Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

В нашей природе заложено желание быть востребованным, быть при деле. И хоть мы и жалуемся, но не хотим ничего делать, чтобы освободиться от хлопот.

Нужно потратить время, чтобы сэкономить время. В XVII веке философ Блез Паскаль извинился за чересчур длинное письмо знаменитым парадоксом: «У меня не было времени написать короткое». Все просят сделать презентацию покороче, но когда сами ее готовят, убеждаются, что проще оставить 60 слайдов, чем ломать себе голову, как выбрать ключевые три. И на встречах тоже нужно отвести время для экономии времени. Где же взять это время?

Ответ: в паузах.

У меня есть клиент по имени Оскар, он руководит крупным международным бизнесом и занят всегда. Его расписание забито вдвое плотнее расписания нормальных людей, и все же он не суетится. Я хотел выяснить, как же ему удается сохранять спокойствие. И вот однажды мы с ним участвовали в конференции по телефону и подключились раньше остальных участников. Я сидел в Лондоне, Оскар – на пассажирском сидении BMW 7 где-то во Франкфурте. Пока мы ждали, я спросил, чем он обычно занимается в эти пустые минуты перед началом переговоров. Повисла долгая пауза, а потом Оскар ответил одним словом: «Отдыхаю». В паузы между мероприятиями он нажимал кнопку перезагрузки.

Мы все можем делать то же самое. Перед собранием, после собрания и на самом собрании всегда найдется пауза. Пусть короткая, но если сложить эти моменты, выйдет уже достаточно времени, чтобы отдохнуть, подумать, приготовиться, изобрести что-то. Физики говорят, что вселенная состоит в основном из пустот на субатомном уровне. Так и самое плотное расписание состоит в том числе из пустот.

«Времени нет дух перевести», как говорится. Иногда на собраниях я вижу это воочию. Люди так заняты своей занятостью, что дышать перестают. А вообще-то дышать не вредно. Дыхание не только поддерживает в нас биологическую жизнь (не стоит вовсе о ней забывать), но и не зря ассоциируется с вдохновением.

Все традиционные способы приобретения мудрости, тренинги саморазвития, боевые искусства непременно включают в себя технику дыхания. Общая тема, насколько я понял, проста: используй свои легкие, раз они тебе даны. Дыши ровнее, и успокоишься. Дыши глубже, и мыслить будешь глубже. В общем, вы поняли. Набираете в легкие побольше воздуху, в теле открываются новые пространства – и в разуме тоже.

Но это еще не все.

Следите за паузами

Вы замечаете паузы в собственном дыхании? Как существа, ориентированные прежде всего на деятельность, мы видим в акте дыхания именно два акта, вдох и выдох. Мы порой даже выполняем команду: «Дышите!» Но паузы между вдохами и выдохами? Тот момент, когда тело не вдыхает и не выдыхает, ничего не делает? Попробуйте проследить.

Я только что хронометрировал обычный цикл вдох-выдох-вдох. В спокойном состоянии он занимает у меня 12 секунд, и 7 из них Я НИЧЕГО НЕ ДЕЛАЛ. Тело наслаждалось кислородом, которым я его заботливо снабдил, и собирало по всем уголкам углекислый газ, чтобы избавиться от него. В эти секунды легкие пребывали в покое. И когда я заметил это, я обрел покой.

Представьте: вы бросаете в воздух теннисный мячик. Он летит вверх, вверх, а потом начинает падать. Но, если снять траекторию мяча на камеру и просмотреть в замедленном режиме, вы убедитесь: есть мгновение, когда он не поднимается и не падает. Мяч висит в невесомости. Зазор между двумя движениями, миг, когда мяч не двигается, не делает ничего.

Приятно осознать, что в любых повседневных делах скрываются такие зазоры, мини-праздности, мини-праздники. Чем чаще вы их замечаете, тем больше их у вас будет. Рассмотрите твердый предмет под микроскопом, и вы увидите поры. Точно так же можно рассмотреть свой день. Загляните в свое расписание. Между кучей дел, которые вы туда впихнули, найдутся зазоры. И даже в самих делах, звонках, переговорах есть поры, есть пора.

Начнете замечать эти паузы, и у вас появится время. Это драгоценное время вы используете для того, чтобы осуществить наконец перемены.

