Практика и проблематика моделирования бизнес-процессов

Результаты вышеперечисленных этапов являются основой для выполнения Gap-анализа, то есть выявления расхождений и различий между существующей и оптимизированной бизнес-архитектурой предприятия.

Gap-анализ является существенным элементом процесса создания бизнес-архитектуры предприятия. Он охватывает как бизнес-архитектуры предприятия в целом, так и ее отдельные домены. Этот анализ является критически важным с точки зрения определения ключевых шагов и необходимых изменений в направлении целевой архитектуры.

На этапе Gap-анализа осуществляются:

идентификация и категорирование несоответствий между текущим и целевым состояниями;

сбор и совместное обобщение требований к организационной, функциональной, информационной и технологическим компонентам модели бизнес-архитектуры;

планирование мероприятий по переходу из текущего (состояние «как есть») в целевое (состояние «как должно быть»).

Выявляемые в рамках Gap-анализа несоответствия могут быть связаны с вопросами культуры организации, структурными проблемами, функциональными или же процедурными вопросами [14].

Под структурными несоответствиями понимаются несоответствия между существующим и целевым состояниями, связанные с вопросами организационно-технологической инфраструктуры. Предметом анализа при выявлении такого рода несоответствий являются реализуемые принципы построения архитектуры и архитектура отдельных компонует бизнес-модели.

Функциональные несоответствия в бизнес-архитектуре связаны с потребностями по поддержке новых бизнес-процессов, которые необходимы для реализации новых бизнес-стратегий. Мероприятия по устранению данных несоответствий направлены на соответствующие изменения в соответствующих компонентах бизнес-архитектуры (бизнес-логике, организационной структуре, технологической структуре и т. д.).

Культурные несоответствия связаны с текущим уровнем навыков и компетенцией организационной структуры и требуемыми навыками, компетенциями организационной структуры, которые необходимы для целевого состояния.

В обобщенном виде процесс Gap-анализа предусматривает выполнение следующих шагов [4].

1. Идентификация различий между существующей и целевой бизнес-архитектурами.

2. Формирование перечня идентифицированных несоответствий с разбивкой по категориям (в том числе компонентам бизнес-архитектуры) и определение состава требуемых изменений.

3. Идентификация уже имеющихся возможностей организационно-технологической архитектуры, которые могут быть использованы для решения идентифицированных проблемных мест, и обновление списка несоответствий с учетом этого фактора.

4. Группировка идентифицированных несоответствий по типу их влияния на деятельность предприятия (уровень предприятия в целом, уровень нескольких подразделений и функций, уровень отдельного подразделения и функции, особые случаи).

Для категоризации несоответствий можно, в частности, использовать матрицу, показанную в табл. 4.

Могут существовать различные ситуации, связанные с количеством выявленных несоответствий между текущим и целевым состояниями. Одной из причин незначительного количества найденных несоответствий может быть недостаточный уровень детализации состояний. Обратная ситуация с «неожиданно» большим количеством различий может быть обусловлена избыточным уровнем детализации целевого состояния на отдаленную перспективу и «пропуском» промежуточных целевых состояний, через которые должен осуществляться переход.

Наиболее «естественной» выглядит такая ситуация, когда происходит постепенное наращивание общего количества выявленных несоответствий по мере повышения уровня детализации описаний состояний бизнес-архитектуры и поэтапного движения по временной шкале сравниваемых состояний.

Результаты Gap-анализа ложатся в основу Плана миграции (модернизация) организационно-технологической архитектуры предприятия по всем ключевым компонентам:

информационным потокам;

функциям;

организационной структуре;

ИТ и производственным технологиям и т. д.

На этом этапе осуществляются детализация постановок задач по проектам и мероприятиям, связанным с достижением целевого состояния бизнес-архитектуры предприятия, определение стратегии модернизации, в том числе в части выделения критичных (приоритетных) бизнес-процессов и технологий.

Плюсы и минусы различных подходов к разработке бизнес-архитектуры

При разработке бизнес-архитектуры можно выделить следующие базовые подходы: «снизу вверх», «снизу вверх» и гибридный.

Подход «снизу вверх» предусматривает глобальный охват проблемы, формирование единого формализованного процесса создания модели бизнес-архитектуры (включая разработку соответствующих методик и определение необходимых стандартов), системный сбор исходной информации для формирования типовых проектных решений.

Положительные черты данного подхода связаны с тем, что с самого начала создается ясное видение существующей ситуации (проблематики) в целом, в обобщенном виде формулируются актуальные бизнес-потребности и проблемы, задаются широкие рамки процесса для возможности эффективной модели бизнес-архитектуры всеми заинтересованными бизнес-подразделениями предприятия, определяется единая методологическая и инструментальная база среды разработки, формируются соответствующие организационные структуры для поддержки процесса разработки и управления. На начальных этапах решается вопрос поддержки проекта топ-менеджментом предприятия практического использования, что упрощает решение вопросов финансирования и взаимодействия с потенциально заинтересованными бизнес-подразделениями предприятия.

Отрицательные стороны использования метода «сверху вниз» связаны с тем, что на начальном этапе требуется проведение большого количества «инфраструктурных» работ, которые должны сформировать методологическую и инструментальную базу для разработки всего предполагаемого множества моделей конкретных бизнес-процессов и их компонент. Данные работы достаточно длительны и формальны, что требует от заказчика дополнительной терпеливости и терпимости в ожидании и понимании того, что же делается по проекту. На фоне такого «напряженного» ожидания вполне возможно, что по ходу проекта может потребоваться от заказчика дополнительное финансирование на обучение персонала по использованию ряда формальных методов, которые необходимы в будущем для разработки моделей конкретных бизнес-процессов.

Характерной особенностью подхода «снизу вверх» является движение от отдельных бизнес-процессов и компонент модели к общей оптимизационной всей модели бизнес-архитектуры.

Данный подход нашел широкое распространение в силу того, что он дает быструю финансовую отдачу, поскольку обеспечивает «старт» с наиболее актуальных проблемных точек. Быстрые успехи повышают авторитет проектной группы и общее доверие к процессу. К положительным моментам метода следует отнести большие возможности по масштабированию и управлению процессом. Это касается и формирования команды проекта, и выбора направлений по бизнес-процессам. По ходу получения результатов для модели оптимизированной бизнес-архитектуры возможно проведение организационных мероприятий по ее претворению в жизнь.