиться высшему руководству независимо от количества участников презентации. Его сильная сторона заключается в расширенных возможностях использования визуальных эффектов.

Справка. Данный формат отчета универсален. Единственным ключевым требованием является адекватное и аргументированное изложение сути проведенной работы и выводов по ее результатам. В большинстве случаев отчет в формате справки формируется по результатам точечных проектов, суть задачи которых часто может быть представлена в виде одного вопроса. На практике в большинстве случаев результаты проекта продолжительностью менее одного месяца могут быть изложены в виде справки. В отличие от свода для руководства справка носит более сфокусированный характер. Также она может не содержать рекомендаций в том случае, если основная цель заключается в предоставлении дополнительной информации по требуемой тематике.

Как уже говорилось, у большей части аудиторских отчетов может быть весьма разношерстная аудитория. По этой причине имеет смысл формировать отчет в нескольких форматах одновременно.

Нюансы написания отчетов

Существует обширная литература, посвященная деловому письму. Однако в ней вряд ли найдется упоминание о специфических моментах написания аудиторских отчетов. Существует ряд нюансов, как до написания отчета, так и во время и после написания отчета, которые влияют на качество аудиторского отчета. Кратко рассмотрим ключевые нюансы.

До написания отчета

• Необходимо четко представлять позицию ключевых топ-менеджеров по тематике предстоящего проекта – если есть известные проблемы, то необходимо знать их позицию по возможным путям решения. При наличии расхождений мнений топ-менеджеров по конкретному вопросу у аудитора появляется дополнительное время на поиск интегрирующего решения. Также у аудитора появляется понимание того, к каким действиям менеджмент готов для управления той или иной проблемой. Это позволяет разработать более действенные рекомендации и снижает противодействие их внедрению. Аудитор должен понимать, что озвученная позиция топ-менеджеров может отличаться от их реальной позиции. В любом случае позиция топ-менеджмента – это ориентир, а не буквальное руководство к действию.