Почему мне не хватает времени?

Некоторые ученые отмечают точки уплотнения времени: моменты возникновения кризисных ситуаций в политике и экономике. В это время велика вероятность смены направления общественного развития: переворотов, смен правительственного курса. Николай Чижевский создал новое направление этой концепции – политическую физику. Основные положения ее раскрыты в работе «Ритмы Солнца», в которой рассматривается влияние астрофизики на политическую реальность в зависимости от солнечной активности (появление солнечных пятен, магнитных бурь, рождение сверхновых звезд).

Эти явления накладывают сезонный отпечаток на ритмы политической деятельности (вспышки политической активности весной и осенью).

Временные фазы подъемов и спадов свойственны каждому человеку. Всем известно такое понятие, как «внутренние часы», регулирующие время нашего подъема и засыпания. Люди, когда-либо работавшие в ночную смену или пересекавшие часовые пояса, подтвердят, что такие перемены оказывают существенное влияние на самочувствие. Неслучайно спортсмены стараются прилетать на соревнования, проходящие в другом часовом поясе, за несколько суток. Это необходимо, чтобы «внутренние часы» успели перестроиться.

Однако зачастую мы обращаем мало внимания на повседневные пики и спады своей физической активности, которые к тому же сугубо индивидуальны. Установлено, что чередование этих периодов может существенным образом сказываться на интенсивности и эффективности трудовой деятельности.

Поэтому, планируя выполнение наиболее трудных задач на время, когда вы находитесь на пике активности, вы получаете наибольшую степень отдачи.

Задумайтесь, рационально ли вы используете свое время?

Кто-то называет себя «жаворонком», кто-то – «совой». Уверены ли вы, что график вашей работы сложился именно по этому принципу, а не из-за трудностей, с которыми вы столкнулись в процессе организации своего рабочего дня?

Например, вы можете думать, что вечернее время наиболее продуктивно для вас с точки зрения составления планов, а на самом деле эта задача была перенесена вами на вечер из-за вашей неспособности найти для нее время в течение рабочего дня.

Организуя свое рабочее время и устранив ненужные перерывы в работе, которые могут быть вызваны различными причинами, вы сможете пересмотреть свое мнение относительно оптимального времени для выполнения той или иной задачи.

Проведите небольшой тест.

Разбейте ваш рабочий день на шесть периодов:

– раннее утро;

– позднее утро;

– раннее послеобеденное время;

– позднее послеобеденное время;

– ранний вечер;

– поздний вечер.

Теперь определите те задачи, к которым вы с наибольшей долей вероятности могли бы приступить в каждый из периодов.

Вот примерный список задач (если они для вас не специфичны, подберите задачи, решение которых характерно для вашей повседневной жизни).

1. Организация и ведение рабочего совещания по текущим вопросам.

2. Телефонные переговоры с поставщиками по поводу задержки поставок сырья.

3. Планирование проведения презентации товаров или услуг вашей фирмы.

4. Разбор входящей корреспонденции.

5. Профессиональный тренинг.

6. Подготовка отчета о проделанной работе.

Как проверить, верны ли ваши предположения? Возьмите лист бумаги и разделите его на три колонки:

– задача;

– время суток;

– комментарий.

В течение недели вносите в таблицу все ваши действия по выполнению важных задач, требующих значительных усилий и больших затрат времени. Те задачи, которые требуют от вас максимальных усилий, постарайтесь передвинуть на периоды, когда вы предположительно находитесь на пике активности. Не забывайте фиксировать любые изменения в интенсивности и эффективности вашей деятельности.

Обычный стереотип пиков и спадов активности является хорошей основой для определения временных периодов, на которые следует планировать те или иные виды деятельности. Однако не следует безоговорочно полагаться на него.

В конце напряженной рабочей недели любая задача может показаться невыполнимой. Если есть возможность – отложите решение этой задачи, так как на данном этапе вы вряд ли сможете добиться значительных результатов и вместе с тем затратите на исполнение больше времени, чем это реально необходимо.

В данном случае вам стоит переключить внимание на решение более легких задач технического характера до тех пор, пока не почувствуете готовность вернуться к вопросам, требующим значительных усилий и напряженного внимания.

Следите за тем, чтобы это не стало для вас способом оправдания разного рода отсрочек.

Не превращайте этот стереотип в догму: если сегодня работа спорится, не стоит останавливаться по истечении времени активности или в том случае, если вы уже выполнили намеченный на сегодня объем работ. Свое время следует планировать гибко, прислушиваясь к состоянию своего организма.

Планирование задач на соответствующее им время – хороший способ повышения продуктивности рабочего процесса. Более подробно о биологических часах мы поговорим в следующей главе.

Рабочая нагрузка обычно состоит из множества различных проблем. Для решения большинства из них существует возможность гибкого распределения времени. Почти все задачи можно распределить на три группы:

– технические задачи (рутинные мероприятия, выполнение которых необходимо для того, чтобы было можно осуществлять основную работу, быть в курсе событий, имеющих к ней непосредственное отношение, правильно организовать свое рабочее место и т. д.);

– задачи общественного характера (переговоры, встречи, презентации, тренинги, собеседования по приему на работу новых сотрудников);

– творческие задачи (планирование, написание докладов, анализ результатов и подведение итогов, решение стратегических проблем).

Различные задачи предъявляют различные требования к исполнителю. Соответственно, чтобы правильно распределить нагрузку, нужно, чтобы та фаза активности, в которой вы находитесь в данный момент, соответствовала требованиям выполняемой задачи.

Задачи по техническому обслуживанию требуют наименьшей отдачи сил.

Тем не менее нередко случается, что эти простые и не очень важные вещи отвлекают вас от выполнения тех задач, которые требуют постоянной напряженной концентрации внимания и усилий. Высвободить энергию, необходимую для решения наиболее трудоемких задач, можно, используя силу привычки.

Если вы предпочитаете творческую работу и чувствуете отвращение ко всему, что связано с рутиной, вас должно утешать сознание того, что привычные рутинные дела, которые вам приходится выполнять день за днем, создают ресурс времени, необходимый для решения творческих задач.