Расходы фирмы. Бухгалтерский и налоговый учет. Полное практическое руководство

Кроме того, чтобы расходы на компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях принимались при исчислении налога на прибыль, необходимо, чтобы они были надлежащим образом оформлены. То есть на предприятии должны присутствовать организационно-распорядительные документы, в частности приказы о выплате сумм компенсации, документы, свидетельствующие о наличии транспортного средства, документы, подтверждающие использование личного транспорта в служебных целях.

По мнению представителей налоговых органов, для получения компенсации работник должен представить в бухгалтерию организации:

– личное заявление;

– копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке;

– копию доверенности, заверенную в установленном порядке, при использовании легкового автомобиля по доверенности собственника.

Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в том же порядке, в каком выплачивается компенсация работнику, являющемуся собственником автомобиля.

Основанием для выплаты компенсации работнику является приказ руководителя организации. И обязательно надо помнить, сумма выплачиваемой компенсации включает в себя и все расходы, возникающие в связи с использованием личного автомобиля.

По мнению чиновников из ФНС России для обоснования расходов работник, использующий личный транспорт, должен обязательно представить в бухгалтерию путевой лист (письмо от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419@). Однако Налоговый кодекс подобного требования не содержит. И поэтому многие организации в рассматриваемой ситуации путевые листы не составляют. Однако ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005 пришел к выводу, что основанием для учета в составе расходов компенсации за использование личного автотранспорта работников является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации. А также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля (в частности, копия технического паспорта), и путевые листы с отметками о служебных поездках. Так что, как видите, с чиновниками согласны и арбитражные суды.

10.7. Права на программы для ЭВМ

Когда организации покупают правовую базу, бухгалтерскую программу, то получают неисключительные права на использование указанных продуктов. Порядок учета таких расходов зависит от того, определен ли лицензионным соглашением срок, на который передаются права.

10.7.1. Срок, на который переданы права на программу, определен соглашением

Если срок использования программы определен, то дальше нужно посмотреть, каков порядок расчетов, установленный в договоре с правообладателем.

Если оплата перечисляется периодически (ежемесячно, ежеквартально), то данные суммы в бухгалтерском учете считаются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 и п. 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»), в налоговом – относятся к прочим расходам (подп. 26 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Когда оплачивают программу сразу, то в бухгалтерском учете ее стоимость включают в расходы будущих периодов и отражают по дебету счета 97. Списывать эту сумму нужно равномерно в течение всего срока использования, определенного в лицензионном соглашении (п. 26 ПБУ 14/2000). Кроме того, стоимость программы пользователь должен учесть на забалансовом счете в оценке, принятой в соглашении. Так как отдельного счета для отражения нематериальных активов, полученных в пользование, не предусмотрено, можно использовать любой незадейст-вованный забалансовй счет по своему усмотрению (письмо Минфина России от 12 ноября 2004 г. № 07-05-14/296).

В налоговом учете сумму, сразу уплаченную за программу, также равномерно относят к прочим расходам на основании подпункта 26 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. А списывают в составе косвенных расходов, следуя требованиям статьи 318 Кодекса.

10.7.2. Срок, на который переданы права на программу, не установлен

Чаще всего в лицензионном соглашении срок, в течение которого покупатель вправе пользоваться программным продуктом, не определен. Тогда стоимость покупки в налоговом учете уменьшает прибыль единовременно. Такой вывод можно сделать из пункта 1 статьи 272, а также из подпункта 26 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Там говорится, что если исходя из условий договора затраты невозможно отнести к какому-то конкретному периоду, то всю сумму списывают в момент оплаты.

Что касается бухгалтерского учета, то тут стоимость программы списывается постепенно, в течение предполагаемого срока ее использования. Срок этот руководитель компании устанавливает приказом. Это следует из пункта 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н. Как видите, в этом случае возникают временные разницы между данными бухгалтерского и налогового учета и как следствие, отложенные налоговые обязательства.

А есть ли способы этого избежать? Да, есть.

Первый. Списать в бухгалтерском учете программу сразу. Штрафов за недоплату налогов здесь, конечно, не будет. Но такой подход нарушает правила бухучета и искажает отчетность предприятия. А за это статьей 15.11 Кодекса РФ об административных нарушениях предусмотрен штраф – до 3000 руб. Однако применить его можно, только если одна из строк бухгалтерской отчетности будет искажена на 10 процентов и более. Поэтому если стоимость программы невелика, то такой вариант будет оптимальным.

Второй вариант – в налоговом учете списывать стоимость программы постепенно, то есть так же как в бухучете. Санкций за это, естественно, также не будет – ведь расходы будут списываться медленнее. То есть признание части расходов придется откладывать, что увеличит налог на прибыль текущего отчетного периода. Поэтому такой вариант подходит лишь в том случае, если уменьшение расходов текущего периода для фирмы не имеет большого значения. Например, если организация работает со значительным убытком.

Отдельно поговорим о затратах на обновление программ и баз данных. В бухгалтерском учете это расходы по обычным видам деятельности. А в налоговом – прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 26 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ), которые списываются как косвенные.

10.8. Затраты на консультационные услуги и услуги по исследованию рынка

10.8.1. Консультационные и прочие услуги

Расходы на консультационные и прочие услуги включаются в состав прочих на основании подпункта 15 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Надо сказать, что эти расходы, списываемые по этому подпункту, всегда вызывают пристальное внимание у проверяющих. Дело в том, что с помощью них недобросовестные организации пытаются увеличить свои расходы при расчете налога на прибыль, заключая фиктивные договоры с фирмами-однодневками, обналичивают деньги и т. д.

Чтобы избежать претензий со стороны налоговиков, нужно правильно оформить документы: договор, акт выполненных работ, счет-фактуру. В договоре необходимо предельно четко сформулировать цели и прописать конкретные направления исследования. Скажем, анализ региональных рынков или определение типа потенциальных потребителей. Далее, обосновать проведенные исследования лучше в специальном отчете. Результаты анализов могут быть представлены в форме текста, схем, графиков, таблиц и т. д. То есть чем больше будет оправдательных документов, тем проще будет организации доказать налоговикам, что их затраты на маркетинг обоснованы. Кроме того, нелишним будет, если вы наведете справки о компании, которая собирается оказывать вам подобные услуги. Ее правоспособность не должна вызывать сомнений.