Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее

Формирование и понимание «текущей реальности» – важнейший фактор управления изменениями и достижения успеха. На всех семинарах я говорю слушателям: «Начните с того, что уже имеете, и двигайтесь дальше».

Что является для вас нормой?

В зависимости от того, в какое время года вы читаете эту книгу, в вашей комнате, доме или офисе может работать либо кондиционер, либо обогреватель. В любом случае такой климат-контроль выступает своего рода барьером между внутренним пространством помещения и внешними условиями. Вы когда-либо находились в одном кабинете вместе с человеком, температурный режим которого отличается от вашего? Предположим, сейчас лето и вам нравится включать кондиционер, чтобы снизить температуру в кабинете. Но ваш коллега предпочитает держать окна открытыми, чтобы в комнату залетал теплый свежий ветерок. Как только он реализует свои предпочтения, ваша «норма» окажется под угрозой. То же самое верно и в случае продуктивности, или вашей способности успевать больше.

Вспомните, как в главе 3 я предложил вам скрестить руки на груди одним, а затем другим способом и прочувствовать, насколько он для вас непривычен. Тогда вы пришли к выводу, что у вас есть нормальная, комфортная манера скрещивания рук, и любое другое их положение кажется вам неправильным. Когда речь идет о продуктивном дне (а в долгосрочной перспективе о развитии карьеры посредством постоянного улучшения лучшего), очень важно пересмотреть свою норму, так как приемлемый для вас способ выполнения работы обеспечил те показатели, которых вы добились к настоящему моменту. Изучив затраченные усилия, а также отслеживая свои привычки, действия и полученные результаты, вы сможете быстро и эффективно определить, что вам необходимо или что вы можете изменить.

В главе 2 я попросил вас составить несколько списков, проанализировав, что и как вы делаете. Посмотрев, чт'o вы успеваете сделать до 10 часов утра, определив системы и инструменты, которые вы используете при выполнении работы, а также разобравшись, как вы изыскиваете время для отдыха и восстановления сил в своем ежемесячном графике, вы получаете информацию, которая необходима для пересмотра своих привычек, действий и рутинных процедур. Данная глава научит вас, как поднять свою продуктивность и эффективность на принципиально новый уровень.

Максимально эффективно используйте ограниченные ресурсы

Часто можно услышать, как люди говорят: «Мне не хватило времени сделать все». Но не забывайте: время – это только один из четырех ограниченных ресурсов. У вас есть еще три, хотя они тоже доступны в ограниченном количестве: энергия, внимание и инструменты.

• Ваша способность максимально эффективно использовать свое время зависит от энергии, которую вы можете вложить в свою работу.

• Энергия, в свою очередь, зависит от вашей способности сфокусироваться на работе.

• Способность сфокусироваться зависит от систем и инструментов, используемых вами для выполнения своих обязанностей. Сформировав образ мыслей, который позволит вам фокусироваться на завершении работы, вы сможете ежедневно решать больше задач.

• Эффективное использование систем и инструментов поможет вам работать более сосредоточенно, а привычка завершать начатое окажет положительное влияние на вас и вашу команду. Благодаря реализации проекта и получению результатов вы будете знать, что разумно распределяете свое время.

Время

Как вы уже хорошо знаете, в сутках всего 1440 минут. Не забывайте об этом, когда будете отвечать на следующие вопросы:

• Как вы используете эти 1440 минут?

• Вы максимально эффективно расходуете свое время?

• Вы тратите время попусту?

Для того чтобы повысить эффективность использования времени, регулярно делайте паузу в ходе работы или перед тем, как приступить к выполнению новой задачи, и задавайте себе и членам своей команды такие вопросы:

• Сколько времени это займет на самом деле?

• К кому мы можем обратиться за советом или новыми идеями, чтобы получить ответ быстрее?

• Можем ли мы провести эту встречу за 45 минут вместо часа?

Я рекомендую всем, с кем работаю, быть очень осторожными с обещаниями, поскольку очень легко недооценить, какое количество времени понадобится на решение соответствующих задач, и переоценить, что можно успеть сделать за имеющееся время. Для того чтобы обеспечить высокую эффективность рабочего процесса, необходимо выработать привычки и создать системы для определения, отслеживания и выполнения работы, которую вы обязались завершить. Четкая постановка задач и выявление ограничений позволят вам понять, какие из них вы можете изменить.

Не забывайте и о таких факторах потери времени, как встречи, начинающиеся с опозданием, отмена назначенных встреч и склонность других людей к откладыванию дел на потом: все они негативно скажутся на вашей эффективности, если вы не учтете их в своих планах. Предусмотрев такие сценарии развития событий, вы сможете до минимума снизить временные потери.

• Всегда берите с собой материалы, которые сможете просмотреть, ожидая начала встречи.

• За день до назначенной встречи звоните, чтобы подтвердить ее, чтобы ее отмена не стала для вас неожиданностью.

• Отдавайте себе полный отчет в том, что стоит за словом «да», которое вам говорят другие люди. Убедитесь, что они тоже придерживаются определенной системы организации и анализа своей работы.

• Разработайте систему отслеживания своих обязательств, чтобы у вас была возможность сфокусироваться на своих MIT и определить приоритетность их выполнения, когда вернетесь к рабочему столу.

Энергия

Как я уже говорил в главе 3, наши разум и тело стремятся к гомеостазу, то есть возврату в нормальное состояние. Следовательно, нам необходимо предпринять определенные усилия, для того чтобы выяснить, какие виды деятельности помогают нам полностью погрузиться в выполнение поставленных задач как в личной, так и в профессиональной сфере, поскольку такая погруженность требует больших затрат ментальной и физической энергии.

Для того чтобы понять, как это сделать, проведите следующий эксперимент: на протяжении недели отмечайте, какие проекты и действия повышают ваш энергетический уровень, а какие снижают его. Например, вы можете обнаружить, что после встреч чувствуете себя уставшим, а небольшая послеобеденная прогулка наполняет вас дополнительной энергией, необходимой для продуктивного завершения рабочего дня. Проанализировав все это, вы сможете ввести в свою практику процедуры, которые позволят вам усилить факторы, повышающие ваш энергетический уровень, и устранить причины, снижающие его.

Внимание

Я уверен, что большинство людей переключаются между разными задачами сотни раз в день. Например, подумайте о том, сколько раз вы беретесь за компьютерную мышь в течение дня и щелкаете ею по всевозможным ссылкам и программам. Не нужны никакие исследования или опросы, чтобы доказать, что ваши коллеги по работе отвлекают вас десятки раз в день, а также что во время одних встреч вы постоянно думаете о других. И еще одно: когда кто-то проверяет информацию на смартфоне и обсуждает посторонние темы на заседаниях, он не только отвлекается сам, но и отвлекает остальных присутствующих. Еще хуже, когда во время встречи в режиме конференц-связи человек отключает звук и просматривает электронную почту. Что будет, если он упустит важный момент, а впоследствии его спросят об этом?