Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове
Шрифт:
Третья неделя
Куда уходит время
На этой неделе вы можете:
Увидеть, каким образом вы с самого начала срываете выполнение порученной вам работы.
Узнать, на что растрачивается ваше рабочее время.
Необходимое время: от 30 до 60 минут.
Если я увлечена проектом, меня от него за волосы не оттащишь. Я вместе с этим проектом ем, сплю и пью. Едва открыв глаза утром, вскакиваю, чтобы немедленно взяться за работу, и сон кажется пустой тратой времени. Это похоже на влюбленность. Не могу думать ни о чем другом. Но есть и такие проекты, от которых я испытываю физическую и моральную
Я уже делал точно такую же работу много раз, мне это совсем неинтересно, надоело! Как подумаю, что нужно тратить уйму времени на это занудство, так сразу силы покидают меня.
Я, кажется, однажды делал нечто подобное. Тогда проект провалился, боюсь, что и с этим произойдет то же самое.
Если я справлюсь с этим проектом, компания наверняка поручит мне еще несколько таких же. А я и без того работаю больше, чем надо. Хватит с меня заданий, уже весь стол завален!
Начальник думает, что этот проект мне по зубам. А что, если не справлюсь? Это же будет настоящий позор! Подведу все отделение!
Что-то неважно себя чувствую. Утром встаю разбитый и весь день еле ноги передвигаю. Ну куда мне еще нагрузка?
Если вам есть что добавить к моему списку — пожалуйста! Какова причина, по которой вы не хватаетесь радостно за этот проект, а придумываете все что угодно, лишь бы за него не браться? На этой неделе я приготовила для вас новое упражнение. Это дополнение к тем записям, которые вы сделаете, отвечая на предложенные выше вопросы. Пора разобраться в ваших собственных причинах для откладывания работы на потом. Готовы?
РАЗБЕРИТЕСЬ, КУДА ДЕВАЕТСЯ ВАШ ДЕНЬ
Я хочу, чтобы вы посвятили один самый обыкновенный рабочий день следующему упражнению. Оно непростое с той точки зрения, что вам придется строго-настрого следить за собой. Ведь одно дело — витиевато рассуждать о том, почему и как мы откладываем дела, и совсем другое — увидеть, как разбазаривается наше время.
Для выполнения этого упражнения понадобится блокнот и таймер. Вы будете засекать время, которое уходит у вас на выполнение каждого рабочего задания, записывать, сколько минут вы тратите на отвлеченное блуждание по Интернету и сколько раз в день прерываете одно дело для того, чтобы взяться за другое. Только постарайтесь ничего не менять в своем рабочем укладе и делать все как обычно. Просто положите рядом с собой блокнот, ручку и таймер. В роли таймера вполне могут выступить наручные или компьютерные часы. И записывайте все так, как вам удобно, — совсем не обязательно создавать таблицу в программе Excel.
Если вам интереснее разобраться не в рабочем дне, а в дне, проведенном дома, приготовьтесь к тому, что день будет долгим. Если вы станете зацикливаться на жгучем чувстве вины за бесцельно прожитые часы, блокнот полетит в окно уже к полудню. Помните: сегодня наша задача — собрать факты.
Я сама недавно делала это упражнение. Хотелось узнать, сколько могу придумать разных способов отложить подготовку к докладу, который мне предстоит сделать в следующем месяце. Я работаю дома, поэтому мои способы отлынивания от работы могут отличаться от ваших. Недавно сделала интересное открытие: всякий раз, когда растрачиваю время, я делаю это «по уважительной причине».
Например, вот три моих излюбленных пожирателя времени:
У меня в кабинете стоят три большие птичьи клетки. Обычно я навожу в них порядок по понедельникам после того, как закончу работу, выделенную на этот день. Но если мне хочется потратить время, достаточно сказать себе, что птичкам не помешает лишняя забота, и поэтому клетки нужно почистить именно сегодня. Двадцати минут как не бывало!
