Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса

Разработка внутренней отчетности

Чтобы контролировать финансово-экономическое состояние предприятия и оперативно реагировать на возможные вопросы (в том числе связанные с работой бухгалтера), рекомендуется разработать и внедрить в компании систему внутренней отчетности. Характерной особенностью этой системы должно являться то, что у нее будет только один пользователь: руководитель предприятия.

Ежедневно (в конце рабочего дня) бухгалтер должен предоставлять руководителю информацию об основных финансово-экономических показателях деятельности предприятия. Набор этих показателей может быть разным, в зависимости от специфики конкретной компании. В общем случае к этим показателям относятся: остаток денежных средств на счетах предприятия в банках, остаток наличных в кассе компании (как в национальной денежной единице, так и в валюте), сумма дебиторской и кредиторской задолженностей, остаток товара на складах предприятия, стоимость отгруженных за день товарно-материальных ценностей (работ, услуг), стоимость товаров или услуг, полученных за день, сумма поступивших и израсходованных за день денежных средств (отдельно – безналичных и наличных), сумма основных средств и нематериальных активов по остаточной стоимости. К этим показателям необходимо прикладывать расшифрованную копию банковской выписки (при наличии нескольких счетов должны быть предоставлены расшифрованные копии выписок со всех счетов).

В большинстве случаев такого набора достаточно для того, чтобы руководитель мог контролировать состояние активов предприятия и «держать руку на пульсе событий», своевременно реагируя на все «резкие движения» со стороны бухгалтера.

Если вы его поймали...

Итак, предположим, вам удалось узнать, что в бухгалтерии вашего предприятия далеко не все гладко: имеются серьезные нарушения, которые при глубоком изучении вполне могут оказаться фактами воровства, мошенничества и злоупотреблений. Какие же действия следует предпринять в таком случае?

Все зависит от того, какими именно фактами вы располагаете. Если, например, вам удалось уличить бухгалтера в многочисленных злоупотреблениях и хищениях, которые нанесли немалый урон компании, то вполне можно обращаться с заявлением в соответствующие органы с просьбой разобраться в ситуации и наказать виновных.

Перед тем как обратиться с заявлением в правоохранительные органы, рекомендуется предложить бухгалтеру добровольно возместить причиненный ущерб и привести в порядок бухгалтерию. Ведь не исключено, что в процессе проверки откроется то, что вы сами хотели бы утаить. Оптимальный вариант – мирное разрешение конфликта. После того как бухгалтер сообщил вам, что он привел бухгалтерию в порядок, следует провести аудиторскую проверку, выполнить рекомендации аудиторов и незамедлительно уволить бухгалтера.

Однако следует учесть, что правильно оценить ущерб, причиненный предприятию бухгалтером, удается далеко не всегда. Поэтому для этих целей рекомендуется привлечь независимых аудиторов (разумеется, ни в коем случае не тех, которых порекомендует ваш провинившийся бухгалтер).

Если факты мошенничества не подтвердились и обнаруженные в бухгалтерии недостатки являются лишь следствием непрофессионализма бухгалтера, то, разумеется, обращаться в правоохранительные органы не нужно. Однако не стоит забывать, что при проведении налоговой проверки эти нарушения повлекут за собой финансовые санкции. Поэтому в данном случае оптимальным видится такой порядок действий: сначала нужно провести аудиторскую проверку, чтобы четко представлять себе масштабы нарушений и их возможных последствий. После того как ситуация прояснится, следует предложить бухгалтеру добровольно погасить ущерб.

Если бухгалтер согласен добровольно возместить ущерб, то можно даже подумать над тем, увольнять его или нет: судя по всему, человек он честный, а бухгалтера, который не ошибается (особенно если учесть несовершенство отечественного законодательства), найти сложно. Возможно, пусть он сделает выводы из своих ошибок и работает дальше? Но если человек в принципе не годится для работы бухгалтером (путается в элементарных вещах, не может рассчитать заработную плату сотрудников и т. д.), то от него придется избавиться.

Если же бухгалтер отказывается добровольно возместить причиненный ущерб, то, видимо, вам придется его просто уволить. Привлечь такого работника к ответственности вы можете только с помощью компетентных органов, но следует ли с этим связываться? Зачем вам лишние расспросы, проверки, которые, возможно, выявят много лишнего? Все, что вы можете сделать, если бухгалтер не желает возмещать ущерб, – максимально осложнить ему дальнейшую жизнь.