Перед звонком

Вспомните нашу анатомию собраний, продумайте, зачем вы звоните и чего хотите добиться. Мысленно представьте себе других участников разговора и более широкий контекст вокруг этих переговоров. Наконец, уже набирая номер, переберите в уме пункты содержания. Попрактиковавшись, вы научитесь укладываться в 10 секунд. Мне лично плевать, насколько вы заняты, какая важная шишка. У вас есть 10 секунд.

Перед встречей

Разумный человек не станет перегружать собрания, но если вы вернулись к дурной манере втискивать все на свете в повестку дня и пункты уже не умещаются ни на бумаге, ни во времени, все равно остаются паузы.

То, что вы видите на бумаге, не может соответствовать реальности. Страница плотно заполнена, один пункт пригнан к другому, точно смазанные известкой кирпичи. Но в реальности хоть застраивайте весь участок, все равно кое-где проглянет земля и трава. И я всегда прошу руководителя встречи обратить внимание на эти связующие моменты. Именно сейчас он может вдохнуть энергию в собравшихся, побудить их задуматься, выявить смысл, подвести существенные итоги, оживить угасающий разговор. Когда клиент сует мне в нос перегруженное расписание встречи, я внимательно всматриваюсь в пробелы между пунктами и воображаю, сколько шалостей можно себе позволить в эти зазоры времени.

6. Следующий шаг: пусть Гарри встретится с Салли

Я уже предлагал революционно настроенным людям сразу хвататься за выводы. Ну вот теперь и я ухвачу их.

Я мог бы оглянуться на пройденный путь, на выявленные различия между «почти встречей» и настоящей встречей, на те «почему», «кто», «как» и «что», из которых состоит архитектура настоящего собрания, вновь перебрать семь основных типов собрания, семь красок на вашей палитре, подкинуть идеи, как повеселее переменить нынешний обычай проводить встречи и как закрепить перемены.

Я мог бы спросить, что в этой книге оказалось наиболее ценным для вас и что могло бы стать еще более ценным? Этими двумя вопросами, кстати говоря, стоит завершать собрания, поскольку они помогают присутствующим выжимать всю пользу из встречи и помнить, чего именно они добились. Я мог бы приложить список дел, домашнее задание до будущей нашей встречи, но не стану. Вместо этого я попрощаюсь с вами вопросом: «Что вышло бы, если бы Гарри не встретил Салли?»

На случай если вы не смотрели фильм: это романтическая комедия, в главных ролях Мэг Райан и Билли Кристал. Их герои – парочка лучших друзей, которые спустя много лет после первого знакомства осознают наконец, что влюблены друг в друга. Все висело на волоске. Мальчик чуть было не потерял девочку. Но без самой первой встречи у них вообще не было бы ни единого шанса. Весь этот прекрасный потенциал пропал бы зря.

Такие случайности заставляют меня задуматься. Что было бы, если бы Бен не встретил Джерри? Было бы у нас Rocky Road или Phish Food [51] ? Сумел бы Проктер обойтись без Гэмбла [52] ? Что, если бы Дольче не оказался дома, когда к нему наведался Габбана [53] ?

Что сталось бы с миром, если бы Рональд Рейган уклонился от встречи с Михаилом Горбачевым или если бы Ян Пейсли [54] и юнионисты не уселись бы за стол переговоров с Джерри Адамсом [55] и североирландскими республиканцами и не уладили свои разногласия? Что сталось бы с миром, если б не тайное совместное чаепитие Нельсона Манделы и Боты 5 июля 1989 г., с которого начался мирный переход к правлению черного большинства? С той минуты, как печально известный своими расистскими убеждениями белый президент ЮАР принялся наливать чай своему гостю – чернокожему революционеру, они оба поняли, что это, как позднее писал в автобиографии Мандела, «поворотный момент».

51

Бен Коэн и Джерри Гринфилд начали с продажи мороженого на заправочной станции в 1978 г., а ныне Ben & Jerry – национальная компания по производству этого лакомства. Rocky Road и Phish Food – названия видов мороженого. – Прим. пер.

52

Уильям Проктер и Джеймс Гэмбл – основатели компании Procter & Gamble в Великобритании. – Прим. ред.

53

Доменико Дольче и Стефано Габбана – основатели итальянского Дома моды и бренда Dolce & Gabbana. – Прим. ред.

54

Североирландский политик, один из лидеров пробританских юнионистов. – Прим. ред.

55

Ирландский политик-республиканец, председатель проирландской католической партии Шинн Фейн. – Прим. ред.