Основы паблик рилейшнз

Уточнив цели и задачи выступления, нужно хорошо поработать над тем, в какой форме его подать. Для достижения максимального результата и эффекта требуется разработать план подачи проблемы или идеи. Следует исходить из того, чтобы не быть многословным, не прибегать к чрезмерно большому потоку ненужных, не содержащих информации слов, не держать публику в напряжении, выплескивая на нее слишком много внешних раздражителей. Краткая и сжатая, но убедительная десятиминутная речь даст куда больше шансов для достижения поставленной цели. Кроме того она сэкономит временя и средства, требуемые нудным докладам, растянутым на целый час. Другими словами, эффективность выступления имеет прямую связь не с его продолжительностью, а с качеством содержания и смыслом того, о чем говорится, с тем, как удается донести мысль до слушателей, использовать качественные наглядные пособия и вспомогательные материалы. Еще раз подчеркнем, что слишком длинный доклад, неумение правильно изложить цель своего выступления, плохо подготовленные наглядные пособия и материалы могут привести к провалу и негативному отношению к выступающему присутствующих в зале.

Когда тема выступления точно определена, можно переходить к следующему этапу - планированию формы подачи и стратегии выступления. В этом могут помочь ответы на несколько важных вопросов. В частности, выступающий должен спросить себя: Чего он хочет достичь, какую цель преследует, иначе говоря, что он "продает"? Кому он это "продает"? Против кого действует и за что борется? В какой аудитории, перед какой публикой собирается сделать доклад? Рассмотрим эти вопросы несколько подробнее.

1) Что "продается"? Почему решено выступать с этим докладом? Важно суметь посмотреть на тему и основные идеи доклада глазами постороннего наблюдателя. Что же все-таки "продается"? План или идея, начинание или побуждение к действию, какой-то конкретный товар, продукция или услуга? А может быть, это просто выступление в защиту и поддержку чьей-то идеи? Нужно точно определить для себя цели и задачи и изложить их в нескольких словах.

2) Кому это "продается"? Если выступающему знакома слушательская аудитория, у него, вероятно, имеются предположения относительно ее реакции на доклад. Выступление, потенциально способ-ное принести успех в одной аудитории, может закончиться полнейшим крахом в другой. Каждая стратегия выступления должна быть направлена на определенную аудиторию в отдельности. Ведь аудитория слушателей может состоять исключительно из "специалистов" или так называемых "дилетантов", либо объединять представителей обеих этих групп. Стоит подумать, возможно люди, собравшиеся в зале, уже достаточно осведомлены по обсуждаемой теме? Какую информацию они могли получить? Способны ли они принять окончательное решение сразу же, полагаясь на свое мнение, или же им необходимо доложить о рекомендациях и мыслях, которые они услышат, своему высшему руководству? Перед выступлением желательно как можно больше узнать о будущей аудитории: манере поведения и стиле работы, интересах, общественном положении и эмоциональном настрое слушателей. Отдают ли они предпочтение определенному типу наглядных пособий, нравится ли им, когда по ходу выступления делаются перерывы, не захотят ли они выпить кофе во время перерыва? Не ограничены ли они во времени? Не следует забывать, что люди в аудитории неодинаковы и все они имеют разные симпатии и антипатии.

3) Против чего есть намерение бороться? Когда хорошо изучены эмоциональные и духовные потребности аудитории, можно повлиять на отношение слушателей к выступлению и незаметно для них изменить их точку зрения. Речь может вызвать живой интерес у слушателей и легко превратить их в союзников выступающего, если точно знать их заботы и чаяния. Во время выступления с докладом наиболее часто возникающие препоны можно свести к следующему:

* Опасения со стороны слушателя, что предлагаемый ему план или идея повлияют на его престиж, авторитет в коллективе или перспективные планы на будущее.

* Нежелание слушателя воспринимать что-либо новое, поскольку это может повлечь за собой организационные преобразования или причинить личные неудобства и лишние хлопоты.

* Нежелание слушателя сойти с "проторенной" дорожки, колебания и опасения навлечь на себя неприятности.

* Гордыня слушателя, его болезненное самолюбие.

4) В какой аудитории, перед какой публикой будет произноситься доклад?

Для того, чтобы знать, в каких условиях состоится заседание и какая общая обстановка будет сопровождать выступление, выступающий сначала должен попробовать ответить на следующие вопросы:

* Какой будет аудитория: дружественной или враждебной, симпатизирующей ему или проявляющей апатию?

* Будет публика в зале откровенной или же недоверчивой и молчаливой?

* Окажутся ли среди присутствующих в зале одни только его сторонники или же, вероятно, там будут присутствовать и представители оппозиции?

