Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове

Самый сложный случай — рабочее место, представляющее собой отсек, который вы делите с другими сотрудниками. Когда мне приходится работать с клиентом, работающим в такой обстановке, мы предупреждаем его коллег о том, чем станем заниматься, говорим им, когда будем это делать, и прикидываем, сколько это займет времени. Если у коллег клиента есть возможность, они удаляются. Что говорить, мы представляем собой серьезный отвлекающий фактор. Если вы находитесь в подобной ситуации, обязательно узнайте, каковы планы соседей по кабинке на день, когда вы хотите заняться организацией.

Кроме того, вам понадобится рабочая площадка и прежде всего — пространство для сортировки документов и включения их в файловую систему. Это еще одна серьезная причина заниматься организацией в одиночестве. В этом случае вы можете разложить материалы на полу кабинета или воспользоваться столами коллег.

Проработайте детали своего проекта. Выбрав день и время, отметьте их в своем календаре, как сделали бы с деловой встречей. Если вы решили заняться организацией в выходные, а у вас есть семья, не забудьте поделиться с ней своими планами. Вы ведь не хотите, проснувшись субботним утром и приготовившись к работе, внезапно узнать, что маленькая Эмили сегодня участвует в футбольном матче школьного чемпионата и вам обязательно нужно там быть.

Шаг третий: начинаем переход

Приготовьте офисные принадлежности к работе. Можно разложить их перед собой. Начните с лежащих на столе бумаг. Две недели назад, расчищая стол, вы собрали их в файл. Сегодня, возможно, захотите избавиться от еще большего количества материалов. Это замечательно! Но во всем надо знать меру — не начните в угаре выбрасывать все подряд.

Еще раз напоминаю: пытаться решить задачу одним махом не стоит. Успех приходит тогда, когда вы разбиваете проект на этапы. Возьмите стопку документов толщиной не более 7 см. Работайте с каждым документом отдельно. Ваша цель — создание категорий файлов. Вне зависимости от того, насколько широк круг ваших обязанностей, всегда можно выделить несколько главных направлений деятельности.

СОЗДАНИЕ КАТЕГОРИЙ

Как-то мне в отчаянии позвонил Фрэнк: его кабинет буквально тонул в море бумаги. Его помощница была перегружена. Во время беседы с Фрэнком выяснилось следующее. Каждый раз, когда он нанимал нового помощника или помощницу, они использовали систему, к которой привыкли на предыдущем месте работы. При этом существовало две проблемы. Первая — никто не переводил файлы Фрэнка в новую систему. В результате получалась мешанина, и Фрэнк никогда ничего не мог найти, потому что в расстановке его файлов не было логики.

Вторая проблема состояла в том, что ни один помощник не посвящал Фрэнка в свои методы работы с файлами. Фрэнку нужен был результат, и, поскольку он получал то, что хотел, способ, которым этот результат был достигнут, его не интересовал. Когда помощник увольнялся, Фрэнк, у которого, в свою очередь, была своя система, не знал даже, с какой стороны подойти к файлам.

Положительный момент состоял в том, что компания Фрэнка стремительно росла. Отрицательный — в том, что... компания Фрэнка стремительно росла! Но это еще не все. У Фрэнка был большой кабинет, в котором стояло два составленных вместе стола. На каждом — по компьютеру: часть работы Фрэнк выполнял на одном из них, часть — на другом. Так он и прыгал весь день от компьютера к компьютеру.

У документов не было постоянного места, поэтому они валялись везде — в кабинете не было ни одной свободной поверхности. Спасти Фрэнка могли только категории.

Фрэнк — девелопер, и его бизнес весьма многогранен. Он владеет несколькими жилыми домами, которые сдает в аренду, занимается реставрацией исторических зданий, инвестирует в строительство небоскребов и заботится о сохранении достопримечательностей милого маленького городка, в котором живет. Все файлы в его кабинете, вне зависимости от того, к какой сфере бизнеса они относились, были перемешаны друг с другом. Алфавитный порядок кое-как соблюдался, но тем не менее иначе как кошмаром эту систему назвать нельзя.

Обратите внимание: все бумаги Фрэнка были сгруппированы тематически. Мы начали с того, что я называю главными категориями, а потом интегрировали каждую тему в единое целое.

Рассмотрим пример того, как мы работали с файлами Фрэнка. Пока нужно понять теорию, а практикой займемся чуть позже.

Категория первая: «Аренда»

Я спросила Фрэнка, что ему нужно знать о своей недвижимости, которая сдается в аренду. У всех зданий были общие характеристики, которые позволяли объединить их в одну категорию. К примеру, такие:

Менеджеры

История ремонта

Жильцы

Обслуживающий персонал: садовник, сантехник, разнорабочий

Таким образом, «Аренда» стала одной из главных категорий. После этого я подготовила файлы для каждого здания, которым владел Фрэнк. К счастью, у них у всех были названия. Речь шла о больших домах с множеством жильцов, так что вы можете представить, сколько бумаг заводили для каждого здания. Следовательно, это идеальный вариант для использования подвесных папок с широким дном. (Вновь напоминаю: папки необходимо проверить еще в магазине, чтобы, придя домой, не обнаружить, что картонные вкладыши из них вытащил кто-то до вас. Почему я все время об этом говорю? Да потому, что такое случалось и со мной!)

Затем я присвоила каждой главной категории свой цвет. Ежедневные дела Фрэнка попали в светлые папки. Если у вас много файлов, я рекомендую воспользоваться этой моделью. Если у вас нет желания покупать цветные папки, для обозначения категории прикрепляйте к обычным папкам наклейки разных цветов.

У Фрэнка было столько картотечных ящиков, что мы легко выделили под «Аренду» целых два. Теперь, если Фрэнку нужно найти что-то связанное со зданиями, которые он сдавал, ему достаточно заглянуть в один из этих двух ящиков. Чтобы еще больше облегчить Фрэнку жизнь, на каждый ящик мы наклеили ярлык. Кстати, в ярлыках я использую черный шрифт на белом фоне, поскольку цветные буквы не всегда можно прочесть.

Категория вторая: «Реставрация»

Фрэнк любит не только недвижимость, но и историю. И когда ему удается совместить эти интересы, он оказывается на седьмом небе от счастья. Как я уже сказала, у Фрэнка было столько картотечных шкафов, что мы могли себе позволить роскошь действовать по принципу «одна категория — два ящика». Впрочем, даже если бы нам пришлось поместить «Аренду» и «Реставрацию» в один ящик, их легко было бы отличить друг от друга по цвету папок.

Как и в случае с первой категорией, каждому реставрируемому зданию мы выделили в ящике отдельную секцию. Названия были и у этих зданий, так что проблем с их идентификацией возникнуть не могло.

А вот подкатегории здесь оказались иными:

Подрядчики

Финансирование

Исторические материалы

Юридические вопросы

Арендаторы

Файлы получились довольно объемными. Под «Реставрацию», как и под «Аренду», мы выделили два ящика, снабдив каждый ярлыком.

Категория третья: «Инвестиции»