Во-первых, нужно издать приказ об объявлении бухгалтеру взыскания (выговора, строгого выговора) и сделать соответствующую запись в его трудовой книжке. Во-вторых, за серьезные недостатки в работе этим же приказом можно перевести его на нижестоящую должность (например, с должности главного бухгалтера – на должность помощника экономиста или специалиста по учету топлива), что также зафиксировать в трудовой книжке. В-третьих, следует уволить бухгалтера не по собственному желанию, а за несоответствие занимаемой должности. В-четвертых, нужно разослать информацию о том, какой он «хороший» работник, в максимальное количество кадровых агентств. В-пятых, когда для получения рекомендаций вам будут звонить потенциальные работодатели вашего бухгалтера, вы можете сказать им все, что посчитаете нужным.

Все это постарайтесь максимально доступно изложить своему несговорчивому бухгалтеру. Если он и на этот раз будет отказываться от возмещения ущерба – действуйте по плану.

Глава 5 Это полезно и интересно знать

В данной главе рассмотрим некоторые затруднительные ситуации, которые могут возникать в отношениях между руководителем предприятия и бухгалтером и не рассматривались в предыдущих главах книги. Для удобства восприятия материал представлен в форме вопросов и ответов.

Я недоволен главным бухгалтером, планирую его уволить и предлагаю ему написать заявление об уходе по собственному желанию. Однако бухгалтер писать заявление не желает и заявляет, что без серьезных причин я его уволить не имею права. Как поступить в данном случае?

В чем-то ваш главный бухгалтер прав: без наличия серьезных оснований руководителю непросто уволить любого работника, в том числе и главного бухгалтера. Если мирно решить вопрос не удалось, то оптимальным будет сообщить бухгалтеру, что вы привлечете независимых аудиторов для проведения комплексной проверки деятельности компании за весь период его работы. Об этом вы издадите соответствующий приказ по предприятию: в отдельном пункте этого приказа будет указано, что весь ущерб от обнаруженных нарушений и, как следствие, возможных финансовых санкций должен будет полностью возместить главный бухгалтер предприятия. В том, что аудиторы хоть что-нибудь найдут, можно не сомневаться. После того как проверка покажет нарушения, от бухгалтера можно будет избавиться на законном основании, причем таким основанием будет служить уже не его заявление, а факт несоответствия работника занимаемой должности. Об этом будет сделана соответствующая запись в трудовой книжке. С высокой долей вероятности можно утверждать, что, услышав о таких перспективах, бухгалтер согласится написать заявление об увольнении по собственному желанию.

После проведения на предприятии проверки соблюдения кассовой дисциплины были обнаружены нарушения в учете наличных денежных средств. Главный бухгалтер заявляет, что его вины в этом нет, поскольку всю работу с наличными деньгами в вашей компании выполняет кассир. Так ли это на самом деле?

Нет, это не так. С помощью подобных заявлений ваш главный бухгалтер желает отстраниться от ответственности за упущения в работе. Конечно, ответственность за обнаруженные нарушения с кассира не снимается. Но главный бухгалтер обязан обеспечить на предприятии законность ведения учета и составления отчетности, и контроль соблюдения кассовой дисциплины входит в состав его непосредственных служебных обязанностей. Если, например, в кассе предприятия была обнаружена недостача, то помимо того, что кассир ее должен возместить, на него и главного бухгалтера можно наложить штраф в размере обнаруженной недостачи. Сумма этого штрафа будет вычитаться из их заработной платы.

В компании меняется главный бухгалтер, и в настоящее время идет процесс приемки-передачи дел. Новый бухгалтер указывает на ошибки и нарушения предыдущего бухгалтера, а тот, в свою очередь, заявляет, что у него все в порядке. Пытаясь прояснить ситуацию, я пригласил их обоих к себе, но они лишь обвиняли друг друга и сыпали какими-то непонятными бухгалтерскими терминами. Как определить, кто из них прав, а кто виноват?

В большинстве случаев для разрешения спорной ситуации приходится приглашать независимого эксперта. Оптимальный вариант – если у вас есть знакомый аудитор; если нет – можно обратиться к знакомому бухгалтеру. Пригласите его к себе вместе с обоими бухгалтерами, и пусть он оценит ситуацию со стороны. Обычно присутствие грамотного независимого эксперта снимает все подобные вопросы. Если такого эксперта нет, а ситуация заходит в тупик, можно заказать независимую аудиторскую проверку. Отмечу, что этот вариант не всегда целесообразен: во-первых, аудиторская проверка может быть достаточно дорогой, во-вторых, для ее проведения требуется определенное время (месяц и больше).

Я обратился в кадровое агентство с просьбой подыскать главного бухгалтера, и они нашли подходящую кандидатуру. В агентстве работнику выдали замечательные рекомендации, да и на собеседовании этот человек мне понравился. Смущает только один момент: когда я попросил дать мне координаты его предыдущего работодателя, он ответил, что фирма сменила адрес и телефон и где она теперь находится, ему неизвестно. Прежние координаты работодателя он не дает, ссылаясь на то, что они не сохранились. Можно ли верить этому кандидату? Его все-таки порекомендовало кадровое агентство.