Я могу зайти
в ванную и заметить, что мусорное ведро уже почти наполнилось. А раз уж пора вынести это ведро, почему бы не проверить, не наполнились ли ведра в спальне, в ванной для гостей, в кабинете и на кухне? Та-дам! Десять драгоценных минут летят вслед за мусором.Интернет — великий пожиратель времени, вы не находите? Сегодня я решила сделать паузу в работе и посмотреть, во сколько обойдутся мне билеты на самолет и аренда машины во время каникул, которые я запланировала на конец лета. На это ушло еще 20 минут. Это было необходимое дело? Да. Но его вполне можно было отложить на вечер, когда работа уже окончена.
Конечно, в моей трате времени была и положительная сторона: у птиц стало чисто, комнаты избавились от мусора, а я теперь знаю, во сколько мне выльется поездка. Но это не отменяет факта, что я сократила свой рабочий день на целых 50 минут!
На этой неделе ведите учет своим «способностям к растрачиванию времени» — думаю, вас немало позабавит собственная изобретательность, и в то же время вы придете в ужас, когда узнаете, сколько времени тратится неизвестно на что. Это очень полезное упражнение: оно поможет вам разобраться в собственной тактике. И когда в следующий раз по дороге в туалет решите заглянуть на кухню, чтобы приготовить всем послеобеденный кофе, вы остановитесь и автоматически зададите себе вопрос: «Не пытаюсь ли я сейчас отложить какое-то важное дело?» Если пытаетесь, немедленно возвращайтесь на рабочее место. Если нет — сделайте доброе дело, сварите коллегам кофе.
НА ЧТО ОБЫЧНО УХОДИТ ВРЕМЯ
Человеческому разуму нет равных в изобретательности, когда дело доходит до разбазаривания драгоценных минут или даже часов. В этом виде спорта все мы — олимпийские чемпионы. Если у вас есть друг или коллега, который вместе с вами читает эту книгу, сравните в конце дня свои записи. Вас приведет в восторг и то, как много в ваших списках будет общего, и то, какие неожиданные способы потратить время придумал ваш товарищ.
Готовы? Держите под рукой блокнот, в котором вы описали свой обычный рабочий день, и всю неделю сверяйтесь со своими записями, чтобы посмотреть, появляются ли в течение недели новые способы отложить дела на потом. Если появляются, записывайте их и отмечайте, сколько времени они у вас отняли.
В течение рабочего дня вы ведете телефонные разговоры, которые не так уж важны или вообще не имеют отношения к работе? Если да, то помните, что вы тратите на них время, которое должны были посвятить важным рабочим вопросам. Иногда вместо звонка достаточно бывает одного короткого электронного письма — это сбережет уйму времени.
Вы общаетесь с коллегой по ICQ или шлете ему SMS вместо того, чтобы поговорить лично? Одна моя клиентка была просто в бешенстве, оттого что ее коллега, работающая в соседнем кабинете, постоянно присылала ей сообщения по ICQ. Что можно сказать об этой коллеге, даже не зная ее? Что у нее нет ни малейшего представления о том, как работать с потоком информации, который льется к ней в компьютер. Как только что-то новое появляется на экране ее монитора, она немедленно сообщает об этом всем остальным. Вы ведь так никогда не станете делать, правда?
Вы тратите время на поиски разной несущественной информации в Интернете? Иногда достаточно бывает всего лишь зайти «кое-что посмотреть», как тебя немедленно затянет в Сеть с головой. Это как у животных, которые гоняются за движущимися предметами!
Как насчет компьютерных игр в промежутках между рабочими задачами? Если вас увлекают игры (даже такие безобидные, как пасьянс), рабочие цели не будут достигнуты, потому что вы тратите кучу времени впустую!
Бог дал вам семью и друзей, которые считают, что вы должны быть доступны для них в любое время дня и ночи, включая рабочие часы? Но… вы ведь умеете отбиваться от их телефонных звонков?