Настольная книга практикующего педагога

По своим функциям Word вплотную приблизился к издательским системам и программам верстки. В этой программе можно подготовить оригинал журнала, газеты, книги, полностью пригодные к печати, изготовить www-страницу Интернета. Но стоит ли так далеко устремляться?

Все потенциальные возможности системы Word при подготовке материалов наверняка не пригодятся. А некоторыми функциями программы педагогу и не следует пользоваться, они только затруднят дальнейшую работу смежников. Так, для качественной профессиональной верстки нужно применять специализированные программы Adobe PageMaker или Quark XPress. Непригоден Word и для обработки иллюстраций.

Достаточно полную характеристику Microsoft Word и уроки работы с программой можно найти в специальной литературе, например в справочниках и руководствах, выпущенных русской редакцией Microsoft Press. Эти книги в широком ассортименте сегодня продаются практически в любом книжном магазине, есть в библиотеках.

Возможности Microsoft Word

Программа умеет

• Создавать новые документы с помощью специальных шаблонов – в частности, стандартные письма, поздравительные послания, отчеты, факсы и ряд других офисных документов. Пользователь может создать и собственный шаблон.

• Работать одновременно с большим числом документов.

• Автоматически проверять орфографию, грамматику текстов и даже править стилистику документа.

• Автоматически корректировать наиболее часто повторяющиеся ошибки.

• Изменять внешний вид всего текста или его отдельных фрагментов с помощью инструментов форматирования – изменять параметры шрифта (размер, цвет, начертание), параметры расположения текста и абзацев на странице, устанавливать границы абзаца и поля.

• Верстать текст в одну или несколько колонок.

• Использовать стили для быстрого форматирования документа.

• Автоматизировать ввод повторяющихся и стандартных фрагментов текста.

• Включать в текст и автоматически генерировать ссылки, сноски, колонтитулы, оглавления, указатели, списки литературы.

• Включать в текст элементы, созданные в других программах, – иллюстрации, таблицы, математические формулы и другие.

• Вести статистику текстового документа.

• Направлять подготовленный текстовой документ или его фрагмент на распечатку с помощью подключенных устройств.

• Отправлять готовый документ непосредственно из Microsoft Word на факс и по электронной почте (в обоих случаях необходимо, чтобы компьютер был оснащен модемом).

Используйте возможности Microsoft Word и других текстовых программ. Это значительно облегчит и ускорит подготовку материалов.

Шрифты. В арсенале Windows и Word содержатся десятки шрифтов разных начертаний. На пиратских компакт-дисках доступны тысячи других. Неопытный пользователь может попытаться установить максимальное число дополнительных шрифтов и использовать их.

Не увлекайтесь декоративными шрифтами. Для оформления текстов используйте основные, общепринятые гарнитуры, такие, как Times New Roman и Arial.

У изысканных шрифтов две слабости. Первая – нет гарантии, что такие шрифты есть в компьютере издательства. А тогда при открытии документа Word работникам издательства придется немало потрудиться для того, чтобы придать ему читаемый вид.

Вторая причина – стандартные шрифты Windows TrueType, используемые Microsoft Word, как правило, не применяют при профессиональной верстке. Верстальщики, работающие с программами PageMaker или QuarkXPress, предпочитают профессиональные шрифты PostScript. Так что даже идеально оформленный документ Microsoft Word будет ими безжалостно переделан при верстке.

Однако в некоторых случаях специальные шрифты необходимы, например при включении в текст слов на иностранных языках, содержащих отличные от латиницы символы. Здесь наиболее приемлемым решением будет копирование файла ttf, содержащего нужный шрифт, на дискету с текстом.

Файлы шрифтов, имеющие расширение ttf, хранятся в компьютере в папке C:\Windows\Fonts, а просмотреть установленную в Windows шрифтовую коллекцию можно с помощью меню «Шрифты» панели управления Windows. Более подробную информацию по работе со шрифтами можно найти в любом руководстве по Windows или Microsoft Word.

Название выбранного редкого шрифта следует написать на наклейке дискеты и сдублировать отдельной строкой перед текстом документа.

Встроенные изображения. Не стоит злоупотреблять и возможностью Word вставлять в текст готовые изображения. Целесообразнее сделать в нужных местах специальные сноски с указанием названия файла иллюстрации, желаемого размера картинки и подрисуночной подписи.

Встраивайте изображения в текст электронного оригинала только тогда, когда этого нельзя избежать. В остальных случаях оставь эту работу профессионалам, но проставь текстом нужные сведения об иллюстрации.

Выделение участка текста для форматирования

В программе Microsoft Word достаточно просто набрать текст. Но нужно, чтобы текстовой фрагмент выглядел красиво и аккуратно. В хорошем документе каждый компонент произведения – цитата, комментарий, сноска, основной текст – имеет свой стиль оформления. Операции форматирования включают изменение шрифтового оформления документа, изменение размера и расположения текста на странице, разбивку текста на части и придание каждой из них особого стиля.

Но для того чтобы с неким участком текста проделать любую операцию, в том числе операции форматирования, этот фрагмент сначала нужно выделить – с помощью левой кнопки мыши либо с помощью четырех кнопок со стрелочками в правой части клавиатуры при нажатой кнопке [Shift]. Возможна и другая схема выделения фрагмента. Для этого курсор следует установить в начале выделяемого фрагмента, нажать кнопку [Shift] и, не отпуская ее, щелкнуть левой кнопкой мыши по последнему слову (или символу) выделяемого фрагмента.

Для выделения любого слова достаточно двойной щелчок по нему левой кнопки мыши. Тройной щелчок выделяет абзац.

Для выделения строки достаточно щелкнуть слева от нее. Для выделения всего текста нужно проделать ту же операцию при нажатой кнопке [Ctrl].

Изменение шрифтового оформления текста

Замена шрифта в выделенном участке текста производится с помощью меню шрифтов на Панели форматирования. Если щелкнуть левой кнопкой по стрелке в правой части этого меню, то выпадает полный список установленных в системе шрифтов. Шрифты в списке расположены в алфавитном порядке, но сверху Word помещает те шрифты, с которыми пользователь уже работал в текущем сеансе.