Революция эффективности: Управляйте своим временем и достигайте результата! Жизнь за 5 минут: Время для обретения вдохновения. Ментальный тренинг для выдающихся достижений: Путь к высоким результатам на примере сккайдайвинга

6. Все, что не попадает ни в одну из вышеперечисленных категорий, смело выбрасывайте.

Организация электронной почты

1. Если можете ответить на письмо менее чем за 5 минут – отвечайте.

2. Если можно что-то делегировать – делегируйте сразу.

3. Если на решение вопроса нужно время – внесите его в список дел.

4. Создайте папку для завершенных дел и переместите их в нее сразу же по завершению.

5. Используйте свой почтовый ящик как планировщик задач: решенные вопросы отправляйте в архив, а требующие внимания – оставляйте во входящих.

6. Удаляйте все, что не понадобится вам в будущем.

7. Отпишитесь от всех ненужных рассылок – кроме моей. Шучу. Ради повышения своей продуктивности отпишитесь и от моей рассылки, как бы больно мне ни было вас терять.

Выполняйте эти рекомендации до тех пор, пока ваш ящик не будет пуст. Если у вас много почты, оставьте письма прошлого месяца для дальнейшей сортировки, а все более ранние отправьте в архивную папку, которую можно назвать «Старые письма».

Рабочее пространство

1. Все самое важное держите под рукой.

2. Папки держите в алфавитном порядке в закрытом виде.

3. Рабочая поверхность должна быть чистой и свободной.

4. Принадлежности, которыми вы пользуетесь, должны быть всегда под рукой и в рабочем состоянии.

5. Уберите в ящик все, чем вы редко пользуетесь.

6. Заведите ячейки для бумаг (входящих, исходящих и находящихся в работе).

7. В голове тоже должен быть порядок. Записывайте в блокнот свои мысли и идеи.

8. Найдите время, чтобы раз в неделю наводить порядок на рабочем месте.

Помните: каждые 5 минут, которые вы ежедневно тратите на поиск мелочей, в конце года превращаются в 30 часов! Согласитесь, это существенная потеря.

Упорядочивание

Все, чем вы не пользуетесь, превращается в беспорядок. Хаос нужно упорядочить! Все дело в энергии. Все, что полезно для работы, полезно и для дома.

Если у вас дома полно барахла, оно начинает съедать вашу энергию. А чем меньше у вас энергии, тем менее вы продуктивны. Начните с малого – разберите вещи в шкафу.

Несколько советов:

? если какую-то вещь вы не надевали с прошлого года, вы вряд ли будете ее носить;

? выбрасывайте все, что «может пригодиться когда-нибудь» или «напоминает вам о славных моментах в прошлом»;

? Мари Кондо, гуру порядка из Японии, идет еще дальше, говоря: «Если вещь не вызывает радости – выбрасывайте ее». Рекомендую вам прочитать ее книгу «Магическая уборка. Японское искусство наведения порядка дома и в жизни». Она буквально изменила мою жизнь.

Когда я навожу порядок и хочу избавиться от каких-то вещей – я просто отдаю их даром. Мне это нравится, я даже думаю, что жизнь/Бог/Вселенная отблагодарит меня.

Когда разберетесь со шкафом – принимайтесь за спальню. Затем займитесь порядком в гостиной, потом в гараже, и так до тех пор, пока не приберете весь свой дом, а затем и офис. Выбрасывайте все, чем вы больше не пользуетесь: одежду, журналы, книги, компакт-диски и даже мебель. Один из моих клиентов за выходные смог расчистить весь дом. Он почувствовал такое облегчение и прилив сил, что смог реализовать массу краткосрочных целей. Он избавлялся от хлама без оглядки и сожаления. А вы когда наведете у себя порядок?

Помните, что вы выигрываете 30 часов, если не тратите время на поиски нужной вещи? Порядок в доме принесет вам еще 30 часов. То есть мы обнаружили уже 60 часов! Но и это еще не предел…

Просто чума! Книга только началась, а мы уже нашли порядка 60 свободных часов в году. Не прекращайте читать.

Напоминание. Отговорки вроде «мне это не подходит» – не принимаются, и это касается всего, что сказано в этой книге. Попробуйте продержаться 2 недели. Если и тогда вы сочтете, что у вас ничего не получается, напишите мне письмо с жалобой.

7. Отвлечение внимания и прерывание

Насколько сосредоточенно вы работаете? Спрошу иначе: как долго вы можете работать, не прерываясь и не отвлекаясь?

Большинство людей обладают довольно низкой выдержкой. Предположу, что вы отвлекаетесь каждые 5 минут. Оповещение о новом письме в почтовом ящике, вибрирующий сигнал смартфона, сообщающий о том, что кто-то прокомментировал ваш пост в соцсетях, звонок мамы, сообщения в мессенджере и так далее.

Существуют два типа отвлекающих факторов, возникающих ежедневно: внешние и внутренние. Крайне важно устранить все возможные отвлекающие явления, потому что они не просто отнимают ваше время, но и снижают концентрацию: согласно последним исследованиям, нам нужно от 7 до 15 минут на то, чтобы заново сфокусироваться на том, от чего мы отвлеклись, а некоторые утверждают, что на это нужно порядка 25 минут.

Сколько раз в течение дня вы отвлекаетесь от работы? 10? В лучшем случае вы теряете 70 минут, а в худшем – 4 часа…

Это объясняет, почему организованные люди способны за день сделать больше, чем другие – за неделю! Чтобы научиться контролировать отвлекающие факторы, нужно выработать самодисциплину и умение не позволять другим отвлекать себя. Поверьте, эти усилия стоят результата.

Взаимодействие с внешними отвлекающими факторами – это совсем другая история, здесь многое зависит от умения уверенно отказывать людям.

Экспресс-курс искусства говорить «нет»

Заранее продумайте, как будете отказывать кому-то. Потренируйтесь! Всегда оставайтесь дружелюбными и спокойными, но решительно давайте понять, что не готовы помочь прямо сейчас. Будете ли вы делать это без объяснения причин или мотивированно – решать вам.

Я лично считаю, что ничего объяснять не нужно. Забавно, но я сам всегда объяснял причину своего отказа, пока однажды не понял, что не должен больше этого делать. Можно для мягкости сопровождать отказ предложением альтернативных вариантов, например: «Прости, прямо сейчас я не могу тебе помочь. Я мог бы помочь тебе в пятницу после обеда – у меня будет свободный час». По возможности старайтесь искать компромиссы и приходить к согласию.

Если будете на все соглашаться, будете самым занятым человеком в офисе, будете задерживаться на работе, в то время как ваши коллеги будут уходить домой, а по вечерам и даже в выходные ваш телефон будет разрываться.

Это просто свинство – звонить по пятницам и в выходные! Простите, но звонящие тут ни при чем.

Это вы отвечаете на звонок и косвенно сообщаете, что вас можно беспокоить в это время.

Вы сами должны установить границы.

Как взаимодействовать с внешними отвлекающими факторами