Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело

Парк хороших идей

Будьте очень избирательны в отношении своих обязательств. Смело говорите «нет» даже полезным и продуктивным действиям, которые можно было бы выполнить. Это очень важная часть процесса повышения эффективности в отношении более актуальных дел, которые уже значатся в вашем сегодняшнем списке. Будьте безжалостны, а Парк хороших идей поможет вам вернуться к ним в будущем. Они будут храниться в надежном месте, и вы их не потеряете. Парк хороших идей может представлять собой обычный список, куда вы вольны включать столько пунктов, сколько вам захочется. В конце концов, вы же не обязаны реализовывать каждый из них.

НАДО ЛИ ДЕЙСТВОВАТЬ? ДА

Отлично, нам нужно что-то сделать. Возникает следующий вопрос: должен ли я действовать сам или предоставить эту возможность другим? Помните: чем больше дел вы делегируете другим, тем больше успеете сделать сами! Главное – найти разумное равновесие.

ДОЛЖЕН ЛИ Я ДЕЙСТВОВАТЬ САМ? НЕТ

СПИСОК «ОЖИДАНИЕ»

Если действия можно поручить кому-то другому, то может потребоваться следить за их исполнением через список «Ожидание». Проверяйте этот список хотя бы раз в неделю, чтобы помнить о том, с кем из коллег следует связаться, узнать о ходе действий или их завершении. Если вы поручили какое-то действие кому-то из коллег и вам нет дела до результата, или если вы на 100 % доверяете своему коллеге, то нет нужды следить за исполнением.

ДОЛЖЕН ЛИ Я ДЕЛАТЬ ЭТО САМ? ДА

Похоже, дальше действовать должны вы сами? Верно. Настало время потрудиться. И тут истинный ниндзя может проявить себя в полную силу. Вот три этапа, через которые нужно пройти, желательно в той же последовательности. Это позволит вам успешно выполнить требуемое действие.

1. КАКИМ ДОЛЖНО БЫТЬ СЛЕДУЮЩЕЕ ПРАКТИЧЕСКОЕ ДЕЙСТВИЕ?

Добавьте действие в основной список, отталкиваясь от категорий, о которых мы уже говорили (Места, Внимание, Люди). Если выполнение действия занимает менее двух минут, просто сделайте это, не тратя времени на включение его в основной список!

2. СВЯЗАНО ЛИ ДЕЙСТВИЕ С КРУПНЫМ ПРОЕКТОМ?

После включения действия в основной список возникает второй вопрос. Нужно проверить, не связано ли это действие с проектом, которого еще нет в списке проектов. Создание проекта позволит вам следить за всеми последующими действиями, которые будут возникать в ходе осуществления проекта. К этому списку мы будем регулярно возвращаться на этапе обзора и анализа. Не забудьте дать проекту название и определить критерии его завершения.

3. УСТАНОВЛЕН ЛИ ДЕДЛАЙН, КОТОРЫЙ НУЖНО ЗАФИКСИРОВАТЬ В МОЕМ КАЛЕНДАРЕ?

Это – последний вопрос. Если вы работаете с Outlook или другой программой, то воспользуйтесь функцией «All Day Appointments’ (Встречи на целый день). Тогда подобные сроки будут размещаться в верхней части графика на конкретный день. Кроме того, я использую красный цвет, дабы отделить их от других действий. Чтобы получить извещение о приближающемся сроке, а также в тех случаях, когда срок обозначен не датой, а фразой «на этой неделе», я обычно отмечаю воскресенье наступающей недели. Поскольку по воскресеньям я никогда не пользуюсь календарем Outlook, то этот день идеально подходит для записи всего того, что следует обдумать и спланировать в следующем недельном списке. Хочу сразу предупредить: самостоятельно устанавливать сроки для самих себя бесполезно – в глубине души мы знаем, что за нарушение таких сроков нам ничего не будет.

Где же все это находится? Где я должен работать со своими списками?

В этой главе мы с вами говорили о вашем втором мозге и ряде списков:

Ежедневный список дел

Основной список действий

Список проектов

Список «Ожидание»

Парк хороших идей

Где же должен находиться ваш второй мозг? Где следует вести эти списки? Может быть, на дверце холодильника? В ящике стола? Или в папке? В блокноте? В компьютерной программе? Возможности кажутся бесконечными, но ответ очень прост. Храните их где хотите! Главное, чтобы вам было удобно. Нередко участники семинаров видят, как другие пользуются приложениями для смартфонов, iPad и другими устройствами, и тогда они начинают терзаться чувством вины оттого, что ведут свои списки в обычных блокнотах. Им хочется найти более современный способ. Хотя мне нравится вести списки в электронном виде, очень многое я фиксирую на бумаге. Сейчас мы с вами пробежимся по небольшому списку, и вы сможете выбрать то место, которое наилучшим образом подходит для ваших списков.

БЛОКНОТ ИЛИ ЕЖЕДНЕВНИК

Если вы уже ведете свои списки в большом черном ежедневнике или обычном блокноте, то, возможно, это самый удобный для вас вариант. Однако, когда вы перейдете от составления стандартного списка дел к новой системе, вам потребуется место для основного списка действий, списка проектов, списка «Ожидание» и Парка хороших идей. Действовать можно по-разному, но я рекомендую то, что проверил на собственном опыте в плане продуктивности.

Фиксируйте проекты на внутренней стороне задней обложки ежедневника или блокнота

Ваши проекты остаются более-менее постоянными и не меняются от недели к неделе. Если вы используете блокнот или ежедневник, то большая часть проектов сохранится в течение всего срока жизни этой тетради. Внутренние общие страницы ежедневника можно использовать для основного списка действий и списка «Ожидание». А Парк хороших идей, чтобы вам было проще, разместите в другом месте, например, в справочном файле или на отдельном листе бумаги, который будет храниться в ящике рабочего стола. Если вы пользуетесь ежедневником, то сможете переносить пункты основного списка действий на конкретные даты.

Первые страницы блокнота используйте обычным образом.

Первые страницы блокнота используйте для сбора и фиксации информации. Не записывайте действия прямо в основной список. Возьмите за правило принимать решения, как настоящий ниндзя, то есть говорить не только «да», но и «нет». И тогда вы сможете фиксировать любые креативные идеи, пусть даже весьма странные, а порой и дурацкие. Зато они никогда не попадут случайным образом в основной список действий.

Когда основной список действий, расположенный в конце блокнота, окажется исчерканным, просто вырвите страницу.

Вырывать страницы из конца блокнота можно раз в неделю. Делайте это регулярно. Но главное – сделать это до того, как список станет нечитаемым. Когда большая часть действий выполнена и вычеркнута, список приобретает нечитаемый вид. Это влияет на вашу уверенность и ясность представления, что может стать причиной стресса. Когда у вас нет места, вы начинаете подсознательно сопротивляться включению новых пунктов в основной список действий. Поэтому стоит начать с чистого листа.

ДОКУМЕНТЫ WORD ИЛИ ТЕКСТОВЫЕ ФАЙЛЫ

Microsoft Word распространен почти так же, как бумага с ручкой. Многие люди с удовольствием используют этот текстовый редактор для составления списков, перемещения блоков текста по странице и т. п. Этот редактор позволяет вставлять таблицы, менять шрифты, размер букв и выполнять другие операции. Ваш основной список действий, составленный в Word, будет функциональным, цветным и удобным для пользования. Если хотите сохранить в одном документе все списки, расположите их в следующем порядке: