Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы

Личный реинжиниринг: создаем предпосылки успеха

Фордизм-тейлоризм в личной работе, или как заседала боярская дума

Во втором разделе этой части книги нам предстоит заняться личным реинжинирингом, т. е. переустройством, перекройкой привычных способов работы нашего «Персонального ЗАО». После этого мы будем готовы перейти к третьему разделу, посвященному методам «регулярного менеджмента», постоянного поддержания высокой эффективности процессов в вашей личной работе. Итак, вперед, уважаемый читатель, к эффективности, успехам и развитию!

Что общего у Генри Форда, Боярской думы и китайских стратегов?

Все они достигли высокой эффективности благодаря тому, что учитывали естественные законы развития управляемых объектов. О Боярской думе чуть дальше; а вот опыт древних стратегов и знаменитого автомобильного магната опишем сейчас.

Китайские мудрецы говорили: «Большая река начинается с маленького ручейка; большой овраг — с маленькой трещинки». Верхом искусства стратега считалось умение находить такие «трещинки», зародыши естественных тенденций развития ситуации, присоединяться к этим тенденциям и использовать их в своих интересах. Иначе говоря, внимание концентрируется не на разработке планов и проектов, а на внимательном изучении ситуации и естественных законов, которые в этой ситуации проявляются.

Подход Генри Форда к повышению эффективности производства имеет достаточно большое внутреннее сходство с только что описанным, несмотря на внешнюю странность такого сопоставления. Вместе с родоначальником научной организации труда Фредериком Тейлором Форд провел в жизнь, казалось бы, самоочевидный принцип: чтобы повышать эффективность трудового процесса, необходимо знать закономерности, которые в нем проявляются. Принцип этот кажется нам очевидным сейчас, но во времена Форда в основе организации труда лежали приемы и методы, найденные интуитивно, не основанные на сознательном применении законов физиологии и психологии.

Благодаря чему Форду удалось снизить стоимость автомобиля с нескольких тысяч долларов до нескольких сотен, а объемы продаж повысить с сотен штук до миллионов? Все рабочие процессы на его заводах тщательно изучались, дробились на мельчайшие операции, а затем на основании научных законов разрабатывались новые, более эффективные приемы, которым обучали рабочих. Кроме того, эффект достигался за счет разделения труда, разнесения простейших операций между отдельными исполнителями. Если последний принцип в конце XX в. был поставлен под сомнение, то роль изучения объективных законов развития систем для повышения их эффективности несомненна.

Такой же «фордизм-тейлоризм», опирающийся на объективные законы, проявляющиеся в деятельности, эффективен и в личной работе. Сформулируем 7 основных фактов, которые стоит иметь в виду при выработке и совершенствовании своего личного стиля работы, и проиллюстрируем их соответствующими методами и приемами.

Эффективность человека зависит от различного рода ритмов

Человек — биологическая система, поэтому его деятельность подчиняется большому числу ритмов, естественных и искусственных. Как показывают исследования С. Козловского [39] основными, наиболее важными для человека естественными ритмами являются дневной, недельный и годовой. Это означает, что именно на них стоит ориентироваться при организации деятельности, стараться «вписывать» в них логически завершенные единицы деятельности (проекты и этапы проектов), приурочивать их завершения к завершению соответствующих биологических периодов.

39

Козловский С. В. Борьба с внутренними обстоятельствами за высокую работоспособность.При выявлении основных естественных ритмов человека использовался фурье-анализ данных хронометража за несколько лет.

Человек также осознанно или неосознанно создает большое количество искусственных ритмов, оказывающих значительное влияние на его деятельность: от слушания бодрого радио в машине по дороге на работу до ежемесячных отчетов. Использование ритмов на «макроуровне», в планировании дня, недели позволяет создать автоматизм, привычность выполнения соответствующих дел (например, ежедневной физзарядки, еженедельной планерки) и тем самым повысить эффективность их выполнения. Кроме того, снижаются расходы внимания и памяти на эти дела — наработанный ритм сам подскажет, что пришло время их сделать. Использование ритмов на «микроуровне», в рамках небольших промежутков времени, в основном связано с созданием ритма и темпа, оптимально соответствующих конкретной деятельности. Это удобнее всего делать с помощью музыки — энергичной для стандартной работы, неторопливой — для необычной, требующей вдумчивости, и т. д.

В книгах по тайм-менеджменту и управлению стрессом все чаще можно встретить тревогу по поводу разрушительности ускоряющихся ритмов, которые навязывает человеку современная цивилизация [40] . Основная рекомендация, которую здесь можно сформулировать: необходимо регулярно и сознательно выходить из синхронизации с ритмами современного общества, «замедляться», инвестировать время в спокойное пребывание наедине с природой, в неторопливое дружеское общение и т. д. Такие инвестиции в конечном итоге повышают эффективность и деловой, динамичной части жизни.