* Если допускается присутствие в зале оппозиционных сил, придерживаются ли они общей позиции или же конфликтуют между собой?

Есть и другие факторы, влияющие на благоприятный результат выступления, а именно:

* Когда и в какое время будет представлен доклад: утром, после обеда, в конце рабочего дня или же перед официальным ужином?

* Будут ли присутствующие в зале торопиться побывать где-то еще?

* Не угрожает ли выступающему "опасность" вследствие каких-либо причин?

* Существует ли при этом необходимость спасать чье-то "общественное лицо"?

Проведя окончательный анализ всей сложившейся ситуации и.обдумывая, какую форму и стратегию выступления избрать, оратор должен исходить из его задачи и абсолютного понимания того, что он "продает", кому он это "продает", какие обстоятельства и препятствия могут возникнуть, в какой атмосфере и перед какой публикой он будет делать свой доклад.

ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫСТУПЛЕНИЯ

Успешное выступление содержит не только хорошо подобранный материал, но и, что более существенно, неопровержимые аргументы и доказательства. Такое выступление демонстрирует свободную ориентацию оратора и глубокое знание им дела Но даже очень сильная и убедительная речь, имеющая план, содержащая основную идею, необходимую информацию, которой заинтересовалась публика, с легкостью терпит фиаско, если эти факты не будут должным образом упорядочены и расположены.

Прежде всего нельзя пренебрегать вступительной и заключительной частями выступления. С самого начала выступление должно вызывать интерес у слушателей, знакомить их с основным содержанием и идеей доклада. В итоговой части опытный докладчик еще раз кратко повторит ключевые моменты и смысл всего выступления. Лишний раз остановимся на действиях, которые следует выполнить в этой связи.

Основная часть доклада, идущая сразу же после вступительной части и завершающаяся перед заключительной, содержит в себе главную мысль и суть идеи. Они должны быть обдуманы докладчиком с полным знанием дела. Невозможно долгое время держать аудиторию в напряжении, раскрывая основное содержание своих планов, идей или просто "выплескивая" на нее непрерывный поток информации, не имея особого подхода, стремления "слиться" с аудиторией, сделать ее частью своего выступления.

Чтобы добиться ясности и уверенности, что идея выступления понята и принята присутствующими, необходимо излагать свои мысли точно, легко и просто, так, чтобы они дошли до всех слушателей.

Организация самого выступления предусматривает компоновку разрозненных частей единого монолитного доклада Метод, который для этого выбирают, зависит от темы выступления и стратегических намерений выступающего. Некоторые наиболее целесообразной и привычной формой выступления считают повременное или хронологическое изложение материала Многие докладчики, особенно законодатели в парламенте, излюбленной формой подачи своего доклада избирают логически построенный перечень проблем и путей их разрешения. Когда возникает потребность сравнения альтернативных путей разрешения одной и той же проблемы, самым лучшим может оказаться контрастно-сравнительный подход. Техника "стимул-реакция" также может пригодиться, когда делается доклад информационного характера Если же задача выступления - прояснить или доказать значение тех или иных фактов, цель каких-либо действий, используют технику "определения". "Еще одна форма к которой часто прибегают ораторы, заключается в обсуждении "деталей" основного целого, к которым могут относиться, например, различные подразделения в организации или разнообразные направления работы. Близко по содержанию к этой технике выступление, построенное вокруг основных систем, функциональных механизмов и технических характеристик обсуждаемого предмета, например, рассмотрение деятельности различных подразделений и групп в рамках одной большой организации либо проблем стандартов и качества производства с целью достижения уровня лучших мировых образцов. Если же для будущего доклада не годится ни одна из перечисленных методик и форм, обычно используемых ораторами, докладчику, вероятно, стоит поразмыслить над созданием специальной формы и техники подачи выступления по собственному усмотрению.

Обычно, когда существуют достаточно весомые и актуальные основания для выступления, их излагают сразу же, еще во вступительной части доклада Ведь в этом случае у оратора есть сильные козыри, поскольку ему не нужно подводить публику к главной идее доклада Если же "продаются" план или идея, весь смысл организации выступления должен заключаться в этих двух аспектах, которые рассматривают в различных ракурсах и с разных точек зрения, ни в коем случае не забывая об их ведущей роли. Еще одним основанием для выделения отдельного ключевого пункта или пунктов выступления и неоднократного повторения их в ходе доклада служит тот факт, что очень важные для выступающего слушатели, возможно, покинут зал или будут вызваны по неотложным делам еще до того, как доклад закончится. Если такое произойдет, докладчик хотя бы не будет укорять себя за то, что не все нужные ему слушатели услышали и поняли основные идеи его выступления.