Офисный компьютер для женщин: Изучаем Word, Excel, Outlook, PowerPoint

Если у вас есть документ, в котором отображаются исправления (то есть раньше в этом документе нажали кнопку Исправления и потом уже редактировали текст), то с помощью списка кнопки Исправления в измененном документе вы можете включить или отключить отображение исправлений в данный момент.

Есть следующие варианты:

• Исходный документ – скрывает все сделанные правки и показывает начальный вариант документа;

• Измененный документ – вы не видите сделанные правки (то есть сделанные исправления не отображаются всеми цветами радуги), но текст при этом показан с внесенными изменениями;

• Исправления в исходном документе – текст исходного документа и показаны все исправления;

• Исправления в измененном документе – текст измененного документа и показаны все исправления.

Какой именно режим вам понадобится, зависит от ситуации.

Показать исправления

Если щелкнуть на кнопке Показать исправления, можно будет выбрать, какие именно исправления будут отображаться (рис. 1.114).

Рис. 1.114. Какие исправления вам показать?

Тут вы можете не только указать, какие именно исправления будут показаны, но и включить или отключить исправления от конкретного рецензента. Рецензенты – это те, кто правил ваш текст.

Область проверки

Эта команда отображает Панель рецензирования. На этой панели будет список всех изменений, произошедших с вашим текстом. В списке этой кнопки можно выбрать, где она будет располагаться: сбоку или внизу.

Изменения

Если изменений в документе много, удобно пользоваться этой группой кнопок.

Например, вы видите исправление, и вы с ним согласны. Ставите в него курсор и нажимаете кнопку Принять. Выделение исправления пропадает, и оно органично вписывается в ваш текст.

У этой кнопки несколько режимов. Вы сможете выбрать для себя самый удобный. Мне, например, нравится режим Принять и перейти к следующему.

А может, для переходов к исправлениям вам удобнее воспользоваться кнопками Следующее исправление 

и Предыдущее исправление

. Выбирайте.

А что делать, если с замечанием вы не согласны и хотите оставить текст в старом виде?

Видите кнопку

?

Щелкаете на ней – отклоняете изменение, в котором установлен курсор, и текст остается в нетронутом виде. А можете выбрать из списка этой кнопки Отклонить все изменения в документе, чтобы одним махом отменить все исправления.

Сравнить

Бывает так, что у вас есть два документа: один с исправлениями, другой без.

Или, например, текст правили два человека, и вот они оба прислали вам свои правки. Можно ли объединить их правки в один документ?

Можно.

Нажимайте кнопку Сравнить, и вы сможете сравнить или объединить два документа.

Защитить

Эта функция для тех, кто не хочет, чтобы в его текст вносились поправки. Если щелкнуть на кнопке Защитить документ и выбрать команду Ограничить форматирование и редактирование, то появится дополнительная панель (рис. 1.115).

Как видите из рисунка, вы можете ограничить право редактирования, а можете включить режим Только чтение, и вашему тексту уже ничего не будет угрожать.

Рис. 1.115. Включить защиту?

Когда вы поставите «птичку» в пункте Ограничение на редактирование, то панель развернется, и появятся дополнительный пункт Исключения. Чтобы включить защиту, нужно нажать кнопку Да, включить защиту. Если у вас этой кнопки не видно, то, возможно, вам нужно пролистать панель внизу, используя полоску со стрелкой 

в самом низу панели (рис. 1.116).

Рис. 1.116. Используя стрелку, можно пролистать панель вниз

Вид

Вкладка Вид ленты отвечает за то, в каком виде ваш документ предстает перед вами на экране (рис. 1.117).

Рис. 1.117. Вкладка Вид

Очень важно, чтобы вы понимали, что все многочисленные команды этого меню не меняют сам документ! Они меняют только его представление на экране.

Режимы просмотра документа

Оказывается, документ на экране можно отобразить несколькими способами. Смотрим, какими же.

• Разметка страницы. Этот режим выбран программой автоматически. В нем отображаются разбивка на страницы, границы листа, а также верхние, нижние и боковые поля документа.

• Режим чтения. Используется для удобного и комфортного чтения документа прямо на экране (рис. 1.118). Не отображаются лишние в данном случае элементы экрана (например, вкладки ленты), чтобы вы наслаждались чтением, не напрягая глаза.

Рис. 1.118. Вид документа в Режиме чтения

• Веб-документ. Так будет выглядеть документ, если мы захотим разместить его на страничке в Интернете.

• Структура. Этот режим очень удобен для работы с большими документами, состоящими из кучи глав и разделов. В режиме структуры очень удобно перемещаться между ними и при необходимости изменять параметры заголовков и разделов с помощью кнопочек вкладки Структура, которая появляется при переходе в этот режим.

Смотрите, как выглядит моя рукопись в режиме Структуры (рис. 1.119).

Рис. 1.119. Вид документа в режиме Структура

Видите, разделы и подразделы представлены на различных уровнях. Свернуть и развернуть уровень можно двойным щелчком кнопкой мыши на кружке с плюсиком слева от заголовка раздела. Одним щелчком на плюсике можно просто выделить отдельный уровень.

Смотрим на инструменты вкладки Структура. В раскрывающемся списке Показать уровень можно выбрать, до какого уровня нужно отображать структуру (другими словами, как подробно нужно показывать заголовки документа). Самый большой уровень – первый, все его подразделы – это второй уровень, разбивка внутри подраздела – это третий уровень и т. д. В режиме структуры удобно отслеживать, не ошиблись ли вы с уровнем для какой-то части своего документа. Так, если раздел на самом деле должен быть подразделом, выделите его щелчком на плюсике у заголовка и щелкните на зелененькой стрелочке 

Понизить уровень. Если же, наоборот, нужно «поднять» раздел, смело нажимайте Повысить уровень 

(зеленая стрелочка смотрит влево).