40

См., например: Рехтшафен С. Мастерская времени.

Принцип 1. Управляйте ритмами деятельности — пусть она будет музыкальна и гармонична.

Работоспособность человека переменна во времени

Внутри единиц основных биологических ритмов (дня, недели, года) работоспособность человека переменна, что также необходимо учитывать при организации деятельности. На тему биоритмов написано очень много противоречивого и туманного; познакомим читателя только с одним графиком, который кажется нам наиболее убедительным и практически полезным [41] .

41

См. Коробко В. И. Золотое сечение и проблемы гармонии систем. М.: Изд-во Ассоциации строительных вузов стран СНГ, 1998. 373 с. Помимо соображений структурной гармонии в пользу приводимого графика свидетельствует очень сходный с ним график суточных колебаний температуры человека.

График говорит сам за себя и не нуждается в пояснениях. Мы дадим лишь иллюстрацию — любопытное сопоставление графика с режимом работы российской Боярской думы вплоть до конца XVII в. [42] Заседания начинались рано утром, около 4–5 часов (в пересчете на современный счет времени), и продолжалсь примерно до полудня. После этого полагался обед и дневной сон; вторая половина дня, примерно до 20–21 часов, посвящалась домашним делам [43] .

42

Система управления в допетровской России, варварски разрушенная незаслуженно разрекламированным "великим преобразователем", еще ждет своей реабилитации в глазах российских менеджеров и возрождения накопленного тогда опыта. В контексте упоминавшихся "восточных" подходов к стратегии упомянем в качестве примера лишь один вопиющий факт, приводимый специалистами-дипломатами в книге о Посольском приказе (совмещавшем в себе функции МИД и внешней разведки). Известный крымский поход Василия Голицына, под влиянием пропетровской пропаганды воспринимаемый нами обычно как явный провал, был тончайше продуманной внешнеполитической акцией, своими результатами вызвавшей восторг в Европе и ужас в Крымском ханстве и Турции. Героические же военные подвиги Петра, в том числе взятие Азова, не только ничего не добавили к этим достижениям, но в чем-то и ослабили их. Характеристика Голицына из цитируемой книги: "Тщательно выверенная последовательность действий и полное отсутствие авантюризма делали его фигуру настолько невыигрышной в глазах литераторов и историков, что уже по одному этому можно предполагать в нем истинного дипломата". Правы китайцы, "никто не ставит памятник великому стратегу"! См.: Око всей великой России. Об истории русской дипломатической службы XVI–XVII веков/Под ред. докт. ист. наук Е. В. Чистяковой, сост. канд. ист. наук Н. М. Рогожин. М.: Междунар. отношения, 1989. 240 с. Серия "Из истории дипломатии".

43

Можно предположить, что аналогичный график справедлив для уровней и недели (т. е. в середине недели нужно хотя бы полдня отдыха), и года (отсюда зимние каникулы, второй зимний отпуск и т. п.).

Как видим, при таком режиме сон идеально «накрывал» два основных суточных спада активности, а основная работа приходилась на пики. Нетрудно также заметить, что обычный современный офисный режим является довольно грубым насилием над естественными ритмами человека. Некоторым противодействием этому насилию может быть дневной сон для руководителей, которые могут себе это позволить благодаря наличию отдельного кабинета и других условий. К таким руководителям относился, например, Уинстон Черчилль, обязательный дневной сон которого помощники имели право прервать по поводу не меньшему, чем начало войны. Возможны также суррогаты, например 15-20-минутная дрема, уткнувшись во что-нибудь мягкое на столе, наверняка хорошо знакомая многим читателям по студенческим временам. Наконец, известны примеры перехода на нестандартный режим дня на корпоративном уровне: директор фирмы Mary Kay Cosmetics организовала Mary Kay Five O’Clock Club («пятичасовой клуб Мэри Кей»), договорившись со своими топ-менеджерами созваниваться в 5 утра и таким образом начинать рабочий день [44] .

44

Кей М. Об умении работать с людьми. М., 1995.

В заключение заметим, что к предложенной информации желательно добавить ваше самостоятельное изучение собственных биоритмических предпочтений и привычек. Для этого достаточно 1–2 недели оценивать свою работоспособность в течение дня, откладывая приблизительные значения на графике наподобие приведенного выше, и таким образом выявить характерные лично для вас закономерности.

Принцип 2. Изучите свой оптимальный режим дня и используйте это знание при планировании.